Buenas prácticas para implementar procesos en una plataforma de gestión
Adoptar una nueva plataforma de gestión del trabajo puede representar una oportunidad para mejorar la manera en que una organización coordina proyectos, distribuye responsabilidades y da seguimiento a sus objetivos. Centralizar la información, facilitar la colaboración, automatizar tareas repetitivas y obtener mayor visibilidad sobre el trabajo son algunos de los beneficios que una solución de este tipo puede aportar a los equipos. Para aprovecharlos, la implementación de cada proceso requiere una estrategia que considere las necesidades operativas y la manera en que las personas ejecutan su trabajo diariamente.
Una nueva plataforma también permite revisar los procesos existentes y encontrar oportunidades para hacerlos más claros, ágiles y escalables. En lugar de trasladar cada paso exactamente como se realizaba antes, el equipo puede analizar cómo comienza una solicitud, qué información necesita cada responsable, dónde se toman decisiones y qué actividades pueden automatizarse. De esta manera, la implementación deja de ser únicamente un cambio de herramienta y se convierte en una oportunidad para construir una gestión del trabajo más organizada y eficiente.
1. Define qué quieres mejorar antes de comenzar
Antes de configurar un nuevo workflow, es importante establecer qué resultado espera conseguir la organización. Tener un objetivo claro ayuda a determinar qué información debe centralizarse, qué actividades necesitan seguimiento y qué funcionalidades pueden aportar mayor valor. Dependiendo del proceso, el propósito puede estar relacionado con reducir tiempos de entrega, mejorar la visibilidad de los proyectos, centralizar solicitudes, facilitar la colaboración entre áreas o disminuir el trabajo administrativo.
Por ejemplo, un equipo de marketing puede recibir solicitudes mediante correos electrónicos, mensajes y reuniones. Al implementar una plataforma de gestión del trabajo, el objetivo no debería limitarse a reunir todas las solicitudes en un mismo espacio. Puede plantearse un objetivo más concreto: establecer un proceso en el que cada solicitud incluya desde el inicio la información necesaria, tenga un responsable definido, cuente con una fecha de entrega y pueda consultarse fácilmente durante todo su ciclo de trabajo. Esta claridad facilita tanto la configuración como la posterior evaluación de los resultados.
2. Mapea el proceso antes de llevarlo a la plataforma
Una vez definido el objetivo, el siguiente paso es comprender cómo funciona actualmente el proceso. Mapearlo permite visualizar las etapas que atraviesa el trabajo, las personas involucradas y los momentos en los que se toman decisiones. También ayuda a identificar información que se solicita varias veces, actividades que dependen de una persona específica o puntos en los que el trabajo suele detenerse.
Al analizar el proceso, conviene identificar:
Quién inicia la solicitud y qué información debe proporcionar.
Qué etapas atraviesa el trabajo hasta completarse.
Quién es responsable de cada etapa.
Qué aprobaciones o decisiones son necesarias.
En qué puntos suelen generarse retrasos o retrabajo.
Imaginemos un proceso de solicitud de contenido que comienza con un brief, continúa con la asignación de un responsable, pasa por redacción, edición y aprobación, y termina con la publicación. Al representar cada etapa, resulta más sencillo determinar qué información debe registrarse desde el inicio y qué personas necesitan intervenir en cada momento. Las metodologías de implementación de software recomiendan analizar y documentar los procesos existentes antes de definir cómo funcionarán dentro de una nueva solución.
3. Identifica oportunidades para optimizar el proceso
Revisar un proceso antes de implementarlo también permite encontrar oportunidades para simplificarlo. Algunas actividades son necesarias y deben permanecer; otras pueden reorganizarse para facilitar el flujo de trabajo y algunas pueden automatizarse cuando son repetitivas. Esta revisión ayuda a aprovechar las capacidades de la nueva plataforma desde el diseño del workflow.
Por ejemplo, un proceso de aprobación puede involucrar a varias personas porque históricamente cada una ha participado en una etapa determinada. Al analizar el flujo completo, el equipo puede descubrir que algunas personas necesitan visibilidad sobre el avance, pero no necesariamente intervenir directamente en la aprobación.
Con esta información, es posible establecer un proceso más fluido en el que cada participante tenga el nivel de responsabilidad que realmente necesita. La implementación se convierte así en una oportunidad para mejorar la gestión de procesos y no solamente para digitalizar las actividades existentes.
4. Comienza con un proceso que pueda medirse
Cuando una organización adopta una nueva plataforma, puede ser conveniente comenzar con un proceso específico antes de extender la estructura a todos los equipos. Un workflow piloto permite conocer cómo funciona la configuración en la práctica, recopilar comentarios de los usuarios y realizar ajustes con base en información real. Después, los aprendizajes pueden utilizarse para implementar otros procesos con mayor consistencia.
Un buen candidato para comenzar puede ser un proceso frecuente, relevante para el negocio y suficientemente estructurado para establecer indicadores. Por ejemplo, un área de marketing puede comenzar con la gestión de solicitudes y aprobación de contenidos. Después de analizar su funcionamiento, la misma lógica puede adaptarse a campañas, eventos o proyectos internos. Las buenas prácticas de adopción de plataformas de gestión del trabajo también recomiendan comenzar con un workflow de alto impacto antes de ampliar su implementación.
5. Traduce las necesidades del proceso a una estructura clara
Con el workflow definido, llega el momento de determinar cómo se representará dentro de la plataforma. Cada elemento debe responder a una necesidad concreta del proceso. Las tareas representan el trabajo que debe realizarse; los responsables establecen quién tiene ownership sobre cada actividad; los estados muestran el avance; las fechas permiten controlar los tiempos y los campos pueden concentrar información necesaria para ejecutar el trabajo.
Una estructura de workflow puede contemplar:
Tareas: representan las actividades que deben completarse.
Responsables: establecen quién tiene ownership sobre cada actividad.
Estados: muestran en qué etapa se encuentra el trabajo.
Fechas: permiten controlar plazos y tiempos de entrega.
Campos: concentran información necesaria para ejecutar o evaluar el trabajo.
Por ejemplo, un proceso de solicitud de diseño puede organizarse como:
Solicitud → Revisión → Asignación → Producción → Aprobación → Entrega.
A partir de esta estructura, el equipo puede definir qué información debe proporcionar quien solicita el trabajo, quién debe revisarlo, qué criterios determinan su prioridad y qué condiciones permiten avanzar a la siguiente etapa. El resultado es un workflow que proporciona mayor claridad sobre el trabajo y facilita que cada persona conozca sus responsabilidades.
6. Establece reglas de trabajo antes de automatizar
La automatización de procesos puede ayudar a reducir actividades manuales y mantener los workflows en movimiento. Para aprovecharla correctamente, primero es necesario establecer reglas claras sobre lo que debe suceder en cada etapa. Una automatización funciona a partir de condiciones previamente definidas: quién recibe una tarea, cuándo debe enviarse una notificación, qué ocurre cuando cambia un estado o qué acción debe ejecutarse cuando se aproxima una fecha límite.
Supongamos que cada vez que una solicitud pasa a la etapa de aprobación debe notificarse al responsable correspondiente. Definir esta regla permite reducir el seguimiento manual y facilita que el trabajo continúe sin depender de recordatorios individuales.
También pueden automatizarse asignaciones, notificaciones, actividades recurrentes y actualizaciones de estados. La clave está en utilizar la automatización de procesos para facilitar un workflow que ya cuenta con una estructura clara y objetivos definidos.
7. Involucra al equipo que ejecutará el proceso
Una nueva plataforma puede transformar la experiencia de trabajo de las personas que participan en un proceso, por lo que su perspectiva resulta fundamental durante la implementación. Los usuarios que ejecutan las tareas diariamente pueden identificar necesidades, excepciones o puntos de fricción que no siempre son visibles para quienes diseñan el workflow.
Una pregunta como ¿En qué parte de este proceso pierdes más tiempo? puede proporcionar información valiosa. La respuesta puede revelar que determinada información llega demasiado tarde, que una aprobación genera retrasos o que un equipo dedica una cantidad considerable de tiempo a solicitar actualizaciones.
Incorporar estos hallazgos permite ajustar el proceso antes del lanzamiento y facilita que las personas comprendan cómo la nueva plataforma puede contribuir a mejorar su trabajo. La gestión del cambio considera la participación y adopción de los usuarios como componentes importantes de una implementación tecnológica.
8. Capacita al equipo utilizando situaciones reales
La capacitación tiene mayor impacto cuando está relacionada con las actividades que las personas realizan diariamente. En lugar de concentrarse únicamente en explicar las funciones disponibles, es recomendable utilizar situaciones que reproduzcan el proceso que el equipo deberá seguir después de la implementación.
Por ejemplo, una sesión puede comenzar con una situación concreta: llega una nueva solicitud, se revisa la información, se asigna a una persona, se establece una fecha de entrega y posteriormente se envía a aprobación. Recorrer el workflow completo permite que los usuarios entiendan qué deben hacer en cada etapa y cómo se relaciona su trabajo con el de los demás participantes. También ofrece una oportunidad para detectar dudas y realizar ajustes antes de ampliar el uso de la nueva plataforma.
9. Mide los resultados después de la implementación
Una implementación debe evaluarse a partir de los objetivos definidos desde el inicio. El número de personas que utilizan una plataforma proporciona información sobre adopción, pero no necesariamente indica si el nuevo proceso está generando mejoras operativas. Para obtener una visión más completa, es necesario relacionar los indicadores con aquello que la organización buscaba transformar.
Algunos indicadores que pueden ayudar a evaluar el nuevo proceso son:
Tiempo promedio de ciclo.
Cumplimiento de fechas de entrega.
Número de tareas retrasadas.
Solicitudes incompletas o devueltas.
Tiempo dedicado al seguimiento manual.
Nivel de adopción del nuevo workflow.
Si el objetivo inicial era reducir los tiempos de entrega, por ejemplo, comparar el tiempo promedio antes y después de la implementación puede mostrar si el nuevo proceso está generando el resultado esperado. También puede analizarse dónde se concentra actualmente el trabajo y qué etapas requieren nuevos ajustes. Medir estos datos convierte la plataforma en una fuente de información para la toma de decisiones y permite continuar optimizando los procesos.
10. Ajusta el proceso y amplía su alcance
La implementación de un workflow no termina cuando el equipo comienza a utilizarlo. La experiencia de los usuarios, los resultados obtenidos y la evolución de las necesidades del negocio pueden revelar nuevas oportunidades para mejorar la estructura. Revisar periódicamente el proceso permite ajustar responsabilidades, simplificar etapas, incorporar nuevas automatizaciones o mejorar los mecanismos de seguimiento.
Una vez que un proceso piloto está consolidado, sus aprendizajes pueden servir como base para implementar otros workflows. Un modelo utilizado para gestionar solicitudes de contenido puede adaptarse, por ejemplo, a solicitudes de diseño, campañas de marketing o proyectos internos.
Esta evolución permite construir una gestión del trabajo cada vez más consistente y aprovechar la plataforma de manera progresiva. Los enfoques de gestión del cambio también destacan la importancia de reforzar las nuevas prácticas después del lanzamiento para sostener los resultados.
Una nueva plataforma es una oportunidad para trabajar mejor
Implementar una nueva plataforma de gestión del trabajo puede ayudar a una organización a centralizar información, mejorar la colaboración, automatizar actividades y obtener una visión más completa de sus proyectos y procesos. Para aprovechar estas capacidades, es importante dedicar tiempo a comprender el workflow, establecer responsabilidades, definir reglas y acompañar a las personas durante la adopción.
El valor de una implementación está en construir una forma de trabajo clara, medible y capaz de adaptarse a las necesidades del equipo. Con objetivos definidos, procesos bien estructurados y una estrategia de mejora continua, una nueva plataforma puede convertirse en un elemento importante para impulsar la productividad y facilitar la gestión del trabajo a medida que la organización crece.
¿Quieres conocer cómo una plataforma de gestión del trabajo puede ayudarte a estructurar y optimizar tus procesos? Agenda una llamada con nuestras especialistas o visita nuestro sitio web SYSTEC Consulting para conocer más sobre las soluciones que pueden ayudarte a gestionar el trabajo de manera más eficiente.
