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12 consejos para adoptar Smartsheet con éxito en tu organización



En la actualidad, la implementación de nuevas tecnologías en las organizaciones se ha convertido en un factor clave para potenciar la productividad, mantener la competitividad y optimizar los procesos internos. 

Una de las plataformas tecnológicas más populares y eficientes es Smartsheet.

Esta herramienta en la nube es ideal para mejorar la gestión de tareas y el seguimiento de proyectos en equipos de trabajo, gracias a su enfoque en proyectos, procesos y colaboración.


Sin embargo, su adopción, al igual que cualquier otra nueva tecnología, puede presentar desafíos. Para asegurar una transición exitosa, es importante considerar consejos y estrategias que puedan facilitar el proceso y maximizar los beneficios de la plataforma. 


A continuación, algunas recomendaciones clave:


1. Comprende las necesidades de tu organización


Antes de implementar Smartsheet, es crucial comprender las necesidades y procesos específicos de tu organización. Realiza un análisis exhaustivo de cómo se llevan a cabo los proyectos y tareas actualmente, identificando qué áreas podrían beneficiarse de esta herramienta.


2. Establece y comunica los objetivos de la implementación


Para garantizar el éxito y asegurar el retorno de la inversión, es fundamental establecer objetivos a corto y mediano plazo. Después, estarás monitoreando el avance hacía estos objetivos y podrás tomar medidas adecuadas para cumplirlos. 


Recuerda comunicar claramente los objetivos y beneficios de la plataforma a todos los miembros de la organización.


3. Comienza con proyectos piloto


Opta por iniciar con proyectos piloto en equipos o departamentos específicos en lugar de implementar la plataforma en toda la organización de una vez. Esta estrategia facilitará la identificación y resolución de cualquier problema o ajuste necesario antes de una implementación a gran escala.


4. Revisa y optimiza los flujos de trabajo 


La implementación de un nuevo sistema es una excelente oportunidad de identificar las ineficiencias en los procesos de negocio, tomar nota de las áreas de oportunidad y mejorar la gestión general. 


Definir procesos y flujos de trabajo claros y eficientes es fundamental para optimizar la gestión de trabajo en tu organización. Establecer roles, responsabilidades y plazos de manera transparente contribuirá a una mayor eficacia en la ejecución de tareas.


5. Forma un equipo de implementación


Designa un equipo interno responsable de la implementación y adopción. Este equipo debe contar con representantes de diversos departamentos y niveles jerárquicos para asegurar una visión completa y una mejor aceptación de la nueva plataforma en toda la organización. 


6. Proporciona capacitación adecuada


Es importante brindar capacitación adecuada sobre el uso de la plataforma Esto puede incluir sesiones de capacitación presenciales, tutoriales en línea y material de referencia. Cuanto más cómodos se sientan los empleados, más probable será su adopción. 


Aquí, tienes algunos recursos de ayuda que serán valiosos en este proceso:


- Centro de ayuda y aprendizaje: https://help.smartsheet.com/es


El lugar indicado para empezar a resolver tus dudas. En este espacio encontrarás consejos y una biblioteca extensa de artículos de ayuda para facilitar tu interacción con la plataforma. 


- Comunidad de Smartsheet: https://community.smartsheet.com


Un espacio de colaboración con miles de usuarios como tú, donde puedes expresar tus inquietudes, compartir experiencias y opiniones. Te sorprenderá la cantidad de diferentes ideas que se comparten en la comunidad cada día. 


- Blog y recursos de SYSTEC Consulting: https://www.systec-consulting.net/articulos


Visita nuestro blog con artículos de Smartsheet, checa nuestro canal en YouTube o entra a los grupos de usuarios hispanohablantes en Facebook y LinkedIn. 


- Capacitación y consultoría personalizados: https://www.systec-consulting.net/servicios


Si deseas agilizar la curva de aprendizaje o contar con la guía de expertos, contrata alguno de los servicios de soporte con costo adicional como, cursos de capacitación, bolsas de horas de consultoría o implementación de soluciones. 


7. Fomenta la colaboración


Fomenta la colaboración en tiempo real entre equipos y departamentos. Anima a los empleados a utilizar las funciones de colaboración, como comentarios, formularios para registro de datos, envío de solicitudes y notificaciones al correo electrónico, revisión de documentos en línea, entre otros.


8. Personaliza según las necesidades


Aprovecha la capacidad de personalización de Smartsheet para adaptarla a las necesidades de tu organización. Desde plantillas personalizadas hasta flujos de trabajo automatizados y dashboards ejecutivos, personalizar la plataforma optimiza su utilidad y aceptación en tu organización.


9. Integra con herramientas existentes en tu compañía


Smartsheet se integra fácilmente con herramientas y plataformas, como Microsoft Excel, Google Drive, Slack y Microsoft Teams, entre otras. Además, mediante su API abierta, se puede conectar con sistemas ERP, CRM o SAP. 


10. Fomenta el liderazgo desde arriba


La participación activa y el respaldo de la alta dirección son esenciales para el éxito de la adopción. Los líderes deben comprometerse utilizando la herramienta y fomentando su uso entre los empleados.


11. Conoce toda la familia de productos de Smartsheet


Además de la plataforma central, Smartsheet ofrece aplicaciones premium y soluciones para gestionar recursos y activos digitales (imágenes, videos, folletos, presentaciones, logotipos, etc.). Conocer su oferta completa puede resolver integralmente los requerimientos de tu negocio.


12. Evalúa y ajusta continuamente


La implementación no termina una vez que la plataforma está en funcionamiento. Es importante realizar un seguimiento constante de su uso y desempeño. Analizar métricas y resultados permitirá identificar posibles mejoras y optimizar la eficiencia operativa para garantizar que la plataforma satisface las necesidades cambiantes de la organización.


En resumen, la adopción exitosa de Smartsheet en una organización requiere una combinación de comprensión de las necesidades específicas, capacitación adecuada, liderazgo sólido y un enfoque centrado en la colaboración y la personalización. Siguiendo estos consejos y estrategias, estarás en el camino correcto para asegurar una transición exitosa y maximizar los beneficios de esta herramienta. 


¡Aprovecha al máximo el potencial de la plataforma y lleva la colaboración en equipo a un nuevo nivel tecnológico!

Si quieres conocer más acerca de Smartsheet y los servicios que brindamos, visita nuestra página web systec-consulting.net o escríbenos a info@systec-consulting.net para atención personalizada. 



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