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Dentro de toda organización existe una gran variedad de procesos que soportan tanto la operación interna como las actividades externas relacionadas con clientes, proveedores, socios y otros colaboradores. Dependiendo de la etapa o el paso específico del proceso de negocio se puede requerir el compartir datos o información a personas específicas para por ejemplo retroalimentar los avances de un proyecto, informar cambios y realizar tareas asignadas. Pero, ¿cómo nos aseguramos de que todos trabajen con una sola fuente de la verdad y sin accesar información que no les corresponde? La respuesta es Dynamic View de Smartsheet. Dynamic View es una aplicación premium de Smartsheet que permite a todos los involucrados en un proceso visualizar parcialmente y/o modificar bajo ciertas reglas la información de una hoja o reporte sin tener acceso a la información fuente. Con ayuda de Dynamic View el administrador de un proceso de trabajo puede generar varias vistas de información para cada colaborador o grupo de trabajo, brindando así el acceso a filas y columnas específicas de su hoja. Además, es posible definir reglas para la edición de datos, habilitando o desactivando de forma automática la posibilidad de capturar o modificar los valores de las celdas requeridas. Por último, también es posible agregar mayor interacción al proporcionar a los colaboradores formularios integrados para capturar nuevas entradas de información. En resumen, con Dynamic View será posible promover: La colaboración condicional y acceso selectivo. Asegurando de que la colaboración funcione correctamente y con las personas adecuadas al nivel de discreción que necesitamos. La confidencialidad de la información: Generando vistas para diferentes grupos de usuarios y colaboradores, sólo reflejando los datos que pertenecen al proceso sin acceder a la hoja completa, evitando la pérdida o fuga de información importante. Claridad de los procesos complejos: Simplificando la visión del trabajo de cada persona involucrada al proporcionar visibilidad de los estados de ejecución del proceso. Esta aplicación premium de Smartsheet es una solución óptima para una gran variedad de procesos aplicados en distintos casos de uso de cualquier área de la organización. Veamos algunos ejemplos donde puede ser utilizado Dynamic View de Smartsheet: 1. Evaluaciones del personal Administrar las evaluaciones de los empleados puede llegar a ser un tema sensible y confidencial, donde es importante proteger la privacidad de cada persona. Con Dynamic View los evaluados solo podrán observar comentarios e información destinada para ellos, mientras los administradores y evaluadores podrán examinar los datos detallados como puntajes obtenidos, observaciones y retroalimentaciones. 2. Gestión de pedidos Este es un caso de uso de un proceso complejo ya que es necesaria la intervención de múltiples equipos internos y externos, los cuales necesitan una vista personalizada del proceso. En Dynamic View cada colaborador podrá revisar el detalle de la tarea asignada y actualizar su avance, enfocándose en el trabajo pendiente. Una vez finalizada la actividad, se bloquea la edición de la fila para evitar cambios posteriores a la información capturada. 3. Registro y evaluación de nuevos proyectos Uno de los casos de uso típicos es el registro y evaluación de nuevos proyectos, ya que se pueden generar vistas tanto para solicitantes como para aprobadores y ejecutivos de la oficina de proyectos. Dynamic View es ideal para este proceso pues tiene la capacidad de proporcionar al solicitante un espacio para observar el estado de sus iniciativas y la opción de agregar nuevas propuestas a través de los formularios integrados. Por otro lado, el administrador podrá observar a mayor detalle cada iniciativa para realizar una evaluación, priorización e, incluso, aprobación del futuro proyecto. Definitivamente Dynamic View es capaz de adaptarse a muchos escenarios para hacer más eficientes y confidenciales los procesos de colaboración sin necesidad de cambiar de plataforma. ¿Quieres conocer más de Dynamic View, o inclusive programar una demo para que veas esta herramienta en acción? Escríbenos a info@systec.com.mx y te proporcionamos mayor detalle para resolver cualquier inquietud.

La línea base es el punto de partida en el desarrollo de cualquier proyecto. Una vez establecida, se usa para medir el progreso, el desempeño general del mismo y ayuda a pronosticar el resultado final. Cuando te preguntas si tu proyecto está bien encaminado, a tiempo y dentro del presupuesto, la línea base es la referencia con la que se responderá esto. En la gestión de proyectos podemos manejar 3 diferentes líneas base: de alcance, de cronograma y de costos: La línea base de alcance mide qué objetivos alcanzaremos al finalizar el proyecto. Si el alcance cambia, si aumenta o disminuye, podemos compararlo con la línea base y determinar cuánto ha sido o será la variación requerida. La línea base del cronograma hace referencia al tiempo y a las fechas planeadas sobre la realización del trabajo. La línea base de costos es la cantidad de dinero y presupuesto que costaría realizar el proyecto en el tiempo establecido. Las líneas base te permiten supervisar y administrar de manera eficiente cómo un cambio en tu cronograma, costo o alcance afecta el resto del proyecto. Cuando hayas integrado los tres elementos correctamente, puedes, por ejemplo, ver cómo un retraso en el cronograma afectará el costo del proyecto e incluso cambiará el alcance. Cuando la línea base esté incompleta o inexistente, es posible que los problemas no se reconozcan hasta que sea demasiado tarde para una solución rentable. Es importante mencionar que la medición del rendimiento sólo será significativa si se tiene una línea base precisa. Smartsheet, reconociendo la importancia de comparación de ejecución de proyecto contra su línea base, ha implementado esta nueva función tan esperada. Ahora, en la vista de Gantt de nuestras hojas contamos con un punto de referencia fijo en el tiempo para medir y comparar el progreso de un proyecto hasta su finalización. Los propietarios y administradores de hojas con licencia de cualquier plan pueden crear y editar líneas base de cronograma. ¿Cómo agregar la línea base de mi proyecto? Configura una hoja de proyecto con tareas que tengan fechas de inicio y fin (o usa una existente). En la vista de Gantt, haz clic en el nuevo botón "Líneas base" en la barra de herramientas. Da clic en el botón "Configurar" para establecer la línea base. Automáticamente tres nuevas columnas no editables se agregan automáticamente a tu hoja: Inicio de línea base, Finalización de línea base y Variación. También la línea base estará visualizada como una delgada línea gris debajo de las barras de Gantt. Los usuarios con los permisos correctos mencionados anteriormente pueden activar, desactivar, restablecer y eliminar la línea base. A medida que cambian las fechas, en la sección de resumen se da una vista rápida del estado general del proyecto que se muestra en la sección de “Variación” como: días atrasados, días adelantados ​​o conforme al programa. Además, es posible agregar las columnas Variación, Inicio de la línea base y Finalización de la línea base a un informe de Smartsheet. En conclusión, capturar y comparar las variaciones entre el cronograma real actual y el planeado originalmente es esencial. Esto se requiere para rastrear cualquier desviación y permite a los equipos de proyecto cambiar rápidamente las prioridades para que los proyectos se vuelvan a encarrilar y se entreguen a tiempo. Con esta nueva funcionalidad de Smartsheet, ahora hay una herramienta esencial que puede ayudar a mantener tus proyectos encaminados, tus equipos motivados y tus clientes felices. Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a: info@systec.com.mx para descubrir más acerca del soporte y consultoría que podemos brindarte sobre la gestión de proyectos en Smartsheet.

Control Center es una aplicación premium de Smartsheet que tiene como principal objetivo llevar a otro nivel la administración de tus portafolio de proyectos con Smartsheet. Control Center logra que los equipos de trabajo sean mucho más ágiles; por ejemplo, que no tengan que preocuparse por hacer múltiples tareas cada vez que inicia un proyecto, particularmente ajustes manuales a hojas y tableros. De una forma fácil e intuitiva, Control Center se encargará automáticamente de hacer todas esas tareas monótonas. Si eres un gerente de proyecto que gestiona un portafolio de proyectos con Smartsheet, y quieres ahorrar tiempo, tener mayor automatización, visibilidad y trazabilidad de cada uno de tus proyectos en tiempo real, los siguientes puntos son las áreas fuertes de Control Center y te van a interesar: 1. Estandariza tus proyectos y ahorra tiempo en la implementación La clave del trabajo exitoso con Control Center consiste en definir y preparar las plantillas de todos los elementos esenciales que debe contener cada proyecto. Al dar de alta un nuevo proyecto con un solo clic, Control Center genera automáticamente la copia de todos los componentes necesarios: hojas, reportes y tableros gráficos preestablecidos, incluyendo en ellos los datos únicos de ese proyecto. Con esto dejas que Control Center se encargue de todo el trabajo manual y repetitivo, y tu equipo de trabajo ya tenga en minutos todos los elementos de Smartsheet listos para comenzar a trabajar rápidamente y de manera correcta. 2. Obtén mayor control en cada uno de tus proyectos Control Center desde su interfaz tendrá un registro de todos aquellos proyectos que fueron dados de alta, guardando su fecha y la persona que lo implementó. Además puedes integrar flujos de aprobación de nuevos proyectos para lograr mayor coherencia, control y priorización de tu trabajo. Control Center incluso te puede sugerir nuevos proyectos y traer cierta información que especifiques desde antes, como el presupuesto, las fechas de inicio planeadas o el jefe de proyecto, entre otros datos que tú consideres indispensables para comenzar el proyecto. 3. Genera automáticamente los indicadores de tu portafolio Otra de las grandes ventajas de Control Center es que generará automáticamente el enlace con los datos vitales de tu proyecto a nivel de portafolio. Con esto se actualizarán en tiempo real todos los indicadores clave, informes y gráficas de los tableros del portafolio sin trabajo adicional conforme el proyecto vaya avanzando. El contar con un tablero para todo tu portafolio de proyectos siempre actualizado en tiempo real será una tarea sencilla para que siempre estés al tanto del avance de los proyectos y puedas tomar mejores decisiones estratégicas. 4. Realiza cambios y actualizaciones globales en tu portafolio Realizar una actualización en los planes de trabajo o en el tablero del proyecto se vuelve un proceso engorroso, en el que se pierde mucho tiempo y las probabilidades de error son altas. Esto sucede ya que las actualizaciones se deben realizar individualmente en cada proyecto. Con Control Center puedes realizar múltiples actualizaciones en todos los componentes del proyecto (hojas, reportes, tableros), desde agregar una columna nueva, realizar una actualización de criterios de reporte, hasta modificar un widget en el tablero. De esta manera puedes actualizar fácilmente las plantillas de proyectos y colocar estos cambios tanto en los proyectos nuevos como en los ya existentes, sin importar la cantidad de proyectos que tengas. 5. Archiva proyectos suspendidos y terminados Una vez que el proyecto esté terminado o cancelado, Control Center nos permitirá establecer reglas para archivar automáticamente estos proyectos, deshabilitar las alertas y notificaciones, y eliminar información de estos proyectos de reportes y tableros de proyectos activos. Así podremos gestionar de forma ordenada la etapa de cierre del proyecto, siempre guardando el detalle de los proyectos pasados para futuras referencias y lecciones aprendidas. Por todas estas herramientas de automatización y los beneficios que brinda, Control Center se ha vuelto en una de las aplicaciones de Smartsheet más reconocidas e indispensables para el trabajo diario con un portafolio de proyectos. ¿Quieres conocer más de Control Center, o inclusive programar una demo para que veas esta herramienta en acción? ¡Visita nuestra página web www.systec.com.mx/smartsheet-control-center o escríbenos a info@systec.com.mx!

La gestión ágil de proyectos o agile project management es un conjunto de metodologías para desarrollar proyectos caracterizados de una especial rapidez y flexibilidad en su planeación y ejecución. En sectores constantemente cambiantes, las organizaciones necesitan desarrollar servicios en corto tiempo para ser altamente competitivas y por lo tanto, también requieren de herramientas flexibles para gestionar la apremiante necesidad del cambio constante. Los gráficos burn-down y burn-up son herramientas que ayudan a los gerentes de proyectos ágiles a realizar un seguimiento del progreso de sus proyectos y proporcionan un método eficaz de comunicación sobre el estado y el avance del proyecto en cuestión. La principal ventaja del uso de estos gráficos radica en la simplicidad de su interpretación. Los gráficos contienen cantidades mínimas de datos, pero exploran la relación de esos datos de la manera más efectiva, permitiéndonos tomar decisiones realistas acerca del trabajo pendiente. Burn-Down Chart Este tipo de gráfico muestra la relación entre dos piezas esenciales de información. Mientras en el eje vertical se marca el trabajo pendiente por realizar, en el eje horizontal se representa la cantidad de tiempo que llevará completar las tareas. Se traza una línea a lo largo del gráfico que indica el número de tareas (normalmente representadas en metodología ágil por puntos de historia) que se van completando con el tiempo de ejecución del proyecto. Además, una segunda línea puede actuar como una guía la cuál debería ser la tasa de avance ideal. La pendiente de la curva generada ayuda a ver la velocidad del equipo y permite al administrador del proyecto hacer previsiones más acertadas. Para generar el gráfico primero es necesario realizar una tabla en una hoja de Smartsheet con los días a graficar. En una columna se mostrará el trabajo pendiente por realizar y en otra el avance ideal. Es importante mencionar que las columnas del avance pueden estar automatizadas mediante el uso de fórmulas, sobre todo si se cuenta con una hoja de sprints. También pueden ser de captura manual según la flexibilidad necesaria. Luego se inserta un widget de gráfico en un tablero de control de Smartsheet, seleccionando el rango de la tabla generada, vamos a estar observando la curva de trabajo completado. Gracias al uso de este gráfico el gerente del proyecto obtiene el contexto para medir si el equipo está trabajando de manera eficiente, y si está a tiempo para completar el proyecto en la fecha acordada. Burn-Up Chart El gráfico de burn-up es muy similar al gráfico anterior, con la diferencia de que se parte del cero y se va marcando la cantidad de trabajo completado, generando la curva hacia arriba y no hacia abajo. Los ejes de un gráfico de burn-up contienen los mismos datos que el gráfico de burn-down, pero invierten la información para que, en lugar de realizar una cuenta hacia atrás del número de tareas, se esté observando el progreso obtenido. En otra palabras, el enfoque de este gráfico es mostrarnos cuánto trabajo ha completado el equipo en un momento dado, en lugar de cuánto queda por completar. El gráfico de burn-up también muestra la línea de trabajo realizado ideal; sin embargo, hay otra información valiosa que tiene el gráfico de burn-up y que los gráficos de burn-down no tienen. Estos incluyen una línea de alcance que rastrea cuando se agregaron o eliminaron tareas. De esta manera, se vuelve más sencillo para el equipo y el administrador del proyecto identificar el momento de cambios al alcance del proyecto así como su impacto. Una vez generados los gráficos en los tableros de control de Smartsheet, estos se van a estar actualizando directamente con la información proveniente de las tablas generadas. Además, recuerda que puedes compartir tu tablero de control con cualquier colaborador dentro y fuera de tu organización, sin preocuparse por si cuenta o no con una licencia de Smartsheet. Este es solo un ejemplo de lo que podemos realizar con los tableros de Smartsheet para gestionar nuestro trabajo. Si necesitas más apoyo en el desarrollo de soluciones para la metodología ágil, escríbenos a info@systec.com.mx y platicar de cómo podemos ayudarte.

La automatización es uno de los pilares principales de Smartsheet ya que busca reducir actividades repetitivas, monótonas, y agilizar la ejecución de nuestros procesos y proyectos. Gracias a la automatización, nuestros equipos de trabajo logran tener más tiempo para el trabajo productivo, la innovación y la mejora de procesos. Algunas de las herramientas empleadas en Smartsheet para realizar acciones automáticas son los flujos de trabajo, el bloqueo / desbloqueo de filas, y el copiado / movimiento de renglones a otras hojas. Los flujos de trabajo nos permiten mantener informados a todas las partes involucradas con diferentes alertas y recordatorios, pedir automáticamente autorizaciones pendientes, o solicitar actualizaciones de la información. Recientemente Smartsheet liberó dos nuevas funcionalidades relacionadas con los flujos de trabajo para automatizar aún más el trabajo. Registro de fechas Esta nueva funcionalidad nos permite guardar automáticamente la fecha de realización de algún cambio en una columna del tipo fecha de nuestra selección. Es una funcionalidad que sobre todo tiene una implicación directa en la trazabilidad y transparencia de la información, ya que podemos estar al tanto de cuándo algún estado o valor cambia, y tener el registro histórico de dichas modificaciones. Por ejemplo, con este flujo ahora podemos obtener inmediatamente la fecha cuando un colaborador marca como terminada su tarea, cuando se autoriza un presupuesto, o cuando cambia el estatus del proceso, sin tener que capturarlas manualmente. Asignación de personas La segunda nueva acción es un flujo para asignar personas. Con la ayuda de esta automatización es posible asignar a un contacto responsable inmediatamente en cuanto se modifica cierto dato de la hoja. Por ejemplo, al asignar en nuestra hoja un dato como puede ser el departamento, área asignada, tipo de trabajo, estatus de la tarea etc. automáticamente se cargará en la columna designada el contacto responsable de dicha área o tarea de una forma dinámica y automática, según sea el dato seleccionado. Anteriormente era posible asignar automáticamente a personas por medio de fórmulas y múltiples rutas condicionales en la columna del tipo lista de contacto; no obstante esto era un proceso complejo y no tan amigable con el usuario. La automatización de “Asignar personas” resuelve este problema ya que podemos personalizar el detalle del flujo y su desencadenador en una interfaz sencilla de usar. Con esto, la asignación de colaboradores se puede realizar de forma dinámica según sean las modificaciones o nuevos valores que vayan entrando en tu hoja, además de poder relacionar este flujo directamente con otras alertas o recordatorios. Gracias a las nuevas acciones recién liberadas, los flujos de trabajo se vuelven aún más inteligentes, brindándonos más posibilidades y permitiendo llegar aún más lejos en la automatización de nuestros procesos. ¿Necesitas más apoyo en el desarrollo y trabajo con las hojas de Smartsheet? Conoce nuestra oferta de cursos https://www.systec.com.mx/smartsheet-capacitacion o escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca del soporte y consultoría que podemos brindarte.

La hoja es el elemento clave de una solución en Smartsheet, ya que esta es la base de trabajo y el lugar donde se almacenan todos los datos. Gracias a la flexibilidad de la herramienta, es fácil adaptar las hojas a las necesidades únicas de cada empresa para realizar el seguimiento a una amplia variedad de procesos desde la realización de tareas y control de proyectos hasta gestión de inventarios, directorio de empleados, proveedores o clientes. Para ayudarte a aprovechar al máximo la capacidad de tus hojas, te presentamos 8 consejos y mejores prácticas de trabajo con este elemento tan importante. 1. Empieza por planear y organizar tu hoja Antes de crear una cuadrícula en blanco y comenzar a trabajar en ella, revisa el propósito de esta hoja y decide qué va a representar cada fila de tu tabla: puede ser una tarea, un ticket de soporte, una solicitud, un proceso de seguimiento a cliente, entre otros. Solo después de tener claros estos puntos, procede a agregar todas las columnas pertinentes a tu proceso o proyecto definidos, aprovechando todos los tipos de columna que nos ofrece Smartsheet. ¡No te olvides de utilizar símbolos, listas de contactos y las columnas automáticas del sistema! 2. Asegura la colaboración eficiente Ahora que tienes la estructura base de tu hoja, pregúntate cómo se va a alimentar la información de dicha hoja. ¿Va a haber una persona responsable de su mantenimiento o varias personas van a estar colaborando al mismo tiempo? ¿O, tal vez, se necesita recopilar información de la organización entera? Dependiendo de las respuestas a estas preguntas puedes optar por compartir tu hoja otorgando los permisos necesarios a personas identificadas o generar un formulario para recopilar información rápidamente de cualquier colaborador. Adicional a eso, revisa qué alertas, recordatorios y solicitudes vas a necesitar para que todos estén informados del progreso y el proceso fluya de forma natural. 3. Protege información sensible Cuando diferentes equipos, áreas o personas colaboran activamente en los procesos de trabajo en una hoja, puede ser necesario proteger la información sensible, ocultarla o evitar que no sea editable. Recuerda que en Smartsheet cuentas con la opción de bloquear filas y columnas o esconderlas de la vista para que los editores y observadores de la hoja no sean capaces de visualizarlas o realizar modificaciones en ellas. 4. Resalta datos importantes La experiencia visual es uno de los factores importantes que a veces pasa desapercibido al momento de configurar las hojas de trabajo. No obstante, aplicar un color de fondo diferente o utilizar otro tipo de fuente puede ser clave para poder encontrar fácilmente los datos críticos entre múltiples columnas y filas. Aprovecha la herramienta de formato condicional para generar reglas de formato dinámicas y enfocarse a los datos que requieren mayor atención. 5. Aplica filtros y utiliza distintas vistas de hoja Aunque la vista de cuadrícula es la vista más utilizada de Smartsheet, no es la única y, a veces, no es la más ventajosa. Es mejor observar algunos procesos en la vista de tarjetas Kanban, como puede ser el caso de seguimiento a oportunidades de venta. Si tu hoja de Smartsheet corresponde a la lista de tareas o entregables de contenido de marketing, puedes revisar las fechas clave cómodamente en la vista de calendario. Por último, el uso de vista de Gantt es un elemento indispensable en la gestión eficiente de ejecución de proyectos. Cualquiera que sea tu selección de vista, puedes configurar, compartir y aplicar los filtros necesarios para navegar rápidamente a la información requerida. 6. Automatiza con ayuda de fórmulas Las fórmulas le dan considerable poder a nuestras hojas. Con la ayuda de funciones podemos realizar operaciones aritméticas, calcular valores numéricos como montos o duraciones de días entre fechas, o, incluso, automatizar ciertos aspectos de nuestra hoja. Revisa tu hoja y verifica si hay algunas columnas que se pueden automatizar. ¿Tal vez tienes un semáforo o una columna de estado que depende del porcentaje de progreso? o ¿el área responsable se selecciona en función al tipo de trabajo solicitado? Si es así, utiliza la función de “IF” para generar la fórmula requerida y ahorra tiempo al no tener que realizar el llenado de datos de forma manual. 7. Aprovecha el resumen de hoja Uno de los errores más comunes en el uso de Smartsheet surge cuando las hojas se utilizan como hojas de cálculo de otros sistemas, realizando cálculos estadísticos y resúmenes en la misma hoja en la parte de arriba o al lado. La recomendación es siempre mantener las hojas limpias y proporcionar más contexto acerca del proceso o calcular indicadores críticos en una ventana de tu hoja diseñada específicamente para eso llamada “Resumen de Hoja”. 8. Archiva automáticamente filas antiguas Optimiza tus hojas y mantén solo los datos relevantes. Utiliza flujos de copiar y mover filas para archivar los datos antiguos de procesos terminados o enviar la información a áreas correspondientes para mayor seguimiento. Con la ayuda de estos flujos de Smartsheet puedes concentrarte en los elementos de trabajo que necesitan de tu atención y tenerlas siempre a la mano en tu hoja. ¿Necesitas más apoyo en el desarrollo y trabajo con las hojas de Smartsheet? Conoce nuestra oferta de cursos https://www.systec.com.mx/smartsheet-capacitacion o escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca del soporte y consultoría que podemos brindarte.

Si tú, al igual que nosotros, te has encontrado alguna vez realizando cálculos estadísticos en Smartsheet y pensando en cómo puedes hacerlos de forma más sencilla,¡tenemos una solución para tí! En este artículo te contamos acerca de la aplicación premium de Smartsheet llamada Pivot App. El principal objetivo de Pivot App es el generar una tabla dinámica con los datos de una hoja o inclusive un reporte de Smartsheet, con el objetivo de realizar: resúmenes, métricas y KPIs. Dichas tablas dinámicas siempre van a estar actualizadas en tiempo real, simplificando cálculos, evitando errores manuales, y contando con la posibilidad de siempre agregar a dicha tabla dinámica nuevos requerimientos. La aplicación Pivot App toma y recopila los datos existentes en una o varias hojas de Smartsheet o reportes, permitiendo seleccionar la combinación de columnas y filas requeridas. Las tablas generadas se actualizan constantemente debido a la capacidad de configurar la periodicidad con la que queremos que nuestros datos se revisen. De esta forma no será necesario asignar a alguien para el mantenimiento u organización de estos. Resumiendo, los puntos fuertes de Pivot App son los siguientes: Creación automática de métricas u hojas de resúmenes en cuestión de segundos, con la información extraída de una hoja o un reporte de Smartsheet. Consideración de gran cantidad de variables y realización de cálculos puntuales (SUM, COUNT, AVG, MAX, MIN) sin ninguna interacción manual con fórmulas. Actualización constante de métricas de acuerdo a la periodicidad establecida o inclusive en tiempo real para que la información extraída siempre esté precisa y correcta. Flexibilidad de la herramienta y facilidad de uso para que puedas crear rápidamente todas las tablas dinámicas necesarias y olvidarte del mantenimiento de cálculos. Pivot App es para ti si: Necesitas resumir y analizar grandes cantidades de datos para crear comparaciones, patrones o tendencias significativas. Quieres obtener una visualización clara de los datos relevantes, organizando, ordenando y resumiendo fácilmente según diferentes criterios. Tienes hojas de Smartsheet dinámicas que cada día actualizan, agregan y modifican sus datos, y quieres tener la confianza de que las métricas siempre consideren la última versión de la información. El uso de fórmulas no es tu fuerte, sobre todo si se trata de varias condiciones lógicas y operaciones complejas. Valoras tu tiempo y quieres invertirlo en tareas productivas de alto valor en lugar de dedicarlo a la realización y mantenimiento de cálculos de Smartsheet. ¿Quieres obtener más información sobre el uso de Pivot App? Visita nuestra página systec.com.mx/smartsheet-premium-apps o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda o programar una demo.

Smartsheet es una herramienta que constantemente va evolucionando y mejorando, siempre escuchando las necesidades de los usuarios, y adaptándose a las nuevas tendencias de mercado. En esta ocasión, como una de las grandes mejoras anunciadas desde ENGAGE 2020, Smartsheet renovó los reportes, incluyendo lo siguiente: Rediseño gráfico de generador de informes La ventana de edición de reportes de Smartsheet ha cambiado totalmente, dejando atrás los campos de ¿Quién?, ¿Cuándo?, ¿Dónde? y ¿Qué?. La nueva interfaz consolida todas las opciones de edición en la barra superior de la pantalla, lo cual la hace mucho más intuitiva y acorde al lenguaje de diseño con el que cuenta Smartsheet. Por otro lado, el generador de informes ahora te lleva de la mano en la configuración, abriendo de uno en uno los diferentes elementos que se necesitan en la creación del reporte para que la experiencia de su preparación sea más sencilla que nunca. Grupos de condiciones lógicas Una de las principales fortalezas de los reportes es la posibilidad de agregar una gran cantidad de condiciones lógicas que se utilizan para filtrar la información en función a valores numéricos, fechas, usuarios, estados etc. Gracias a los filtros es posible hacer los reportes tan únicos y específicos como lo necesites. En esta actualización Smartsheet agregó la posibilidad de contar con múltiples grupos de condiciones, los cuales podemos combinar por medio de las reglas lógicas de “y”, y “o”. Combina los diferentes grupos de filtros y define la relación entre ellos para lograr reportes más específicos y precisos. Agrupación de la información Una de las funcionalidades totalmente nuevas es la capacidad de poder agrupar información. Ahora es posible combinar conjuntos de datos similares con el propósito de organizar las filas en categorías o clasificaciones lógicas. Con esta funcionalidad de agrupación podemos estructurar mejor nuestros informes para que la información sea mucho más clara, y con un solo vistazo observar datos clave. Resumen de datos críticos Y por último, otra gran novedad en los reportes es la función de Resumir, que de forma automática realiza una sumatoria, conteo, cálculos de promedio, máximo o mínimo, de todo nuestro informe y de cada grupo de datos. Ahora podemos extraer rápidamente la información clave de nuestros informes sin escribir ni una sola fórmula. Con estas nuevas características Smartsheet vuelve aún más valioso uno de sus componentes clave como son los reportes, dándole un cambio completo y brindando a los usuarios más posibilidades para empoderarnos a realizar reportes precisos y eficaces. ¿Quieres obtener más información sobre el uso de Smartsheet? Visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda o programar una demo.

Con todos los cambios que se originan día a día en el mundo actual, la antigua forma de trabajar con procesos manuales ya no es suficiente. Lo mismo ocurre con la mayoría de las soluciones de gestión del trabajo que presentan el mismo enfoque antiguo. Para alcanzar los objetivos establecidos, se necesita una forma de trabajo que facilite la colaboración, que nos proporcione la información que requerimos para generar resultados, pero también que nos libere de la repetición manual para que podamos enfocarnos en las actividades más productivas y eficaces. Creemos que Smartsheet es una solución óptima para la coordinación de este nuevo trabajo dinámico, independientemente del lugar donde laboras. Para confirmarlo vamos a revisar 5 problemas comunes y cómo Smartsheet ayuda a superarlos. Problema 1: Estamos constantemente conectados, pero esto no incrementa la productividad Solución: Colaborar en actividades de forma efectiva No es necesario solamente estar conectados y pendientes a las llamadas y correos. Más bien necesitamos colaborar de una forma eficiente que permita trabajar en conjunto para realizar entregas rápidamente y con calidad. Por ejemplo, Smartsheet es accesible para todos, tanto dentro como fuera de la empresa. Además nos brinda varias funcionalidades para adaptar la herramienta al trabajo requerido, conversar y revisar documentos a través de la plataforma, y analizar información en tiempo real. Problema 2: No contamos con la información necesaria para avanzar en nuestros procesos. Solución: Tener una única fuente de la verdad, siempre actualizada y relevante La consolidación de información en una plataforma que sirve como única fuente de verdad permite que incluso los equipos más dispersos se mantengan conectados entre sí en múltiples ubicaciones y tengan acceso a la información crítica más reciente. Problema 3: Perdemos nuestro tiempo más productivo en tareas repetitivas de bajo valor Solución: Automatizar los procesos manuales y repetitivos El 86% de los trabajadores dicen que la automatización les ayudó a ser más eficientes y productivos. Además el 59% de los empleados notan un ahorro de aproximadamente 6 horas a la semana (fuente: reporte anual de Smartsheet, 2017) . Es ahí donde se vuelve crucial el uso de automatizaciones, fórmulas y otras funcionalidades de Smartsheet que ayudan a reducir los procesos manuales, evitando así los errores humanos más comunes en el trabajo y agilizando las operaciones laborales. Problema 4: Tenemos que mostrar nuestro trabajo realizado en reportes estáticos o láminas de Powerpoint Solución: Proporcionar visibilidad en tiempo real de avances Los paneles e informes de Smartsheet nos ayudan a ahorrar tiempo pero también brindan visibilidad en tiempo real sin la necesidad de recalcular métricas o actualizar el estado del proyecto. De esta forma podemos dedicar menos tiempo a informar sobre el trabajo y más tiempo realmente haciendo el trabajo. Además, se puede recuperar hasta un día a la semana reduciendo el tiempo en juntas de seguimiento y revisión. Problema 5: Nos faltan las herramientas o habilidades técnicas para lograr lo que necesitamos Solución: Utilizar plataformas amigables que se adapten a medida de los requerimientos únicos La tecnología no debe ser un obstáculo para sus logros. Por esta razón, es importante contar con una plataforma que cumpla con estándares de seguridad, pero que también ofrezca una interfaz de usuario intuitiva, paneles fáciles de diseñar e informes configurables. Adicionalmente es ideal que permite personalizar sus propios flujos de trabajo y soluciones sin la necesidad de soporte técnico. Por eso, más de 80,000 empresas utilizan y confían en Smartsheet con su trabajo. Es así cómo Smartsheet se vuelve una solución que ofrece distintas ventajas y funcionalidades para resolver la mayoría de los problemas actuales en los procesos y proyectos, presentando importantes oportunidades para que las empresas sean más competitivas e innovadoras. Si te queda alguna duda o quieres obtener más información acerca de Smartsheet visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx.

Gestión de proyectos es uno de los casos de usos más populares de Smartsheet, donde la nueva plataforma de 10,000ft puede complementar a la perfección a Smartsheet con su administración eficiente de los recursos humanos. Por ejemplo, a través de 10,000ft los líderes de proyectos pueden conformar equipos exitosos para realizar el trabajo necesario, obtener una visualización clara de la utilización de recursos y proporcionar a los miembros una hoja de tiempo fácil de llenar. Y Smartsheet seguría siendo la plataforma donde todos estos equipos planificarían sus proyectos y trabajo, aprovechando todas sus funcionalidades de automatización y colaboración. Anteriormente, el uso de estas plataformas era independiente, pero para facilitar el trabajo y agilizar aún más la administración de proyectos y portafolio, el equipo de Smartsheet desarrolló un panel de integración entre los dos sistemas ¡que ya está disponible!. Vamos a ver cómo funciona el panel en este artículo: Todos los usuarios con una licencia de Smartsheet y de 10,000ft pueden usar el panel de integración cuyo acceso se ubica en el panel lateral de las hojas de Smartsheet. En primer lugar, con esta integración podemos generar automáticamente un proyecto en 10,000ft sin salir del plan de trabajo correspondiente en Smartsheet o conectar proyectos ya existentes, así ahorrando tiempo y reduciendo tareas manuales. Como siguiente paso podemos ir asignando los recursos necesarios en nuestro proyecto. Si todavía no estamos seguros de quién podría ocuparse de una u otra tarea, podemos asignar un “placeholder” de 10,000ft que aparecerá automáticamente en nuestra columna de “Asignado a”. Les recordamos que los placeholders son asignaciones temporales que están relacionadas al rol y disciplina específicos y que podemos utilizar para una mejor planeación de utilización de recursos. Durante este proceso, la integración con 10,000ft nos va a traer automáticamente los datos de carga de trabajo, la disponibilidad o la sobreasignación generada de cada uno de los recursos para que los visualicemos y realicemos cualquier modificación en asignaciones antes de tomar una decisión definitiva. Una vez confirmadas las asignaciones, está información inmediatamente se transfiere al proyecto de 10,000ft y sus vistas de recursos. A partir de este momento, cualquier cambio realizado en las fechas o duraciones de las actividades, en el porcentaje de la asignación o, incluso, en en reemplazo de recursos, enseguida se reflejará tanto en el panel como en la plataforma de 10,000ft. Con el objetivo de proporcionar una rápida navegación, desde el panel de integración tenemos acceso al proyecto y a las páginas personales de los recursos, que nos permiten revisar cualquier detalle. De esta forma, con la ayuda de la integración podemos mantener los datos sincronizados sin ningún esfuerzo adicional y ganar una vista, que nos permite comparar nuestros planes para observar el impacto de cambiar los cronogramas o asignar distintos recursos, lo cual es clave para lograr una mejora en la coordinación del trabajo. ¿Quieres obtener más información sobre 10,000ft o el uso de Smartsheet para la gestión de proyectos? Visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda o programar una demo.

Smartsheet, siendo una herramienta que busca facilitar la ejecución del trabajo diario, ofrece una gran cantidad de integraciones nativas y adicionales con otras aplicaciones y sistemas para que puedas administrar todo tu trabajo fácilmente desde una sola plataforma y aprovechar beneficios adicionales. Las integraciones con las que cuenta Smartsheet actualmente se pueden dividir en 2 grupos principales: Add-ons (o extensiones) y Conectores. 1. Add-ons / Extensiones En este grupo vamos a poder encontrar una gran cantidad de distintas integraciones que realizan ciertas acciones puntuales. La mayoría de estas extensiones son nativas de Smartsheet o desarrolladas por sus partners, y no requieren de algún costo adicional. Por ejemplo, Smartsheet se conecta perfectamente con aplicaciones de paquetería como Microsoft Office y Gsuite. Además podemos integrar Smartsheet con una gran variedad de herramientas de mensajería y comunicación como Microsoft Teams, Slack, Workplace y Google Hangouts. Adicionalmente, existen muchas extensiones con apps de almacenamiento, formularios externos, automatización de procesos, o manejo de contenido creativo con Adobe Creative Cloud. Incluso podemos aprovechar de aplicaciones para analizar datos y visualizar información de Smartsheet en gráficos de Tableau, Power BI, Domo etc. Accede a la siguiente liga para revisar el listado completo de extensiones: https://www.smartsheet.com/marketplace/apps 2. Conectores Los conectores son integraciones más complejas que permiten sincronizar la información en tiempo real, ofreciendo conexión bidireccional. En este momento Smartsheet tiene disponibles 4 conectores, que se adquieren de forma adicional a las licencias: Jira de Atlassian: una elección popular para la gestión operativa de proyectos ágiles, administración y seguimiento de errores e incidencias, comúnmente utilizada por equipos de TI. El conector de Smartsheet para Jira te permite conectar la información entre ambas plataformas para ganar más visibilidad y control de los proyectos. Salesforce: conecta Smartsheet de forma bidireccional con la popular plataforma CRM para la gestión de relaciones con clientes y seguimiento de oportunidades de venta. Este puede utilizarse para sincronizar datos entre las dos plataformas, organizar, compartir y actualizar información de los clientes de la mejor manera. Microsoft Dynamics 365: nos permite crear flujos de trabajo flexibles que garantizarán la alineación de los datos entre plataformas y el intercambio automatizado de información clave del cliente entre los equipos de su organización. ServiceNow: con este conector es posible administrar los detalles de un proyecto generado en ServiceNow directamente en Smartsheet, regresando todos los cambios en los datos críticos del proyecto. Claramente, las integraciones que revisamos hasta el momento son una gran ayuda para poder conectar Smartsheet con otras herramientas. Pero ¿qué pasa si el sistema que ustedes utilizan en su trabajo no está listado entre todos estos conectores y add-ons? En este caso Smartsheet también tiene distintas soluciones preparadas: Data Uploader: aplicación premium de Smartsheet que es una solución perfecta si lo que necesitas es traer grandes cantidades de datos emitidos por otro sistema a Smartsheet, especialmente si lo tienen que hacer de forma periódica. API de Smartsheet: permite desarrollar integraciones y conexiones propias a cualquier otro sistema o aplicativo de interés, incluso a las herramientas propias de la organización. Bridge: una nueva herramienta de Smartsheet que hace posible automatizar los procesos de tu empresa mediante una interfaz sin código, generando flujos de trabajo entre Smartsheet y otros sistemas. Y tú ¿ya estás utilizando alguna de las extensiones o conectores de Smartsheet? ¿Tienes alguna duda o necesitas más información? Entra a https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx y te proporcionamos el mayor detalle para resolver cualquier inquietud.

Los procesos de negocio dependen de múltiples sistemas para ejecutar el trabajo y almacenar datos importantes; pero, generalmente requieren pasos manuales e intervención humana para cerrar la brecha. Por esta razón Smartsheet lanza Bridge - una nueva plataforma que automatiza los procesos de tu empresa con la ayuda de una interfaz sin código, generando flujos de trabajo entre Smartsheet y otros sistemas. ¡Ahora es más fácil integrar tus sistemas empresariales sin necesidad de desarrollar conectores propios o involucrar personal técnico experto en programación y código! ¿Cómo funciona Bridge? Bridge nos ofrece infinitas posibilidades de desarrollar soluciones sin programación para crear flujos de trabajo avanzados. Cada flujo se compone de distintos elementos, como trigger o desencadenador, acciones a realizar, estados, rutas condicionales etc. Todos estos elementos se posicionan en el flujo de forma muy sencilla, arrastrando el elemento y soltándolo en la ubicación correcta (drag & drop). Para facilitar la experiencia para los usuarios nuevos, Bridge cuenta con un Centro de Soluciones donde encontraremos plantillas y ejemplos de flujoscon varias aplicaciones muy populares, por ejemplo: Microsoft Teams, Workplace, Marketo, Harvest, Mailgun, Messenger, Slack etc. No obstante se puede generar un flujo totalmente personalizadoa través del uso de HTTP calls para conectar Smartsheet con cualquier sistema que también cuente con una API. Además, se pueden ubicar todos los flujos generados en carpetas o espacios de trabajo para tener una mejor organización de flujos según la hoja específica de Smartsheet o un área de empresa. Beneficios de Bridge El poder conectar Smartsheet con otros sistemas que utilizas en tus operaciones diarias es clave para que tu trabajo fluya más rápido y correctamente. Con Bridge ahora es posible: Automatiza procesos de negocio rutinarios: Asegura cumplir con todos los pasos de tus procesos de negocio, independientemente de que tan simple o complejo sean, eliminando los pasos manuales y repetitivos. Opera con eficiencia: Ya que una acción en Smartsheet puede provocar enseguida otra acción en un sistema o incluso varios sistemas distintos, reduce retrasos y evita errores. Crea una única fuente de verdad: Integra sistemas empresariales que guíen las operaciones y decisiones estratégicas. Responde a necesidades específicas de tu negocio: Resuelve retos comerciales con soluciones personalizadas. Ejemplos de uso Cada empresa puede tener distintos casos de uso para una herramienta como Bridge. Vamos a revisar algunos ejemplos: Ejemplo 1: Iniciación de proyecto Activa un flujo de trabajo de Bridge cuando se crea un nuevo proyecto en Smartsheet. Usa Bridge para encontrar y asignar el mejor equipo disponible según el tipo de proyecto en el sistema de gestión de recursos y activa correos electrónicos personalizados para el cliente y otras personas involucradas. Posibles integraciones: Smartsheet, Marketo y Harvest Ejemplo 2: Bot de encuesta Durante conferencias o eventos, usa Bridge para empezar una encuesta a través de una plataforma de chat, recopilar las respuestas y guardarlas automáticamente en una hoja de Smartsheet Por ejemplo, se puede utilizar: Smartsheet y Workplace Ejemplo 3: Exponer comentarios más recientes Con la ayuda de Bridge podemos facilitar la revisión del estado de tareas o actividades clave al exponer el comentario de fila más reciente en una celda de la fila, sin tener que navegar a la sección de conversaciones. Integración requerida: Smartsheet Ejemplo 4: Actualizaciones meteorológicas Conecta Bridge a un servicio meteorológico para recibir pronóstico en tiempo real. Cuando llega una alerta, Bridge puede acceder a una hoja de Smartsheet donde se rastrea la ubicación de los proyectos y puede transmitir la advertencia sólo a aquellos en el área afectada, lo cual puede ser especialmente útil para los proyectos de construcción. Posibles integraciones: Smartsheet, Google Geocode, Dark Sky Si quieres obtener más información sobre esta herramienta visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet-bridge o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda o programar una demo.