Smartsheet es una herramienta completa y flexible para tu día a día en la empresa. Entre las diversas funcionalidades que la plataforma ofrece para organizar datos importantes y facilitar el trabajo, se encuentra el Resumen de hoja. Esta permite el fácil acceso a los datos clave de una hoja, ya sea de un proceso de negocio o proyecto.
El acceso al Resumen de hoja se encuentra en el panel derecho de una hoja de cuadrícula. Con esta función, puedes crear hasta 200 campos para contener información relevante, comentarios adicionales, hipervínculos a otros elementos de la solución o páginas web externas, e incluso, realizar cálculos para resaltar los datos clave.
Además, puedes utilizar un informe de resumen que muestre solamente los campos de las hojas elegidas, facilitando la visualización y organización de estos datos.
De hecho, en el resumen de hojas de Smartsheet, puedes agregar diferentes tipos de campos como: texto/número que permite colocar una cadena de texto o formatear el campo con el formato de moneda y número o porcentaje, que son muy útiles para agregar, por ejemplo, un presupuesto general.
Asimismo, puedes insertar, dependiendo de tus necesidades y objetivos, enlaces rápidos e imágenes directamente en los campos de resumen para su fácil visualización.
Los campos también se pueden usar para describir con más detalle la información contenida en la hoja o para proporcionar instrucciones para que los usuarios puedan entender más fácilmente. Estos campos también son útiles para agregar fórmulas que muestren resultados importantes para el desarrollo de tu proyecto o actividad.
Otros tipos de campos que pueden ser creados son:
Lista de contactos: Donde puedes asignar al gerente del proyecto u otras personas agregadas, como responsables.
Fecha: Para evidenciar una fecha clave, como la de inicio o término.
Lista desplegable: Para agregar opciones en una lista personalizada, como por ejemplo de estado del proyecto o la fase en que se encuentra.
Casillas de verificación: Marcadas o no, y de símbolos, que son íconos visuales para ilustrar el estado de las actividades.
Después de crearlos, estos campos los puedes copiar a distintas hojas para ahorrar tiempo y estandarizar los resúmenes en múltiples hojas en Smartsheet. Puedes seleccionar hasta un máximo de 20 hojas en las que deseas copiar los campos, y elegir copiar solamente los nombres de los campos o incluir valores y fórmulas existentes en ellos.
Es importante recordar que no todos los usuarios de Smartsheet pueden administrar los campos del resumen de una hoja. Para poder crearlos o acceder a campos bloqueados, es necesario ser el propietario o tener el permiso de administrador en la cuadrícula para un mayor control. Sin embargo, un campo creado puede ser visualizado por cualquier usuario con quien la hoja esté compartida.
Recuerda también que en los informes de resumen de hoja, así como en los informes de filas, es necesario que el usuario tenga el permiso para acceder la hoja para que pueda visualizar los datos presentados.
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