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¿Qué componentes pueden transformar tu gestión de proyectos?


¿Te has detenido a reflexionar sobre los cambios de hábitos que podrías implementar en tu rutina diaria para mejorar tu bienestar o avanzar en tu carrera profesional?... Así como te haces estas preguntas en tu vida personal, también es importante considerar cómo mejorar la administración de los proyectos que llevas a cabo. Ya que, siempre existen oportunidades para perfeccionar la gestión de proyectos.


En este artículo, explora componentes y procesos adicionales que puedes incorporar dentro de una solución para optimizar y lograr una gestión integral de proyectos, así como perfeccionarla continuamente.


Regresando a la fase de planificación, un tema explorado a fondo en artículos anteriores fue el ciclo de vida de un proyecto), donde se definieron cronogramas, presupuestos y asignación de recursos, entre otros aspectos. En este momento, te concentrarás en los procesos adicionales indispensables para el seguimiento y ejecución de proyectos.

El primer paso y la recomendación principal es identificar qué aspectos del proyecto, además del cronograma de actividades, necesitan ser controlados. Por ejemplo: presupuestos, riesgos, contactos del equipo de trabajo, solicitudes de cambio, etc.


Una vez identificados todos los procesos necesarios, el siguiente paso es preparar las hojas para su registro y seguimiento. Cada hoja debe ubicarse dentro de una carpeta que puedas replicar para cada proyecto. Esto asegura la estandarización de procesos, sin importar el tipo de proyecto o el equipo que lo esté trabajando.


Aquí tienes algunos ejemplos de hojas adicionales que puedes incluir:


1. Presupuesto: 


Primero, es importante definir qué es un presupuesto: se trata de un plan que detalla las operaciones y recursos necesarios para llevar a cabo un proyecto, basado en referencias de precios como horas de servicio o materiales, con el fin de lograrlo dentro de un período específico, siempre expresado en términos monetarios.


El presupuesto, al igual que el cronograma, es fundamental para guiar el proyecto. Es crucial reservar un espacio en el cronograma para el presupuesto y los costos actuales, facilitando así su comparación directa.


En SYSTEC Consulting, recomendamos mantener un control presupuestal en una hoja aparte. Esta hoja debe incluir parámetros que permitan realizar estimaciones presupuestarias, registrar los costos actuales, alertar al equipo sobre desviaciones presupuestarias, identificar rápidamente gastos significativos mediante indicadores de color, entre otras funcionalidades.


2. Gestión de riesgos  


Un riesgo en el proyecto es un evento o condición incierta que, de materializarse, puede tener tanto efectos positivos como negativos. Representa la medida en que un proyecto puede verse afectado por un evento potencial, sea este de origen interno o externo. 


Tener una hoja que consolide todos los riesgos identificados y los clasifique por severidad y probabilidad es fundamental. Esto facilita la ejecución de planes de mitigación si algún riesgo se presenta durante el proyecto, ahorrando tiempo y evitando impactos graves gracias a la preparación anticipada para enfrentar contingencias.


3. Registro de problemas 


Un problema se define como un evento que ya ha ocurrido y requiere una acción inmediata para minimizar su impacto negativo en los objetivos del proyecto. A diferencia de los riesgos, los problemas no pueden ser mitigados sino solo resueltos una vez identificados.


Es importante establecer una comunicación efectiva entre el equipo ejecutor del proyecto y otros stakeholders. Esto garantiza que cualquier problema o incidente durante la ejecución pueda ser reportado y abordado rápidamente. Mantener una hoja dedicada al seguimiento de problemas en plataformas como Smartsheet facilita el registro y la resolución de cada incidencia a través de formularios, evitando así retrasos y riesgos que puedan comprometer el éxito del proyecto.


4. Acuerdos del proyecto 


Los acuerdos del proyecto se establecen para definir las intenciones iniciales, ya sea de forma escrita o verbal, y pueden originarse a partir de un contrato o reuniones donde se discuten los requisitos y expectativas.


Es muy beneficioso que todos los involucrados en el proyecto tengan estos acuerdos a la mano para consultarlos en caso de dudas. Tener estos acuerdos por escrito también sirve como respaldo en caso de que el cliente solicite algo diferente o haya alguna confusión sobre lo establecido.


5. Directorio de equipo


Un directorio de equipo es una colección centralizada, organizada y de fácil acceso de perfiles de miembros del equipo, información de contacto, roles y responsabilidades dentro de un proyecto u organización.


Tener una hoja con todos los actores de tu proyecto responsabiliza a cada miembro involucrado y permite que cualquier información necesaria se consulte casi de inmediato, facilitando la comunicación en tiempo real con la persona correspondiente.


6. Lecciones aprendidas 


Las lecciones aprendidas se refieren a todo conocimiento adquirido a través de experiencias,  exitosas o no, durante la realización de un proyecto. El objetivo de estas lecciones es mejorar la ejecución de futuros proyectos.

Estas son una referencia valiosa para proyectos similares futuros. Mantener una hoja donde se registren garantiza un aprendizaje continuo.



Cada gestión de proyectos es única y puede incluir más componentes de los mencionados aquí. Sin embargo, incluso los proyectos más cortos y sencillos pueden beneficiarse de la incorporación de elementos adicionales más allá de una simple lista de tareas.


En los próximos artículos, te daremos recomendaciones para mejorar, optimizar e implementar estos componentes en tu gestión actual de proyectos. ¡No te los pierdas, logra aprender trucos y consejos basados en nuestra experiencia con diversos clientes!


Para obtener más información sobre cómo gestionar tus proyectos con Smartsheet o llevar tu trabajo al siguiente nivel, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.


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