Smartsheet 2025: La nueva era de la colaboración inteligente.

A lo largo de los años, hemos visto cómo Smartsheet, se mantiene en constante evolución. Para seguir a la vanguardia, el equipo técnico de Smartsheet ha tomado en cuenta múltiples factores al decidir y priorizar el lanzamiento de nuevas herramientas y funcionalidades. Por ello, hoy te compartimos las novedades anunciadas en el Engage del 2024.

Smartsheet está completamente comprometido con ofrecer una experiencia sencilla e intuitiva al construir, crear, colaborar y compartir dentro de la plataforma. Reconociendo que los usuarios enfrentan algunos de los retos más complejos en sus negocios, es por eso que el equipo ha revisado cuidadosamente cada aspecto de los procesos que los usuarios lleva a cabo. Su objetivo es convertir la plataforma en el espacio ideal para obtener mejores resultados, aumentar la colaboración y escalar nuestras soluciones sin esfuerzo.

La visión de Smartsheet apuesta a que los usuarios podamos crear, colaborar, revisar el progreso y resolver problemas en un solo lugar. Teniendo en cuenta que hay muchos colaboradores participan en proyectos o procesos, cada uno con diferentes niveles de autorización y necesidades específicas. Algunos requieren acceso a datos particulares para tomar decisiones, mientras que otros solo necesitan interactuar con elementos específicos del espacio de trabajo.

Especialmente diferentes elementos a los que tienen que tener acceso dentro de nuestro espacio de trabajo, los usuarios han estado pidiendo una manera de tener distintos permisos a diferentes componentes dentro de un mismo espacio de trabajo y hoy les queremos decir que nos han escuchado.

Hoy, gracias a la interacción de los usuarios llega uno de los mayores avances presentados, respondiendo a una solicitud recurrente: la posibilidad de otorgar distintos permisos a diferentes componentes dentro de un mismo espacio de trabajo.

Presentamos “Colecciones”, son una nueva funcionalidad que permite:

Agrupar diferentes elementos de nuestro espacio de trabajo como hojas, informes, dashboards e inclusive documentos en un set en específico que podemos compartir únicamente con las personas que necesitan tener acceso a estos elementos.
Funcionarán como carpetas que contienen todos los elementos relevantes para un grupo específico de personas. Al compartirlas, se garantiza que los usuarios solo tengan acceso a lo que necesitan, sin riesgo de que puedan visualizar otros elementos que exista dentro de nuestro espacio de trabajo.

Esta herramienta estará disponible para todos los usuarios con el nuevo modelo de suscripción.

Cuando hablamos de obtener resultados de manera rápida y eficiente, tenemos que mencionar la clave de cualquier organización: la gestión de recursos. Todos sabemos que tener a la persona correcta en el momento correcto haciendo la tarea correcta es esencial para cualquier proyecto o proceso exitoso que estemos llevando a cabo en la plataforma.

¡Smartsheet no se detendrá ahí! Tras haber implementado vistas de Resource Management en las hojas de proyectos para optimizar la visualización de la carga de trabajo y las asignaciones de tareas, Smartsheet da un paso más. Ahora, con un solo clic, se accederá a nuevas herramientas dentro de la aplicación de Resource Management, incluyendo una vista de Schedule a nivel portafolio.

Esta innovadora vista permitirá una gestión integral de proyectos y procesos, asegurando que las asignaciones de tareas respeten las cargas de trabajo de los miembros del equipo, evitando la sobrecarga y optimizando la distribución de recursos a nivel global.

Si hablamos de cómo Smartsheet está evolucionando para convertirse en la solución centralizada de nuestros negocios, hay un cambio que debemos destacar.

Sabemos que los archivos son un elemento clave para muchas soluciones empresariales. Sin embargo, gestionar y compartir estos archivos puede ser un desafío para los equipos, especialmente cuando varios colaboradores necesitan revisarlos antes de que otros puedan acceder a ellos. Para resolver este problema, Smartsheet ha introducido la Galería de Archivos Adjuntos.

Esta nueva funcionalidad permite revisar tus archivos fácilmente, de manera visual con herramientas de colaboración en la punta de nuestros dedos. En esta galería, los usuarios podrán buscar, ordenar y filtrar documentos, facilitando el acceso a la información.

Además, integra una herramienta de revisión donde las personas pueden dejar comentarios directamente en los archivos, simplificando la recopilación de feedback y optimizando los procesos de aprobación. Esta funcionalidad estará disponible para todos los usuarios con el nuevo modelo de suscripción.

Este año, Smartsheet sorprendió con la incorporación de la inteligencia artificial, introduciendo herramientas como el asistente de análisis de datos, análisis de textos y generador de fórmulas, disponible para los usuarios del plan Enterprise. Pero Smartsheet no se detuvo ahí. En colaboración con Amazon, ha dado un paso adelante al integrarse con Amazon Q.

Con esta integración, Amazon Q permite conectar de forma segura múltiples sistemas de registro dentro de la misma empresa, como Slack, Salesforce, Smartsheet, Microsoft Office, en un solo lugar. Esto asegura un análisis de datos completo y accesible en cuestión de minutos.

El nuevo asistente de Smartsheet, potenciado por Amazon Q, puede responder preguntas, proporcionar resúmenes y generar contenido basado en la información de Smartsheet. Ya sea que se trate de hojas, reportes, dashboards, conversaciones o inclusive archivos, todo gestionado de manera segura y eficiente.

Estamos emocionados por las nuevas herramientas y funcionalidades que Smartsheet incorporará en 2025. Seguiremos atentos a los lanzamientos para ayudarte a integrarlas en tus procesos y maximizar su potencial.

Para obtener más información sobre actualizaciones, implementaciones o consejos de uso de Smartsheet, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net o escríbenos a SYSTEC Información para recibir atención personalizada.