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Nuevas funcionalidades de Smartsheet durante el año


Las constantes actualizaciones de las plataformas en la nube son indispensables. Se debe tomar en cuenta la retroalimentación de los usuarios para crear nuevos procesos y nuevas interacciones para adaptarse a las necesidades que tienen.


Smartsheet no es la excepción, y a través del 2022, recibió múltiples actualizaciones importantes que te ayudarán a cumplir tus metas.


En las imágenes podemos observar la lista de todas las mejoras que nos proporcionó el equipo de Smartsheet, siempre manteniendo un gran ritmo y el compromiso de ofrecer nuevas capacidades cada mes del año.

Algunas de las actualizaciones más importantes y esperadas eran:

  • Una nueva experiencia de administración de los flujos automatizados, junto con la integración de las plantillas de los flujos.

  • La introducción del flujo de generación automática de documentos PDF.

  • Uso de la vista de tarjetas en los reportes.

  • Mayor posibilidad de edición y personalización de los formularios.

Cabe destacar que uno de los principales enfoques de Smartsheet es mejorar la funcionalidad que ofrecen las distintas Premium Apps y profundizar en las integraciones con otras herramientas.


1. FLUJOS DE AUTOMATIZACIÓN


Los flujos de automatización son una de las herramientas clave y pilares de los beneficios de Smartsheet, que permite mayor agilidad en la realización de nuestro trabajo.


Conoce a continuación sus actualizaciones más importantes:

  • Integración de plantillas

Este año Smartsheet agregó la nueva galería de plantillas, una actualización que rediseñó por completo la administración de los flujos de trabajo.

Esta galería es un gran recurso de apoyo, ya que viene con bloques de desencadenador, condiciones y acciones de distintos tipos, los cuales facilitan el proceso de la configuración y el uso de los flujos. Realiza los cambios necesarios para adaptar cualquier flujo a tus necesidades.

  • El flujo de generación de documentos.

Aprovecha el nuevo flujo de automatización para crear el documento que necesitas al instante, ya sea un contrato, carta, orden de compra u otro archivo; cada que recibas la aprobación o que se agregue una nueva fila a tus hojas.


2. FORMULARIOS


Otra herramienta de Smartsheet, muy beneficiosa para recopilar cualquier solicitud, registro, o ticket de soporte, es el formulario, que recibió distintas actualizaciones este año:

  • Edición de texto / formato de texto

Ahora puedes personalizar el formato de texto en los campos, para ajustar aún más cualquier instrucción, incluyendo diferentes estilos, colores de texto y resaltado, viñetas, numeración e hipervínculos.

  • Listas de uso seguro

Puedes limitar el acceso a los usuarios de la lista de dominios seguros. Es decir, las personas que abran tu formulario deberán iniciar sesión en una cuenta de Smartsheet que coincida con el dominio seguro; de lo contrario, no tendrán acceso a él.

  • Disponible offline

Por último, con los formularios disponibles sin conexión en la aplicación móvil de Smartsheet, puedes enviar formularios desde tu teléfono o tableta en cualquier lugar, incluso si no tienes datos móviles o WiFi activado.


3. COLUMNAS DE SEGUIMIENTO


Smartsheet tuvo varias actualizaciones acerca de las columnas de seguimiento de la información, te traemos las más importantes:

  • Comentarios

Se crea una nueva columna automática con el último comentario anotado en la fila, donde no solo verás el cuerpo del último mensaje, sino también el nombre de la persona que dejó el comentario y si mencionó a alguno de los compañeros.

  • Pruebas

La siguiente actualización permite a los usuarios llevar el seguimiento de las pruebas de los documentos directamente en las columnas de la hoja, guardando y actualizando automáticamente detalles como estado de la prueba, número de versiones, fechas de creación y finalización de la revisión.


4. REPORTES


Otro componente, que utilizamos para el seguimiento del estado de las actividades, es el reporte de Smartsheet.

La última actualización incorpora la vista de tarjetas. Te permite consolidar varias hojas en un informe y transformar filas en tarjetas muy visuales e interactivas, que se organizan en carriles según los valores de las listas desplegables, contactos o símbolos.


5. GESTIÓN DE PROYECTOS


Uno de los casos de uso más comunes de Smartsheet, si no el más común, es la gestión de proyectos, donde es clave contar con las necesarias herramientas para identificar cualquier dato crítico o desviación:

  • Fórmulas de proyectos

Por ejemplo la nueva función TOTALFLOAT() calcula la cantidad de días hábiles que se puede retrasar una tarea sin afectar la fecha de término del proyecto, ayudando a identificar y mitigar el riesgo de retraso.


Utiliza esta nueva función junto con las otras fórmulas de la gestión de proyectos: ISCRITICAL (para identificar si la tarea se encuentra en la ruta crítica) y SUCCESSORS (para calcular los sucesores directos de una tarea).

  • Asistente de Proyecto

Si apenas estás conociendo Smartsheet y no sabes por dónde empezar, puedes crear rápidamente una solución con un par de clics, utilizando el Asistente de Proyecto. Esta pequeña solución incluirá una hoja de proyecto, un par de informes y un tablero sencillo de control para que puedas utilizarlos como referencia o la base de tu solución.


Smartsheet está en constante cambio para adaptarse a las necesidades de cada uno de sus usuarios. Y sin duda, el próximo año Smartsheet seguirá cambiando su experiencia para seguir avanzando junto con tus procesos.


Si quieres conocer más acerca de las nuevas funcionalidades, puedes agendar una demostración de las mismas en nuestra página de internet www.orkesta.net/smartsheet o bien escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención más personalizada.

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