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Control Center y Portfolio WorkApps: la combinación perfecta para la gestión de proyectos


En el mundo actual, es necesario adaptarse rápidamente a los cambios. La tecnología y los procesos cambian cada minuto, y es fundamental estar a la vanguardia para que tu organización crezca.


Smartsheet, durante los últimos años, ha estado en el proceso de mejora y cambio continuos. Uno de sus adelantos más importantes ha sido Control Center, una plataforma que permite lograr una mejora significativa en la automatización y gestión de proyectos, lo cual hará la tarea de realizar proyectos más sencilla.


Control Center de Smartsheet es una herramienta indispensable en la gestión de portafolio de proyectos, ya que se encarga de:


- Identificar en una hoja de iniciativas o planeación de futuros proyectos, los proyectos aprobados que están listos para iniciarse, logrando así un mayor orden y coherencia.


- Generar todos los componentes del proyecto automáticamente en cuestión de un par de minutos: plan de trabajo, control de riesgos, control de issues; así como su tablero de control y reportes indispensables para los colaboradores.


- Automatizar los informes e impulsar mayor visibilidad de portafolio, que se logra obteniendo todos los enlaces a nivel de portafolio de forma completamente automática sin ningún ajuste manual.


- Hacer modificaciones instantáneas en todo el portafolio de proyectos, en proyecto existentes y futuros, para incluir mejoras y cambios identificados.


- Archivar los proyectos terminados o suspendidos para una organización correcta del trabajo.




Como podemos observar, Control Center nos ayuda a mantener el orden en el seguimiento de los proyectos. Ahora bien, en noviembre de 2022, Smartsheet lanzó un nuevo tipo de funcionalidad de WorkApps, que será el mejor amigo de los colaboradores que usan Control Center en su día a día.


Recordemos que WorkApps es una funcionalidad de Smartsheet disponible para los planes Enterprise. Estos permiten generar las aplicaciones que centralizan todas las hojas, informes, formularios, tableros de control y archivos externos, en una experiencia intuitiva para los distintos grupos de usuarios, sin requerir una sola línea de código.



Portfolio WorkApps es una aplicación en la cual podrás compartir información relevante de los proyectos con diferentes equipos de trabajo sin que tengan que estar necesariamente compartidos en las hojas base. Esta configuración se podrá realizar desde Control Center, y te permitirá crear diferentes equipos de trabajo. Cada uno de ellos tendrá acceso exclusivamente a la información que les es pertinente.



Una vez dispuesto nuestro proyecto, Control Center arrojará una notificación sobre la aplicación de Portfolio WorkApps, a la cual podrás ingresar de inmediato dando clic en Open WorkApps.


En la aplicación generada automáticamente, tendremos acceso a todo nuestro catálogo de proyectos; es decir, todos los proyectos que hayamos creado desde Control Center. Dependiendo de nuestro equipo de trabajo, podremos ver diferentes hojas dentro de cada proyecto.



Con Portfolio WorkApps, nos olvidaremos de la tarea de compartir a nuestros colaboradores miles de hojas para actualizar sus proyectos. En un mismo lugar, ellos tendrán la posibilidad de editar, revisar y entregar toda la información necesaria para sus múltiples proyectos.


Smartsheet evoluciona cada día, y con Control Center y Portfolio WorkApps, veremos lo sencillo que es llevar el seguimiento de los múltiples proyectos para dirigir a tu empresa al siguiente nivel.

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