En un mundo en constante cambio, resulta indispensable ir adaptando la tecnología en nuestra organización. Uno de los retos que enfrentan las empresas en la actualidad es la correcta gestión del personal, esto con el fin de evitar sobreasignaciones o espacios muertos de trabajo que impacten en el desarrollo de nuestros proyectos. Bajo esta premisa, Resource Management de Smartsheet busca resolver este tipo de escenarios comúnmente presentes en las organizaciones. Resource Management es una plataforma de Smartsheet enfocada en la planificación de la cartera de proyectos y recursos que te permitirá obtener visibilidad de tu equipo de trabajo. Con Resource Management podrás tomar decisiones correctas acerca de las asignaciones de tareas, contratación de personal, desarrollo profesional de tu equipo, planificación de capacidad para futuros proyectos, etc. El seguimiento oportuno a la asignación y el uso de recursos es sumamente importante para que puedas tener bajo control la carga de trabajo de los miembros de tu organización y controlarla de una forma fácil e intuitiva. Resource Management nos va a brindar diferentes vistas que conoceremos a continuación: 1. Vista de carga de trabajo En esta vista podrás observar el porcentaje de disponibilidad y de carga de trabajo de cada miembro de tu equipo, tanto en las semanas actuales como en las próximas. Lo cual te posibilitará reconocer rápidamente algún tipo de exceso de tareas o tiempo disponible dentro de tu equipo. Esta vista nos da la visualización a alto nivel de sobrecarga (la barra en color rojo), ocupación completa (barra de color gris oscuro) y ocupación parcial (barra de color gris). Por si solo quieres enfocarte en algún equipo o miembros de tu organización específicos, ¡no te preocupes!, puedes filtrar esta vista de acuerdo con diferentes criterios. 2. Vista de detalle de las asignaciones Con esta vista observarás los detalles de las asignaciones de los miembros de tu equipo, su periodo de vacaciones, o alguna otra actividad en donde estén involucrados. También desde esta vista podrás asignar nuevos proyectos o actividades y consultar rápidamente el perfil de cada miembro, de manera que puedas reasignar alguna tarea para resolver conflictos de personal, así como tomar alguna decisión importante del proyecto. Cabe destacar, que esta vista nos permite variar entre la visualización del esfuerzo en porcentaje, horas dedicadas al día, u horas totales para todo el periodo de la duración de la actividad. Así como en la vista pasada, puedes filtrar esta visualización para enfocarte en un equipo a tu cargo o compañeros específicos. 3. Vista de capacidad de los equipos Esta nueva vista te permitirá monitorear instantáneamente la capacidad y carga de trabajo en todos tus equipos, de manera que puedas planificar y administrar mejor a tu personal. Logra detectar cuáles equipos tienen mayor disponibilidad, quiénes están operando por encima de su límite de capacidad y qué equipos necesitan apoyo extra. Contar con esta perspectiva te ayudará a tomar decisiones mejor informadas y así garantizar una calidad estándar en el trabajo realizado. Como hemos visto, Resource Management de Smartsheet no solo te permite conocer mejor tu organización, sino también la empodera. Esta plataforma te brindará datos clave, con los cuales podrás tomar mejores decisiones respecto a la generación de nuevos proyectos, contratación de personal y rendimiento de tu equipo. Y la mejor noticia… si eres usuario de Smartsheet podrás sincronizar ambas plataformas, de manera que la información de Smartsheet y Resource Management alimente ambas plataformas. En SYSTEC somos especialistas en aplicaciones tecnológicas que te permiten llevar más lejos el funcionamiento de tu organización. Si buscas más información acerca de Resource Management o alguna otra solución, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

Sabemos que te encanta trabajar en el sitio web de Smartsheet, ya sea creando diferentes elementos, colaborando con tus compañeros, almacenando documentos importantes o presentando avances a un nivel ejecutivo. Pero, Smartsheet ha creado una nueva aplicación para hacer todo esto y más, sin distraernos con toda la información de un navegador web. Su aplicación de escritorio ayudará a tus equipos de trabajo a permanecer enfocados en lo que realmente importa, además de permitir organizar mejor tus hojas, informes y tableros en una sola ventana, liberándote de distractores como buscadores, publicidad y videos de gatitos. Si aún no has comenzado a descargar esta poderosa herramienta, aquí te presentamos 5 ventajas de usar la aplicación de escritorio. 1) Visualiza y organiza los elementos en pestañas Ver el mismo ícono de Smartsheet en todas las pestañas de tu navegador resulta confuso al momento de mantenerlos abiertos en una misma ventana. Con la aplicación puedes visualizar fácilmente el tipo de elemento que tienes en cada pestaña gracias a sus íconos identificadores. 2) Crea nuevos elementos con un clic Al hacer clic en el signo de más “+”, en la barra de pestañas, accederás a tus elementos recientes o podrás generar uno nuevo sin tener que navegar a través de otros menús. El documento será agregado a tu carpeta personal de “Hojas”. 3) Conserva tu sesión y tus pestañas a salvo ¿Cerraste por error el navegador?, ¿cansado de tener que buscar todos los elementos que tenías abiertos antes de apagar tu computadora? ¡Buenas noticias! La aplicación de escritorio puede recordar las pestañas que tenías abiertas antes de salir. Y por si esto fuera poco, tu sesión seguirá activa cuando regreses a tu trabajo, para que no tengas que autenticarte una y otra vez. Recuerda proteger tu computadora con una contraseña o, si la compartes con otros usuarios, simplemente cierra tu sesión de Smartsheet antes de dejar de usarla. 4) Accede a múltiples funciones en un único menú Para organizar y administrar pestañas solo da clic derecho sobre cualquiera de ellas y verás todas las opciones mostradas en la imagen. Si te preocupa no tener el link a la vista, estarás tranquilo de encontrarlo rápidamente en este menú. Que no se te pase la opción para duplicar la pestaña, una forma muy sencilla de duplicar un documento, si después lo “guardas como nuevo”. Puedes adaptarlo para crear una plantilla, tener un duplicado para realizar pruebas o tener una versión alternativa con distintos cambios, por ejemplo. 5) Concentra todo en un solo acceso directo Ahora que tienes una aplicación específica para tu cuenta de Smartsheet, tienes la facilidad de entrar con un clic al anclar el ícono de la aplicación en la barra de herramientas de tu computadora. Olvídate de abrir tu navegador web (que probablemente ya está suficientemente saturado de pestañas), escribir la dirección web, iniciar sesión en cada pestaña, buscar los elementos que tenías abiertos. El caos se convierte en orden al tener todo tu ambiente de trabajo vinculado a un acceso directo, que además, se ve muy bien. Ahora que ya no tienes dudas de que trabajar en la aplicación de escritorio de Smartsheet es mucho más práctico y cómodo, te compartimos el link para descargarlo desde la página oficial. Y si quieres conocer más sobre Smartsheet y los beneficios que te puede traer, visita nuestra página web, www.www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para brindarte información personalizada.

Cuando piensas en la inteligencia artificial, ¿qué es lo primero que viene a tu mente? Probablemente, una película de ciencia ficción en donde los robots se han apoderado del mundo y los seres humanos han sido esclavizados o aniquilados. O tal vez en un episodio de los Supersónicos (ahora puedes calcular mi edad) en donde Robotina se encarga de los quehaceres domésticos mientras la familia disfruta de su casa del futuro. En realidad, la IA es mucho más que solo ciencia ficción; es una industria con aplicaciones reales que nos permite resolver problemas y hace nuestra vida más fácil. En los últimos años, su popularidad ha crecido significativamente y se prevé que para el 2023 las empresas invertirán $1 billón de dólares en ella anualmente. ¿Qué es la Inteligencia Artificial? La inteligencia artificial es el resultado de crear máquinas capaces de pensar, razonar y aprender por sí mismas. Aunque se trata de un término amplio que abarca diferentes tecnologías, en esencia, la IA consiste en la creación de sistemas de cómputo capaces de imitar el pensamiento humano. Los sistemas basados en IA usan algoritmos –series de pasos que resuelven problemas– para tomar decisiones basadas en datos que les fueron proporcionados por sus creadores o recopilados a través de la observación y experimentación para tomar decisiones de manera autónoma. Estos algoritmos están diseñados para imitar la forma en que los seres humanos pensamos, razonamos y resolvemos problemas, lo que permite que las computadoras realicen tareas como el reconocimiento de voz y la identificación de imágenes sin necesidad de ser programadas explícitamente con instrucciones detalladas de cómo hacerlo. Beneficios de la Inteligencia Artificial La automatización de tareas, la eficiencia, la precisión y la reducción de costos son algunos de los beneficios que ofrece la IA. Por ejemplo, imaginemos que necesitamos revisar cientos de documentos para verificar si cumplen con ciertos requisitos. Una persona seguramente tendría dificultades para procesar esa cantidad de información y, después de revisar varios de estos documentos, podría experimentar cansancio y aburrimiento, lo que aumentaría la probabilidad de cometer errores. Sin embargo, gracias a la IA, una máquina puede aprender a interpretar los documentos y automatizar el proceso de evaluación, determinando cuáles documentos deben ser revisados por un humano y cuáles cumplen con los requisitos necesarios, reduciendo significativamente el tiempo y costo de la revisión. Su aplicación en diversos sectores La IA está siendo utilizada en una variedad de industrias. Desde el área de la salud hasta el lado financiero, manufacturero y tecnológico, está logrando que las actividades que suelen realizarse en estos sectores, se hagan de una manera más eficiente, al tiempo que se reducen costos y se mejora la toma de decisiones. Ya sea salvando vidas, optimizando procesos, gestionando riesgos o en cualquiera de sus aplicaciones, la IA cada vez está más presente. Retos y riesgos de la Inteligencia Artificial Para obtener mejores resultados y maximizar los beneficios de la IA, esta debe enfrentarse a numerosos retos, tales como: Entender mejor lo que los seres humanos decimos y sentimos. Aprender a decidir entre múltiples opciones para seleccionar la más adecuada. Poder adaptarse a situaciones nuevas que no le son familiares. Ser creativa para generar ideas y soluciones por sí sola. Tener la capacidad de colaborar con humanos y otros sistemas de IA. A medida que la IA continúa avanzando y se utiliza cada vez más en diferentes industrias y áreas de la vida, es importante tener en cuenta que también presenta algunos riesgos significativos, aquí algunos de ellos: Pérdida de empleos en varias industrias. El uso indebido de información privada. Toma de decisiones tendenciosas al imitar el comportamiento humano. Ser utilizada para ataques cibernéticos o aplicaciones militares. Volverse impredecible y difícil de controlar. En lo personal, me preocupa que los niños la usen para hacer la tarea sin tener que pensar. ¿Por qué se habla tanto de ella últimamente? El uso constante de dispositivos inteligentes por millones de personas diariamente, genera una enorme cantidad de información sobre las personas que los emplean. Esta información incluye sus actividades diarias, lo que permite identificar patrones de comportamiento. Empresas como Google y Meta (antes Facebook) utilizan estos patrones para mejorar los servicios que ofrecen a sus usuarios. Un factor adicional es el surgimiento de aplicaciones que permiten a cualquier persona generar textos, imágenes, música y otros contenidos. Para ser honestos, parte de la investigación para escribir este artículo fue realizada con una herramienta de inteligencia artificial. La inteligencia artificial está aquí para quedarse y solo seguirá desarrollándose y perfeccionándose. A medida que va aprendiendo, ella misma provocará su propia evolución. Al igual que la rueda, la imprenta y el internet impactaron significativamente nuestro desarrollo en su momento, sin duda alguna la IA tendrá un gran impacto sobre la actividad humana, sin embargo, su aplicación para bien o para mal dependerá en gran medida de los principios éticos y morales de cada quien. Sin duda alguna sus beneficios son inimaginables… Y tú, ¿cómo piensas hacer uso de ella?

Es muy probable que en algún momento hayamos visto un esquema de trabajo o una serie de procesos muy controlados y restringidos, que prácticamente no dejan espacio para la flexibilidad y la innovación. Las personas quedan atrapadas en actividades tan reguladas que, cuando tratan de hacer algo diferente, son criticadas por sus colaboradores y se enfrentan a una resistencia al cambio. Las típicas frases como “aquí se hacen las cosas así” o “nosotros ya tenemos un proceso definido”, terminan por transformar las mejores prácticas en dogmas y mecanismos de control. La verdad es que la línea entre tener un proceso eficiente y forzar un proceso obligatorio es tan delgada, que es fácil convertir las prácticas en un destructor de un ambiente laboral sano y productivo. Cuando comenzamos a trabajar por trabajar, ponemos mucho de nuestro esfuerzo en ajustarnos a las reglas y muy poco en aprovechar nuestras capacidades para mejorar nuestro desempeño; trabajamos hasta el cansancio, pero nuestros resultados no son óptimos. “Work smarter, not harder”, que puede traducirse como “trabajar con inteligencia para trabajar menos”, nos indica que es mucho más valioso aprovechar nuestras capacidades y herramientas disponibles para realizar mejor nuestro trabajo. Esta mentalidad nos abre una ventana a la creatividad, y nos permite valorar más los resultados obtenidos que el tiempo y esfuerzo invertidos en lograrlos. Esta frase tiene sus orígenes en la década de los treinta del siglo pasado, pero su forma de pensamiento, es algo que ha existido desde que el primer inventor de la prehistoria empezó a tallar piedras para fabricar armas, lo que le permitió cazar más animales con menos esfuerzo. La innovación tecnológica siempre ha implicado aprovechar los conocimientos y habilidades disponibles, para lograr un mejor resultado con menor esfuerzo. Esta forma de pensamiento ha sido el motor histórico de la ciencia y la tecnología. Al aplicar estas habilidades en nuestro trabajo diario, nos enfrentaremos a retos más desafiantes, pero también más atractivos, lo que nos obligará a involucrarnos más y dejar nuestra huella en el trabajo. Si nuestra comunidad laboral es lo suficientemente madura para comprender este proceso, fomentará esta mentalidad en todos sus colaboradores. Es importante tener en cuenta que debemos cuidar el entorno laboral y no tomar a la ligera la flexibilidad para tomar decisiones. No podemos simplemente ignorar las reglas. Cuidar el entorno implica establecer tendencias y lineamientos que permitan desarrollar e implementar otros métodos, pero de manera segura para la empresa, fomentando resultados positivos, previniendo y mitigando los riesgos que esta libertad implica. Si tú eres un vanguardista que busca llevar esta mentalidad a su entorno de trabajo, te sugerimos lo siguiente: ✓ Actúa con el ejemplo: Demuestra que tu propia libertad creativa, al momento de desarrollar tu trabajo, te hace sentirte más involucrado y más satisfecho de los buenos resultados que generas. ✓ Identifica y comparte tus resultados: Monitorea el valor que generas con tu trabajo y compártelo con tus colaboradores. Crea evidencias medibles y comprobables para combatir el miedo a la innovación y al cambio. ✓ Ayuda a tus colaboradores: Comparte tus experiencias y conocimientos con otros, especialmente si están en problemas; la innovación se favorece de la comunicación y la enseñanza. No importa el nivel de experiencia o habilidad, todos pueden aportar algo al conocimiento grupal. ✓ Aprende a tolerar las diferencias y aprender de ellas: En un entorno con tanta libertad, es posible que encuentres formas de trabajo que, aunque funcionen para otros, no te gusten a ti. Tolerar no solo implica no quejarse ni atacar a quienes piensan diferente, sino también colaborar con ellos. ✓ Confía en tu trabajo y defiéndelo: Si ocupas menos tiempo en realizar el mismo trabajo que otros que se esfuerzan mucho más, puede dar la impresión de que no estás haciendo nada. Es importante dejar claro a todo el equipo que tus resultados son igual de valiosos, aunque no estés fatigado ni estresado todo el tiempo. ✓ Dale más valor a tu tiempo libre: Aprovecha que pasas menos tiempo batallando con procesos obsoletos y dedica tu tiempo libre a mejorar otras actividades, generar propuestas, reducir la carga de trabajo de tus compañeros y aprender cosas nuevas que contribuyan al desarrollo de tu equipo. Gracias a la amplia variedad de herramientas tecnológicas que tenemos a nuestro alcance, podemos encontrar mejores formas de trabajar y colaborar con nuestros compañeros, lo que nos permite darle mayor valor a nuestro tiempo y aprovechar mejor nuestra energía. Depende de ti iniciar, fomentar y contribuir a este cambio. Si quieres conocer más sobre nuestras herramientas digitales que favorecen el trabajo inteligente, visita nuestro sitio web systec-consulting.net o escríbenos a info@systec-consulting.net y con gusto te ayudaremos a desarrollar e implementar tu esquema de trabajo ideal.

En los últimos años, la tecnología ha avanzado de manera estratosférica y con ello, la dinámica de vida ha cambiado. Ahora todo gira en torno a qué tan eficientemente podemos realizar procesos y tareas en nuestro día a día. Smartsheet es una de las tecnologías que ha mejorado y automatizado los procesos corporativos. Sin embargo, no todo lo relacionado con la tecnología ha sido para mejor. Los casos de phishing y hacking son muy comunes y pueden resultar en la pérdida de información sensible, ya sea personal o empresarial. Es por eso que Smartsheet se compromete con la seguridad de la información y cuenta con diferentes mecanismos para salvaguardar la privacidad de tu información. Smartsheet es una plataforma en la nube, que como todas, se ve amenazada por los ladrones de información de manera habitual. Por esta razón, la arquitectura de la plataforma de Smartsheet se basa en una estructura End to End; es decir, tu información está cifrada dentro de los servidores de Smartsheet para su protección. En cuánto tú quieras disponer de ella, se encuentra lista para su visualización. La aplicación de Smartsheet cuenta con múltiples capas de seguridad, incluyendo salvaguardas que desinfectan las solicitudes y respuestas a medida que entran y salen de la arquitectura del producto. La plataforma central de Smartsheet está diseñada para separar la lógica de negocio de la solicitud de datos y respuesta, lo que le permite centrarse en crear capacidades y lógica empresarial que aprovechan su infraestructura segura integrada. Smartsheet ha diseñado sus redes y sistemas con el concepto de "defensa en profundidad" en mente. Los sistemas se construyen a partir de imágenes de base seguras y reforzadas, asignándoles funciones específicas y desplegándose en grupos aislados de sistemas similares. La comunicación entre los sistemas se establece de forma segura y unidireccional, entre sistemas de origen y sistemas de destino en puertos y protocolos definidos. Como se muestra en la imagen, los sistemas y servidores se encuentran sumamente protegidos por los sistemas unidireccionales y el cifrado de los datos. De igual forma, Smartsheet tiene diferentes métodos para que la información dentro de la organización no se filtre. Uno de estos métodos son los niveles de permiso, con los cuales podremos definir quién tiene acceso a la información. Los diferentes niveles de permiso permiten definir si se tiene acceso para compartir, editar o solo visualizar la información. Es importante tener bien definido los roles del equipo para asignar el permiso correcto a cada uno de los miembros del mismo. Por último, es importante mencionar los métodos de acceso a nuestras cuentas de Smartsheet para garantizar la seguridad y evitar el acceso no autorizado. Uno de los métodos más comunes es el Single Sign On (SSO), el cual utiliza contraseñas, mensajes y aplicaciones de gestión de sesiones como Okta para autenticar el inicio de sesión. Este método está disponible con una licencia Enterprise de Smartsheet y es compatible con cuentas de Microsoft, Azure, Google, entre otras. Smartsheet cuenta con diversos métodos de protección y autenticación de la información, que nos brinda la tranquilidad de saber que nuestros datos están resguardados y seguros en todo momento. Si buscas más información acerca de cómo gestionar tu proyecto en Smartsheet, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

Como sabemos, Smartsheet se destaca por su gran versatilidad, permitiéndonos aprovecharla en diversos casos de uso, áreas y equipos de trabajo. Entre los casos más comunes en los que se utiliza la plataforma podemos encontrar el control de clientes, contabilidad, recursos humanos, marketing, ventas, y muchos más, pero el más popular, sin duda alguna, es la gestión de proyectos. La correcta gestión de proyectos es fundamental tanto al inicio como durante su desarrollo en una empresa, ya que de ello depende en gran medida el éxito del proyecto, el cumplimiento de los objetivos y su finalización en tiempo y forma Por esta razón, contar con una plataforma completa, accesible y sencilla como Smartsheet nos permite conducir el proyecto de manera eficiente, transparente y colaborativa. Para ayudarte a tener un control de las facetas más importantes de tus proyectos y comenzar de forma más rápida y organizada, en este artículo te compartimos 5 hojas clave que no pueden faltar en tu gestión de proyectos a través de Smartsheet. 1. Plan de trabajo de proyecto con la vista de Gantt La primera hoja que no puede faltar en tu carpeta de proyecto es una hoja de planificación con el cronograma de actividades y la vista de Gantt. El objetivo principal de esta hoja es hacer un seguimiento detallado de la ejecución de las actividades para asegurar que se cumplan en tiempo y forma. Cada plan de trabajo puede tener elementos adicionales y opcionales, dependiendo de la empresa o el proyecto, pero hay ciertas características que debe tener una hoja de Smartsheet para ser considerada una hoja de proyecto: Etapas, actividades e hitos. Columnas de fechas de inicio y fin, % de avance, duración. Línea base del proyecto. Vista de Gantt. Dependencias y relaciones entre tareas. Ruta crítica. Persona responsable y su % de asignación de tareas. Tener un plan de trabajo en Smartsheet te permitirá visualizar la información de manera clara y colaborar eficientemente con tu equipo gracias a las automatizaciones que ofrece. 2. Control de issues En la gestión de proyectos, se utiliza el término "incidente" (o "issue" en inglés) para referirse a cualquier problema, error, mejora o pregunta que pueda surgir durante la ejecución de manera imprevista. En la gestión de incidentes, el desafío principal es resolver los problemas de manera rápida y con el menor impacto posible en el proyecto. La gestión de issues mediante una hoja de Smartsheet resulta muy eficaz para identificar y documentar problemas que surgen durante la vida del proyecto. Por ejemplo, a través de formularios se puede capturar detalladamente cada incidencia. Además, la consolidación de toda la información acerca de los problemas en un solo lugar permite al equipo acceder al estado y los detalles de los incidentes en cualquier momento. Los flujos de automatización y los informes son herramientas valiosas para evaluar los problemas y su impacto potencial, lo que ayuda a elaborar un plan de resolución adecuado. 3. Gestión de riesgos La gestión de riesgos es un proceso altamente complejo y exigente dentro de la administración de proyectos. Sin embargo, es crucial prestar atención a este aspecto, ya que los riesgos, especialmente aquellos no identificados o mal gestionados, son una de las principales causas de fracaso en los proyectos. Mantener una hoja actualizada de gestión de riesgos es crucial para monitorear el estado de un proyecto. Es recomendable analizar el impacto de los riesgos, identificar planes para contingencias y revisar la ejecución de las respuestas. Con Smartsheet, puedes configurar formularios para registrar riesgos, definir flujos de notificaciones, generar reportes y una matriz de riesgos automatizada utilizando fórmulas. 4. Control de cambios Es fundamental contar con un alcance claro y definido antes de iniciar la ejecución del proyecto. Sin embargo, incluso con una sólida planificación, el alcance puede cambiar durante la ejecución, lo que puede ocasionar desviaciones, retrasos en las fechas límite, aumentos en los costos y dificultades en la gestión de recursos. Por estas razón, es muy importante tener un proceso de solicitudes y control de cambios bien definido y ordenado. Para lograrlo, se puede utilizar una hoja de Smartsheet para registrar los cambios y su impacto en costos y tiempos, configurar flujos de aprobación interno y externo con el cliente, y asignar tareas y responsabilidades de manera prioritaria. 5. Minutas de reunión En muchas ocasiones, la información en una empresa suele estar dispersa y desactualizada, lo que tiene un impacto negativo en la gestión de proyectos. Es fundamental incluir en tu carpeta la hoja de minutas de reunión, donde se registren los acuerdos y compromisos detallados. Esta hoja tiene como objetivo centralizar todos los puntos clave discutidos durante las reuniones de equipo. En esta hoja puedes estar anotando todas las minutas de las juntas dedicadas a tu proyecto, incluso puedes publicar esta hoja a los contactos del cliente o configurar unos flujos de notificación o solicitud de actualización para ellos. Genera un reporte de acuerdos pendientes y empieza cada nueva reunión con la revisión del reporte de temas no solucionados, que siempre esté a la mano. +Tablero del proyecto Una de las funcionalidades más valiosas de Smartsheet son los tableros. Un tablero de control de proyecto te brinda acceso rápido y visual a la información más relevante. Al igual que con las hojas de cuadrícula, puedes personalizar la información que deseas visualizar, cómo el estado del proyecto, fechas de inicio y fin, riesgos identificados, responsables, entre otros. Puedes definir parámetros, gráficos e informes necesarios para incluir en el panel. La información en tu tablero se actualizará en tiempo real, lo que te permite tomar acción o presentar avances con datos siempre actualizados. Ahora que ya conoces las 5 hojas que no pueden faltar en tu gestión de proyectos en Smartsheet, atrévete a configurarlas, y haz uso de todas las funcionalidades que la plataforma ofrece. Recuerda que al ser una plataforma en la nube siempre podrás acceder a todos los datos o colaborar con tu equipo de trabajo. En SYSTEC Consulting somos especialistas en aplicaciones tecnológicas para el uso empresarial. Si buscas más información acerca de cómo gestionar tu proyecto en Smartsheet o alguna otra solución, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

En un mundo empresarial en constante cambio, es crucial adaptarse a las nuevas tendencias para no desaparecer. En la actualidad, vivimos en una era globalizada donde la innovación es clave para sobrevivir. Por esta razón, los líderes empresariales se enfrentan al desafío de adaptarse e innovar constantemente en sus organizaciones. Con el internet y los diferentes métodos disponibles actuales, la toma de decisiones de manera inmediata es prioritaria para seguir avanzando. Por ello, en este artículo se presentarán una serie de pasos para ayudarte a tomar decisiones de manera concreta y correcta. 1. Los datos son tus amigos La modernidad trajo consigo muchas mejoras, no solo en la vida humana, sino también en el mundo de los negocios. En la última década, el avance de las ciencias computacionales ha traído consigo conceptos como la Ciencia de Datos, una rama estadística que se enfoca en encontrar, organizar y analizar grandes volúmenes de información con el objetivo de comprender mejor las operaciones, el mercado y los procesos internos. Es fundamental aprovechar los datos obtenidos mediante estas técnicas, ya que proporcionan información precisa y veraz que permite entender la situación actual de la organización. Como líder, es importante comprender la historia que nos cuentan los datos. La capacidad de interpretar gráficas y resultados de análisis se vuelve crucial para tomar decisiones acertadas en beneficio de la empresa. Si te cuesta entender los análisis de datos, no te preocupes, aquí tienes el siguiente punto para ayudarte. 2. Si no sabes algo, pregunta… Es normal no poder comprender toda la información, al final de cuentas, no somos expertos en todas las áreas. Es por eso que rodearse de un equipo capaz, con amplios conocimientos en diversas áreas, puede hacer de ti un líder más seguro y preciso en la toma de decisiones. Si te encuentras en una situación en la que no tienes conocimientos sobre un tema prioritario que requiere una solución, es siempre recomendable acudir a un experto para aclarar la situación. Es fundamental confiar en tu equipo y comprender que su rol es brindarte asesoramiento y no tomar decisiones por ti. Reconocer la importancia de esta confianza mutua te permitirá obtener el mejor apoyo y resultados en tu liderazgo. De igual manera, es crucial destacar la importancia de observar a los competidores y analizar las decisiones que están tomando. Mantenerse alerta ante las acciones de los demás te proporcionará información valiosa sobre el sector y te permitirá tomar decisiones más informadas. 3. Sigue tu intuición Una vez que hayas revisado la información proporcionada por los datos, consultado sobre temas que no comprendes y observado las acciones de la competencia, toma la decisión que creas pertinente y sigue tu intuición. La toma de decisiones es un factor clave para obtener una ventaja competitiva, y tardar demasiado en tomar la iniciativa podría ser peligroso con un mercado en constante cambio. La intuición de un líder es lo que lleva a la organización a triunfar. Una vez que hayas comprendido la información, la decisión correcta se presentará ante ti. Tomar decisiones es un proceso complejo que requiere experiencia y comprensión de las situaciones que se presentan. Los tres consejos anteriores pueden ayudarte a tener una visión más completa de la situación de tu organización y del ecosistema empresarial para tomar decisiones acertadas y seguir creciendo como empresa. Esperamos que estos pasos te sean útiles para tomar decisiones acertadas y lograr un crecimiento tanto personal como empresarial. Si quieres conocer más sobre nuestras herramientas digitales que favorecen la toma de decisiones, visita nuestro sitio web systec-consulting.net o escríbenos a info@systec-consulting.net y con gusto te ayudaremos.

Independientemente del propósito para el que utilices la aplicación, los dashboards de Smartsheet son una herramienta increíblemente útil a la hora de compartir y presentar información. Con ellos, los datos relevantes de tu trabajo siempre estarán disponibles y por supuesto, actualizados. Es muy probable que ya estés familiarizado con esta herramienta y que ya estés aprovechando todas sus características. Sin embargo, repasemos algunos detalles clave que te permitirán sacar el máximo provecho. Los tableros son una herramienta de comunicación que otorga visibilidad en tiempo real de aquellos datos críticos de tu proyecto, campaña o cualquier tipo de información que manejes en la plataforma. Estos se componen de widgets sencillos de configurar, que te permitirán incorporar diversos elementos para presentar tus datos o documentación. Al igual que con las hojas e informes, los dashboards se pueden compartir con cualquier persona, incluidos compañeros de equipo, ejecutivos e incluso clientes externos. De esta manera, Smartsheet te garantiza que puedas obtener la información necesaria, en el momento que quieras y compartirla con las personas adecuadas. Además, los tableros también pueden funcionar como una página central que concentra todos los datos relevantes sobre tu programa, proceso o proyecto. A continuación te presentamos las nuevas configuraciones disponibles para los tableros, que amplían aún más su funcionalidad y personalización: 1. Personaliza el color de fondo de tu tablero y widgets Con esta nueva actualización, podrás elevar el nivel de tus presentaciones y mejorar su apariencia. Podrás seleccionar colores que se ajusten perfectamente al estilo de tu organización, lo que permitirá que tus tableros muestren una imagen mucho más profesional, dinámica y creativa. 2. Configura el tamaño y márgenes del widget de imagen Aunque la creación de tableros en Smartsheet siempre ha sido amigable y sumamente versátil, con estas nuevas mejoras podrás personalizar aún más la incorporación de imágenes. De esta manera, Smartsheet continúa eliminando las limitaciones previas al momento de agregar una foto, brindándote mayor libertad y flexibilidad creativa. 3. Nuevas fuentes disponibles La creación de tableros dinámicos e interesantes, tanto en contenido como en diseño, nos permitirá presentar la información de manera más profesional. La integración de nuevas tipografías facilitará en gran medida este proceso, permitiéndonos crear presentaciones más atractivas y efectivas. En conclusión, los tableros de Smartsheet son una herramienta extremadamente práctica para reunir y presentar tu información clave a terceras personas, tanto dentro como fuera de tu organización. Además, estos tableros suelen reflejar el trabajo realizado y la imagen de la empresa hacia el público externo. Con estas pequeñas, pero poderosas actualizaciones podrás ir al siguiente nivel y crear tableros mucho más interesantes y sobresalientes. En SYSTEC Consulting somos especialistas en aplicaciones tecnológicas para el uso empresarial. Si buscas más información acerca de cómo generar tu tablero en Smartsheet, o quieres llevar tu actual dashboard al siguiente nivel o alguna otra solución, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

Una de las funciones más importantes (y desafiantes) de Smartsheet, es su capacidad para buscar información en diferentes hojas y centralizarla en una sola, lo que nos permite conectar múltiples elementos independientes. Esta funcionalidad nos brinda la posibilidad de diseñar sistemas de gestión de información complejos de manera sencilla y eficiente. Cuando necesitamos extraer datos específicos de una hoja de Smartsheet, es común utilizar la fórmula VLOOKUP. Esta fórmula es fácil de entender, ya que solo requiere tres campos obligatorios: el valor que se desea buscar, el rango de celdas que se evaluarán y la columna de la que se desea extraer la información. Además, cuenta con un cuarto campo opcional que permite decidir si se desea una coincidencia exacta o aproximada de la búsqueda. Veamos este caso: Imaginemos que tenemos una base de datos de los medicamentos disponibles en el almacén de una farmacia pequeña. Digamos que el encargado quiere consultar la disponibilidad y el precio de cierto medicamento en su hoja de pedidos; con el uso de VLOOKUP podrá simplemente ingresar el nombre del medicamento para obtener los datos requeridos. Es importante destacar que es recomendable mantener el tipo de coincidencia en "verdadero" (true), ya que de esta manera se realizará una búsqueda inteligente que reconocerá el nombre del medicamento, incluso si no se ha escrito de forma exacta. En caso de establecer la opción en "falso" (false), el valor ingresado deberá ser idéntico para evitar posibles errores. Hasta ahora todo muy bien, ¿cierto?, parecería que esto es todo lo que se necesita para tener una perfecta comunicación entre nuestras hojas de Smartsheet; ¿pero qué sucede cuando hacemos modificaciones en nuestra hoja de almacén? Los cambios más pequeños, pueden resultar desastrosos al momento de aplicar VLOOKUP y solucionarlos puede no ser tan sencillo conforme el número de búsquedas se incrementa. Por ejemplo, en este caso, al supervisor del almacén, le es más útil dejar la clasificación del medicamento hasta el final de la hoja: Veamos el efecto que tiene este insignificante cambio en nuestras celdas que utilizan VLOOKUP. Todas esas celdas arrojan ahora un error. Esto se debe a la manera en que VLOOKUP analiza los datos, la función necesita que el orden sea siempre igual, lo que le resta mucha flexibilidad y fomenta los errores. Tenemos a nuestra disposición una maravillosa alternativa para evitar este tipo de problemas: la combinación de las funciones INDEX y MATCH. Este dúo dinámico nos permitirá superar las limitaciones de VLOOKUP y, al mismo tiempo, agilizar nuestro trabajo, incluso al analizar grandes cantidades de información. Aunque VLOOKUP es relativamente más sencillo de usar, una vez que domines la combinación INDEX-MATCH, se convertirá en tu opción preferida. La magia de INDEX/MATCH radica en que la búsqueda y extracción de valores se realizan por separado en dos funciones distintas, a diferencia de VLOOKUP que combina ambas en una sola fórmula. Con MATCH tenemos el control para especificar la columna en la que deseamos buscar un valor, mientras que INDEX nos permite extraer el valor de la fila encontrada por la función MATCH. Esta flexibilidad y separación de funciones es lo que hace que INDEX/MATCH sea una combinación poderosa y versátil. Como las filas y columnas están ligadas a los valores que nos interesan, ya no importará si las cambiamos de lugar, y como nuestra búsqueda únicamente es para determinar el valor de fila que se le indicará a INDEX, el proceso se hace muchísimo más rápido que con VLOOKUP. INDEX/MATCH es, sin duda, una alternativa más eficiente, segura y flexible en comparación con VLOOKUP. Si bien puede requerir un poco más de práctica y comprensión inicial, una vez que te familiarices con su funcionamiento, te darás cuenta de su poder y eficiencia. Te permitirá hacer búsquedas y extracciones de datos precisas, adaptar tus fórmulas a diferentes escenarios y mantener la integridad de tus búsquedas incluso ante cambios en tus hojas de datos. Así que no dudes en explorar y dominar INDEX/MATCH, ¡te abrirá nuevas posibilidades en el manejo de tus datos! Pierde el miedo a las fórmulas y aprende a usar este dúo dinámico para que mejores tus sistemas de datos al máximo. Si deseas explorar más a fondo las diversas funciones de Smartsheet o necesitas ayuda para dominarlas, no dudes en contactarnos a través de nuestra página web systec-consulting.net o escríbenos a info@systec-consulting.net y con gusto te ayudaremos.