Las constantes actualizaciones de las plataformas en la nube son indispensables. Se debe tomar en cuenta la retroalimentación de los usuarios para crear nuevos procesos y nuevas interacciones para adaptarse a las necesidades que tienen. Smartsheet no es la excepción, y a través del 2022, recibió múltiples actualizaciones importantes que te ayudarán a cumplir tus metas. En las imágenes podemos observar la lista de todas las mejoras que nos proporcionó el equipo de Smartsheet, siempre manteniendo un gran ritmo y el compromiso de ofrecer nuevas capacidades cada mes del año. Algunas de las actualizaciones más importantes y esperadas eran: Una nueva experiencia de administración de los flujos automatizados, junto con la integración de las plantillas de los flujos. La introducción del flujo de generación automática de documentos PDF. Uso de la vista de tarjetas en los reportes. Mayor posibilidad de edición y personalización de los formularios. Cabe destacar que uno de los principales enfoques de Smartsheet es mejorar la funcionalidad que ofrecen las distintas Premium Apps y profundizar en las integraciones con otras herramientas. 1. FLUJOS DE AUTOMATIZACIÓN Los flujos de automatización son una de las herramientas clave y pilares de los beneficios de Smartsheet, que permite mayor agilidad en la realización de nuestro trabajo. Conoce a continuación sus actualizaciones más importantes: Integración de plantillas Este año Smartsheet agregó la nueva galería de plantillas, una actualización que rediseñó por completo la administración de los flujos de trabajo. Esta galería es un gran recurso de apoyo, ya que viene con bloques de desencadenador, condiciones y acciones de distintos tipos, los cuales facilitan el proceso de la configuración y el uso de los flujos. Realiza los cambios necesarios para adaptar cualquier flujo a tus necesidades. El flujo de generación de documentos. Aprovecha el nuevo flujo de automatización para crear el documento que necesitas al instante, ya sea un contrato, carta, orden de compra u otro archivo; cada que recibas la aprobación o que se agregue una nueva fila a tus hojas. 2. FORMULARIOS Otra herramienta de Smartsheet, muy beneficiosa para recopilar cualquier solicitud, registro, o ticket de soporte, es el formulario, que recibió distintas actualizaciones este año: Edición de texto / formato de texto Ahora puedes personalizar el formato de texto en los campos, para ajustar aún más cualquier instrucción, incluyendo diferentes estilos, colores de texto y resaltado, viñetas, numeración e hipervínculos. Listas de uso seguro Puedes limitar el acceso a los usuarios de la lista de dominios seguros. Es decir, las personas que abran tu formulario deberán iniciar sesión en una cuenta de Smartsheet que coincida con el dominio seguro; de lo contrario, no tendrán acceso a él. Disponible offline Por último, con los formularios disponibles sin conexión en la aplicación móvil de Smartsheet, puedes enviar formularios desde tu teléfono o tableta en cualquier lugar, incluso si no tienes datos móviles o WiFi activado. 3. COLUMNAS DE SEGUIMIENTO Smartsheet tuvo varias actualizaciones acerca de las columnas de seguimiento de la información, te traemos las más importantes: Comentarios Se crea una nueva columna automática con el último comentario anotado en la fila, donde no solo verás el cuerpo del último mensaje, sino también el nombre de la persona que dejó el comentario y si mencionó a alguno de los compañeros. Pruebas La siguiente actualización permite a los usuarios llevar el seguimiento de las pruebas de los documentos directamente en las columnas de la hoja, guardando y actualizando automáticamente detalles como estado de la prueba, número de versiones, fechas de creación y finalización de la revisión. 4. REPORTES Otro componente, que utilizamos para el seguimiento del estado de las actividades, es el reporte de Smartsheet. La última actualización incorpora la vista de tarjetas. Te permite consolidar varias hojas en un informe y transformar filas en tarjetas muy visuales e interactivas, que se organizan en carriles según los valores de las listas desplegables, contactos o símbolos. 5. GESTIÓN DE PROYECTOS Uno de los casos de uso más comunes de Smartsheet, si no el más común, es la gestión de proyectos, donde es clave contar con las necesarias herramientas para identificar cualquier dato crítico o desviación: Fórmulas de proyectos Por ejemplo la nueva función TOTALFLOAT() calcula la cantidad de días hábiles que se puede retrasar una tarea sin afectar la fecha de término del proyecto, ayudando a identificar y mitigar el riesgo de retraso. Utiliza esta nueva función junto con las otras fórmulas de la gestión de proyectos: ISCRITICAL (para identificar si la tarea se encuentra en la ruta crítica) y SUCCESSORS (para calcular los sucesores directos de una tarea). Asistente de Proyecto Si apenas estás conociendo Smartsheet y no sabes por dónde empezar, puedes crear rápidamente una solución con un par de clics, utilizando el Asistente de Proyecto. Esta pequeña solución incluirá una hoja de proyecto, un par de informes y un tablero sencillo de control para que puedas utilizarlos como referencia o la base de tu solución. Smartsheet está en constante cambio para adaptarse a las necesidades de cada uno de sus usuarios. Y sin duda, el próximo año Smartsheet seguirá cambiando su experiencia para seguir avanzando junto con tus procesos. Si quieres conocer más acerca de las nuevas funcionalidades, puedes agendar una demostración de las mismas en nuestra página de internet www.orkesta.net/smartsheet o bien escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención más personalizada.

¿Constantemente corres de una reunión a otra?, ¿el desarrollo de tu proyecto se detiene si no estás disponible para aprobar tareas?, ¿siempre te preocupan los mensajes que puedas perderte por la falta de conectividad? Entonces la aplicación móvil de Smartsheet es para ti. Comprueba el estado de tu proyecto en tiempo real, recopila información y colabora, estés donde estés. Aquí te presentamos cinco formas en que puedes utilizar la aplicación para trabajar en cualquier lugar: 1. Seguimiento al alcance de tu mano En una reunión, en un avión o en la fila para tomar un café, mantente al día con tu trabajo utilizando tus hojas, informes y tableros en tiempo real. Consultar tus dashboards en tu dispositivo móvil te proporciona una visión ejecutiva en tiempo real del estado de tu negocio al alcance de tu mano, sin tener que desplazarte por innumerables hojas e informes. Tip: Los dashboards se reorganizan y optimizan cuando se ven en la aplicación móvil, pero a veces es útil ver el diseño de escritorio para obtener la vista completa. Puedes cambiar fácilmente al "diseño de escritorio" haciendo clic en el botón azul en la parte inferior derecha de cada panel en la aplicación. 2. Captura información sobre la marcha sin conectividad ¿Quieres ingresar formularios, presentar solicitudes o gestionar instalaciones sin WiFi? Abandona los procesos de lápiz y papel que tan a menudo te acompañan a los lugares de trabajo remotos y captura datos sin errores de conexión, con la aplicación móvil de Smartsheet. Marca los formularios para su uso sin conexión en la aplicación de modo que puedas capturar información independientemente de la confiabilidad de tu conexión a internet. Tip: Utiliza un formulario como un potente flujo de trabajo para alertar a alguien, solicitar una aprobación o incluso generar automáticamente un documento como un formulario de pedido o un contrato. 3. Mantén el flujo de trabajo El trabajo se mueve más rápido que nunca, pero el progreso puede ralentizarse si tu equipo y las partes interesadas tienen que esperar a que estés disponible para checar las actualizaciones, revisiones y aprobaciones. Las herramientas portátiles te permiten mantener el flujo de trabajo. Sé capaz de recibir notificaciones instantáneas sobre elementos críticos y actúa en el momento oportuno. Completa rápidamente las solicitudes de actualización y aprobación, y logra ver y responder los comentarios en tiempo real. 4. Código de barras, imágenes, localización La aplicación móvil te ofrece oportunidades únicas para capturar información. Añade contexto a tu trabajo con la ayuda de fotos, códigos de barras y ubicaciones. La captura de imágenes puede acelerar la entrada de información crítica desde el campo. Recorta, gira y realiza otras ediciones ligeras a las imágenes cuando las cargues. El escaneo de códigos de barras te permite escanear e introducir rápidamente una cadena de números de un código de barras, ya sea para buscar una coincidencia existente en Smartsheet o para añadir una cadena a la celda. Tip: Nuestro Centro de soluciones ofrece una amplia gama de plantillas, incluida una para la Gestión de inventario con código de barras. 5. Vista móvil Necesitas acceder y editar tus datos sobre la marcha, lo que significa que necesitas vistas optimizadas para la pantalla de tu teléfono. La vista móvil muestra la información de las filas de tus hojas en un formato de tarjeta vertical, solo con los campos clave que especifiques. Con una lista de datos fácilmente desplazable para revisar y actualizar sobre la marcha, podrás trabajar siempre que te llegue la inspiración. ¡Qué esperas para descargar la aplicación móvil hoy mismo!, disponible en App Store para iOS y en Google Play Store para Android. Si quieres conocer más acerca de la plataforma Smartsheet y sus beneficios, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet o bien, escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

Un nuevo año empieza, y Smartsheet trae consigo un nuevo diseño. En este artículo nosotros te comentaremos algunas ventajas que tiene este diseño mejorado para que las aproveches al máximo en tu día a día. Conoce las nuevas actualizaciones y las razones detrás de estos cambios, obtén una descripción general del nuevo sistema de diseño, y el papel que juegan los comentarios de los clientes en las decisiones de diseño. A continuación, vamos a encontrar una lista de los cambios que presenta la interfaz renovada. Cabe destacar que esta versión está basada en los comentarios que recibe Smartsheet de los clientes a través de su canal de comunicación directa en la plataforma, y que le permiten hacer que el sistema sea cada día más intuitivo, poderoso y moderno. - Encuentra más rápido lo que necesitas con el campo de búsqueda actualizado Smartsheet consolidó las funciones y los elementos de navegación más utilizados en una nueva barra de búsqueda, a la que siempre podrás acceder de forma sencilla en la esquina superior derecha de tu pantalla para que puedas moverte más rápidamente a través de la plataforma. *Esta nueva herramienta también puedes ocultarla en modo pantalla completa cuando estás trabajando en una hoja. La apariencia de la pantalla de buscador fue rediseñada por completo para mejorar su rendimiento. Ahora no solo tiene una interfaz de usuario moderna, sino que también es más escalable y cuenta con una mejor precisión en los resultados. Esto nos ayudará a encontrar los elementos de Smartsheet más rápido y trabajar de manera más eficiente. - Una nueva experiencia del Inicio para resaltar los elementos más importantes para cada usuario Como parte del proceso para mejorar la experiencia en la página de bienvenida, Smartsheet eliminó la sección de solicitudes, logrando expandir el área de elementos sugeridos que emplea la inteligencia artificial para hacer sugerencias puntuales sobre las hojas que más usas o las que te gustaría ver a continuación. La nueva pantalla de inicio nos permite dedicar menos tiempo a buscar elementos de trabajo y más tiempo a realizar el trabajo. Recuerda, todavía puedes ver tus solicitudes pendientes de actualización y aprobación en el panel de notificaciones. - Visibilidad mejorada en la cuadrícula Smartsheet actualizó la iconografía, el espaciado en las hojas y agregó más color para ayudar a diferenciar los comentarios, los archivos adjuntos, los recordatorios y las pruebas entre sí. Además, recordemos que la ventana de propiedades de columna también cuenta un aspecto nuevo e incluye un cambio importante: las estrellas y las banderas ahora se encuentran dentro de la columna de casilla de verificación. El equipo de desarrollo de Smartsheet tiene pensado realizar más modificaciones al diseño de la plataforma durante este año, todo esto con la intención de lograr que la plataforma tenga mayor coherencia, escalabilidad y velocidad. Recuerda que el objetivo principal de Smartsheet es facilitar la búsqueda de los elementos de trabajo que necesitas en menos pasos y de manera más amigable. Es importante que sepas que Smartsheet toma en serio los comentarios y la retroalimentación de sus usuarios, por lo cual si quieres comunicar tu experiencia, busca el siguiente ícono en tu pantalla, que te llevará a un formulario de retroalimentación. Si quieres conocer más de las funcionalidades de Smartsheet o te interesa aprender a gestionar tus tareas, administrar tus tiempos y dominar funcionalidades para mejorar tu productividad, visítanos en www.orkesta.net/smartsheet o bien escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

Todos los días, los usuarios de Smartsheet crean métodos y procesos para la ejecución de su trabajo y la automatización de su empresa. Sin embargo, a veces es necesario hacer que la colaboración entre miembros del equipo, y con otras áreas en general, sea aún más eficiente. De esta forma se puede brindar información cuidando no compartir datos sensibles a personal que no le corresponde saber ese tipo de información. Es por eso que Smartsheet cuenta, en su licenciamiento de tipo Enterprise, con una herramienta que va a solucionar el problema desde su concepción: WorkApps. Pero, ¿qué es WorkApps? Es una plataforma - sin necesidad de programar con código - que agiliza el trabajo y simplifica la colaboración con aplicaciones de fácil navegación generadas directamente a partir de hojas, formularios, páneles, informes y contenido externo, como tableros de Tableau o Google Docs. Ya sea que estés en tu computadora, en una tableta o en el celular, con WorkApps tienes acceso a la información necesaria en el momento que necesites. Y a través de un sistema de roles, podrás decidir qué información requiere cada uno de los equipos, por ejemplo, hojas e informes correspondientes a su área específica. Es importante mencionar que, uno de los beneficios más grandes, es que cuentas con acceso a los elementos de Smartsheet sin la necesidad de tenerlos compartidos en los espacios de trabajo. Mientras tengas dicho elemento en el WorkApps, podrás editar, visualizar y comentar si se tienen los permisos necesarios. ¿Cómo se vería esto en acción? Imagina que gestionas una empresa que se dedica a vender computadoras y accesorios para empresas. Diferentes áreas están involucradas, desde la gestión de ventas a clientes hasta la entrega de los productos en las oficinas del cliente, y cada una de estas áreas tienen sus propias hojas con formularios, además de sus informes y tableros. Un punto de dolor común que se desea resolver para la gestión de la organización es ofrecer un lugar al que se pueda acudir para enviar entradas de formularios y realizar el seguimiento de cualquier tipo de solicitud. Con WorkApps podrás solucionarlo, obtén una aplicación para la organización que concentra toda la información pertinente, desde las solicitudes de las órdenes de compra, hasta la sección de logística que nos ayudará al seguimiento del envío. Esto a la par de mejorar y acelerar la experiencia de incorporación a nuevos colaboradores de la empresa, ya que no tendrán que ser expertos en Smartsheet para comenzar. En WorkApps el proceso de creación de tu propia aplicación es muy sencillo: puedes utilizar una de las aplicaciones precargadas de Smartsheet (control de proyectos, administración de reuniones y gestión de tickets de TI) o empezar desde cero: 1. Lo primero que tienes que hacer es seleccionar las páginas que pertenecerán a la aplicación. Estas pueden ser hojas, informes, tableros y formularios de Smartsheet, así como contenido web externo. Recuerda, que el objetivo principal es consolidar todo lo necesario en un solo lugar, a pesar de que los elementos puedan estar ubicados en diferentes espacios de trabajo. 2. Dentro de WorkApps tienes la posibilidad de poner algún tipo de vista (cuadrícula, Gantt o tarjeta) como predeterminada para cada una de tus hojas, así como un filtro predeterminado, el cual se te mostrará al iniciar el WorkApps. 3. También es posible configurar diferentes roles, que puedes categorizar por áreas o equipos de trabajo. De igual manera, podrás otorgar diversos permisos a los elementos de Smartsheet, como lo son Oculto, para que no puedan ver la información contenida en ese elemento; Visor, para revisar la información sin la opción de editar; y por último Editor, que da la opción de visualizar y editar dicho elemento. Y ¡listo!, ya por último, personaliza tu aplicación con un logo adecuado y un esquema de colores, para publicar tu WorkApps. Automáticamente, todos los usuarios que estén compartidos en las diferentes áreas recibirán acceso a la información, dependiendo de la configuración realizada. Aquí te compartimos los beneficios clave que obtienes con el uso de esta aplicación: Crea un número ilimitado de aplicaciones dedicadas con todo lo que necesitan tus colaboradores para sus actividades, adaptadas a su rol y función. Obtén toda la información necesaria, ya sea, elementos ubicados en diferentes espacios de trabajo o dentro de un mismo espacio, así como contenido externo a Smartsheet. Brinda acceso a través de WorkApps sin compartir hojas fuente de información. Los colaboradores incluso podrán visualizar y editar los datos de un informe, sin tener acceso a la hoja base. Comparte tus aplicaciones con usuarios con licencias de Smartsheet de cualquier plan. WorkApps, crea rápidamente soluciones que mejoran la manera de trabajar y colaborar. Aporta claridad a la forma de organizar tus proyectos y procesos clave de tu negocio. Desde el punto de vista de la seguridad, crear en WorkApps es tan seguro como utilizar Smartsheet. Si quieres conocer más acerca de Work Apps, puedes agendar una demostración de las mismas en nuestra página de internet www.orkesta.net/smartsheet o bien escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención más personalizada.

El proceso de toma de decisiones puede ser en ocasiones complicado, o bien derivar en resultados poco eficientes o positivos para tu organización. En este artículo vamos a explorar cómo las plataformas tecnológicas modernas pueden facilitar la toma de decisiones en tu empresa. Un proceso de toma de decisiones exitoso contribuye a un incremento de la productividad y a reducir los tiempos de reacción. Asimismo, fomenta la creación de nuevas oportunidades que aporten al desarrollo del negocio y evita posibles errores a futuro. Uno de los métodos más sencillos, pero efectivos de este proceso consiste de cinco fases: 1. Definición del problema: Comprende adecuadamente la situación y desde cuándo se encuentra presente. Aquí es importante contestar la pregunta: ¿cuál es el problema que se busca resolver? 2. Búsqueda de opciones e información: En esta fase reúne toda la información necesaria, así como los datos históricos y a su vez, considera todas las posibles alternativas. Es aquí donde resulta indispensable contar con una plataforma que contenga toda la información armonizada sobre la empresa o grupo de trabajo. De manera que todas las alternativas analizadas se encuentren basadas en información confiable y fidedigna. Con Smartsheet siempre puedes tener a la mano datos, documentos o información de tu trabajo, en tiempo real, y actualizada. 3. Evaluación de las diferentes soluciones Analiza las ventajas y desventajas de cada una de las soluciones propuestas, a fin de descartar aquellas que no generan grandes beneficios o bien se traducen en problemas o complicaciones para tu empresa o equipo de trabajo. 4. Elección de la solución Después de analizar cada una de las opciones seleccionadas previamente, se escoge la que represente mayor cantidad de beneficios en el largo plazo. En la mayoría de los casos, la opción más viable es combinar diferentes alternativas, de manera que la solución sea creativa y completa. 5. Plan de implementación En esta última etapa se detalla y evalúa la hoja de ruta a seguir, a fin de valorar su posible ejecución. Uno de los aspectos más importantes de esta fase es que nos permitirá saber si es necesario complementar con alguna otra de las posibilidades presentadas anteriormente. El seguimiento a la ejecución y la realización de cualquier iniciativa también se puede realizar dentro de la plataforma de Smartsheet, ya que nos ayudará a detallar todas las actividades y compromisos, mantener informados a todos los involucrados con avisos y recordatorios automáticos, y dar el seguimiento correcto. A lo largo de todo este proceso es importante basar el análisis en la información verídica y actualizada de la empresa. Por lo que herramientas de gestión del trabajo como Smartsheet desempeñan un papel activo en el seguimiento de decisiones clave. Al ser una herramienta sumamente versátil para cualquier caso de uso, todos los colaboradores podrán tener acceso a la información necesaria con los reportes y tableros visuales, ya sea para el desarrollo de una campaña de marketing, el comienzo de un nuevo trabajo, la gestión de proyectos, el manejo de presupuesto, entre muchas otras opciones. En orkesta podemos ayudarte a facilitar tu proceso de toma de decisiones con Smartsheet, de manera que todo tu equipo de trabajo tenga toda la información necesaria a su alcance de manera clara y organizada. Si quieres mayor información, visita nuestro sitio web orkesta.net/smartsheet o bien, escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

Sabemos que tu información es valiosa, y en ocasiones los permisos de colaboración en Smartsheet no cumplen con las necesidades de tu organización. Por eso, en este artículo conocerás Dynamic View, la aplicación premium de Smartsheet que te ayudará a proteger tu información y al mismo tiempo compartirla de manera dinámica. El objetivo principal es poder compartir secciones de tu hoja o informe sin tener que dar acceso a toda la hoja de origen. Esto quiere decir que todos los involucrados en un proceso podrán visualizar parcialmente y/o modificar bajo ciertas reglas la información de una hoja o reporte sin tener acceso a la información fuente. Con Dynamic View: Impulsa una colaboración eficiente Tú eliges el nivel de discreción en la colaboración. Esto se logra generando distintas vistas de información para cada colaborador involucrado en cada etapa del proceso, asegurando la integridad de tu información. Asimismo, adquiere la posibilidad de administrar procesos con tus proveedores, equipos mixtos internos y externos, o entre organizaciones, de manera rápida y sencilla. Protege la confidencialidad de tu información Siempre podrás compartir la información requerida sin comprometer tu confidencialidad, brindando acceso únicamente a aquellas filas y columnas que sean necesarias para tus colaboradores. Evita que las personas involucradas o proveedores accedan a la hoja completa y visualicen la información que nos les corresponde. Además, puedes definir reglas específicas para la visualización y edición de ciertos datos, de acuerdo al estado del proceso, aprobaciones requeridas, u otra situación que se puede presentar en tu negocio. De esta manera, la colaboración de tu equipo nunca se verá obstaculizada. Simplifica procesos Otra de las funcionalidades de gran valor que ofrece Dynamic View es la posibilidad de agilizar tus solicitudes de trabajo mediante el uso de un formulario integrado para recopilar, filtrar y ver el estado de la atención a las solicitudes entrantes. Así de fácil puedes mejorar tus soluciones relacionadas con los tickets de soporte, solicitudes de órdenes de compra, registro de vacaciones, propuestas de iniciativas de proyectos, etc. Recuerda que puedes generar una vista con formulario para el solicitante, y otra para el equipo responsable de la revisión. Esta aplicación premium de Smartsheet es para ti si: Manejas procesos de negocios que involucran diferentes áreas, organizaciones, clientes y colaboradores. Tu equipo de trabajo u organización requiere un alto nivel de colaboración con diferentes tipos de permisos y restricciones de acceso a la información. Quieres simplificar la búsqueda de la información y la visualización de datos requeridos para cada uno de tus colaboradores. Deseas eficientar procesos y brindar esta posibilidad a tus clientes, colaboradores y equipo. Tienes como objetivo transformar tu negocio y realizar tus actividades con menos pérdida de tiempo, esfuerzo duplicado o comunicaciones fragmentadas. Dynamic View es una aplicación premium de Smartsheet accesible para cualquier caso de uso y tipo de organización. Esta aplicación te permitirá compartir tu información de manera totalmente personalizada, protegiendo así lo más importante: tu privacidad. Si tú como nosotros quieres llevar tu negocio al siguiente nivel, visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para programar una demo o consultar cualquier duda.

En un mundo que cambia constantemente, la preparación de las empresas para innovar e implementar nuevas soluciones es primordial para su crecimiento. Para que las empresas estén preparadas a recibir e implementar cambios digitales, necesitan de una transformación digital ; es decir, un proceso de adaptación estructural y estratégico del modelo de negocio para la aplicación de innovaciones tecnológicas con el objetivo de optimizar procesos de una organización y solucionar problemas. Este proceso es implementado a través de la transformación de la cultura, estructura y procesos empresariales para una mayor productividad y colaboración en los equipos. La colaboración en equipo es cada vez más importante. Principalmente, después de la pandemia, los equipos tuvieron que adecuarse a trabajar remotamente y encontrar maneras de mantener la buena ejecución de las actividades . Distintos estudios declaran que empresas más desarrolladas digitalmente se vuelven más eficientes y ofrecen una mejor experiencia para sus clientes. Entre las soluciones más utilizadas para mejorar la productividad en el trabajo y la colaboración se destacan las herramientas de colaboración en línea . Estas utilizan acceso en la nube para facilitar la comunicación, organización del trabajo y ejecución de tareas. Igualmente, pueden ser usadas para gestionar equipos remotos o en sitios de trabajo. Existen herramientas de diferentes categorías, como por ejemplo: - Comunicación en equipo: Los colaboradores son organizados en grupos, logrando una comunicación instantánea por mensajes de texto, independientemente de dónde estén. Se envían los documentos y enlaces necesarios para el trabajo con un acceso rápido. Además, ayuda a reducir el número de reuniones y correos electrónicos. - Gestión de proyectos: Herramientas para equipos de todos los tamaños que facilitan la planeación, organización y visualización de todas las actividades relacionadas con la ejecución de un proyecto. Estas plataformas generalmente facilitan la comunicación entre el equipo e incluyen el almacenamiento de archivos. - Videoconferencias: Permite que los colaboradores internos y externos se conecten por videollamada o por teléfono para que puedan comunicarse en tiempo real, compartir sus pantallas y hablar por chat de manera eficiente. - Revisión de documentos: Se brinda acceso y permisos a los usuarios para que puedan visualizar, editar o hacer sugerencias para mejorar el contenido de los archivos. Es posible crear nuevos documentos y colaborar en los documentos existentes, de forma ágil y sencilla. - Almacenamiento: Posibilita almacenar archivos en un solo sitio, en donde pueden acceder todos los colaboradores desde cualquier dispositivo y utilizarlos de manera compartida. Los archivos pueden ser almacenados en carpetas para una mejor organización. - Gestión del trabajo: Permite que los colaboradores organicen todo su flujo de trabajo, incluyendo las tareas relacionadas con proyectos, carga de trabajo, gestión de documentos y sus versiones. Asimismo, que intercambien mensajes y reciban recordatorios de actividades pendientes, e inclusive automaticen sus tareas. Estas plataformas brindan la posibilidad de integrar otras herramientas empleadas en el trabajo para que todas las actividades se centren en un solo sitio. Estas son solo algunas de las categorías de herramientas de colaboración en línea comúnmente utilizadas por las empresas. Elegir aquellas que sean adecuadas para tu empresa es fundamental para optimizar el tiempo de los colaboradores y aumentar su productividad . Para esto hay que ser extremadamente cuidadosos al momento de considerar las opciones que brindarán los mejores resultados. Si necesitas una solución adecuada a tu negocio, contáctanos. En orkesta somos especialistas en plataformas que facilitan el proceso de transformación digital en empresas de todos los tamaños. Conoce más sobre nuestras soluciones, en nuestro sitio web www.orkesta.net/ o escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada y resolver tus dudas.

¿Alguna vez has sentido que trabajas y todo el manejo de tu tiempo está siendo caótico? ¿Las piezas y actividades del proyecto no se conectan como deberían? ¿Y las fechas de entrega, por lo general, no se cumplen? No te preocupes. Para que esto no te suceda, el primer paso que necesitas hacer en tus proyectos de Smartsheet es habilitar y definir el calendario de trabajo. Además de un calendario general que el administrador de la cuenta de Smartsheet en tu organización puede establecer, la plataforma te permite habilitar un calendario completamente personalizado para que puedas programar las actividades de tu proyecto día a día, hora a hora o semana a semana. Esto dependiendo de la medida de tiempo que tú prefieras elegir para tus actividades. Nota: La definición del calendario laboral se ejecuta dentro de las configuraciones de proyecto, a los cuales tendrás acceso solo cuando ya tengas habilitada la vista de Gantt. Para esto necesitarás al menos dos columnas de tipo Fecha en tu hoja. Sigue los pasos descritos a continuación para habilitar y configurar tu calendario: 1. Dentro de tu plan de trabajo o cronograma de actividades, ve a la vista de Gantt en donde podrás encontrar un icono de engrane que te permitirá configurar el calendario. Da clic en ese ícono para comenzar. 2. La configuración desplegará un menú en donde deberás seleccionar la casilla de “Dependencias habilitadas”, en caso de no tenerla ya marcada. Automáticamente, Smartsheet creará para ti la columna de “Predecesoras” y “Duración”. 3. A un lado del menú de dependencias se encuentra la sección de días laborables. Da clic en Editar para cambiar los rangos de los días laborables; es decir, que sean de lunes a viernes o ajustados al horario que uses en tu proyecto. También modifica la duración del día laboral en horas y coloca aquí los días feriados para que tu proyecto los tomé en consideración y las tareas queden programadas únicamente para los días de trabajo. 4. En el menú “Días laborables” selecciona los días de la semana que tú y tu equipo le dedicarán a este proyecto, recuerda que cada responsable es esencial para la ejecución de tareas en tiempo. Marca la casilla del día que quieras agregar y desmarca la casilla para los días que tu equipo y tú descansan del proyecto. 5. Cambia de manera manual el número de horas por día que le dedicaras al proyecto, esto hará que cada momento cuente dentro de la realización de las diversas actividades. Este punto es clave sobre todo en aquellos proyectos donde las duraciones de las actividades se definen en horas. 6. Ahora solo nos queda configurar los días no laborables, aquellos que no contarán para el desarrollo de nuestro proyecto. Hay dos maneras para lograr esto: La primera opción es que escribas el día de forma manual respetando el formato de la fecha de acuerdo al idioma y región en el que tengas configurada tu cuenta de Smartsheet, para México, por ejemplo, sería respetando este formato: DD/MM/AA. La segunda opción es en el icono del calendario para seleccionar los días uno por uno. Navega a través de los meses del año y selecciona el día con un simple clic. Debes saber que puedes seleccionar de forma manual que una tarea inicie en algún día no laboral, pero Smartsheet nunca contemplará estos días para las fechas finales de una tarea o actividad. Una vez definido el calendario podrás estar seguro de que las fechas y plazos calculados de tus tareas sean lo más realistas; además, puedes visualizar la duración de cada actividad también en las vistas de Gantt y calendario, y tomar las medidas requeridas para que tu proyecto no presente retrasos. Smartsheet te permite adaptar fácilmente los cronogramas de los proyectos y garantizar que tus equipos estén bien encaminados hacia el éxito. Recuerda, si eres administrador de licencias de Smartsheet en el plan Business o Enterprise también puedes configurar los días no laborables para todos los usuarios de la cuenta en el Centro de Administración. Así, cada que un colaborador empiece con un proyecto tendrá cargado en automático un calendario preestablecido. Si te interesa aprender a gestionar tus tareas, administrar tus tiempos y dominar funcionalidades para mejorar tu productividad, visítanos en www.orkesta.net/smartsheet o bien, escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

En el mundo actual, es necesario adaptarse rápidamente a los cambios. La tecnología y los procesos cambian cada minuto, y es fundamental estar a la vanguardia para que tu organización crezca. Smartsheet, durante los últimos años, ha estado en el proceso de mejora y cambio continuos. Uno de sus adelantos más importantes ha sido Control Center, una plataforma que permite lograr una mejora significativa en la automatización y gestión de proyectos, lo cual hará la tarea de realizar proyectos más sencilla. Control Center de Smartsheet es una herramienta indispensable en la gestión de portafolio de proyectos, ya que se encarga de: - Identificar en una hoja de iniciativas o planeación de futuros proyectos, los proyectos aprobados que están listos para iniciarse, logrando así un mayor orden y coherencia. - Generar todos los componentes del proyecto automáticamente en cuestión de un par de minutos: plan de trabajo, control de riesgos, control de issues; así como su tablero de control y reportes indispensables para los colaboradores. - Automatizar los informes e impulsar mayor visibilidad de portafolio, que se logra obteniendo todos los enlaces a nivel de portafolio de forma completamente automática sin ningún ajuste manual. - Hacer modificaciones instantáneas en todo el portafolio de proyectos, en proyecto existentes y futuros, para incluir mejoras y cambios identificados. - Archivar los proyectos terminados o suspendidos para una organización correcta del trabajo. Como podemos observar, Control Center nos ayuda a mantener el orden en el seguimiento de los proyectos. Ahora bien, en noviembre de 2022, Smartsheet lanzó un nuevo tipo de funcionalidad de WorkApps, que será el mejor amigo de los colaboradores que usan Control Center en su día a día. Recordemos que WorkApps es una funcionalidad de Smartsheet disponible para los planes Enterprise. Estos permiten generar las aplicaciones que centralizan todas las hojas, informes, formularios, tableros de control y archivos externos, en una experiencia intuitiva para los distintos grupos de usuarios, sin requerir una sola línea de código. Portfolio WorkApps es una aplicación en la cual podrás compartir información relevante de los proyectos con diferentes equipos de trabajo sin que tengan que estar necesariamente compartidos en las hojas base. Esta configuración se podrá realizar desde Control Center, y te permitirá crear diferentes equipos de trabajo. Cada uno de ellos tendrá acceso exclusivamente a la información que les es pertinente. Una vez dispuesto nuestro proyecto, Control Center arrojará una notificación sobre la aplicación de Portfolio WorkApps, a la cual podrás ingresar de inmediato dando clic en Open WorkApps. En la aplicación generada automáticamente, tendremos acceso a todo nuestro catálogo de proyectos; es decir, todos los proyectos que hayamos creado desde Control Center. Dependiendo de nuestro equipo de trabajo, podremos ver diferentes hojas dentro de cada proyecto. Con Portfolio WorkApps, nos olvidaremos de la tarea de compartir a nuestros colaboradores miles de hojas para actualizar sus proyectos. En un mismo lugar, ellos tendrán la posibilidad de editar, revisar y entregar toda la información necesaria para sus múltiples proyectos. Smartsheet evoluciona cada día, y con Control Center y Portfolio WorkApps, veremos lo sencillo que es llevar el seguimiento de los múltiples proyectos para dirigir a tu empresa al siguiente nivel. Si buscas más información acerca de Control Center y Portafolio Work Apps de Smartsheet u otras soluciones adecuadas para tu empresa, ¡contáctanos! En orkesta somos especialistas en plataformas que facilitan tu día a día de trabajo en empresas de todos los tamaños. Conoce más sobre nuestras soluciones en nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet o escríbenos a info@orkesta.net para resolver tus dudas.

Smartsheet es una herramienta completa y flexible para tu día a día en la empresa. Entre las diversas funcionalidades que la plataforma ofrece para organizar datos importantes y facilitar el trabajo , se encuentra el Resumen de hoja . Esta permite el fácil acceso a los datos clave de una hoja, ya sea de un proceso de negocio o proyecto. El acceso al Resumen de hoja se encuentra en el panel derecho de una hoja de cuadrícula. Con esta función, puedes crear hasta 200 campos para contener información relevante, comentarios adicionales, hipervínculos a otros elementos de la solución o páginas web externas, e incluso, realizar cálculos para resaltar los datos clave. Además, puedes utilizar un informe de resumen que muestre solamente los campos de las hojas elegidas, facilitando la visualización y organización de estos datos. De hecho, en el resumen de hojas de Smartsheet, puedes agregar diferentes tipos de campos como: texto/número que permite colocar una cadena de texto o formatear el campo con el formato de moneda y número o porcentaje , que son muy útiles para agregar, por ejemplo, un presupuesto general. Asimismo, puedes insertar, dependiendo de tus necesidades y objetivos, enlaces rápidos e imágenes directamente en los campos de resumen para su fácil visualización. Los campos también se pueden usar para describir con más detalle la información contenida en la hoja o para proporcionar instrucciones para que los usuarios puedan entender más fácilmente. Estos campos también son útiles para agregar fórmulas que muestren resultados importantes para el desarrollo de tu proyecto o actividad . Otros tipos de campos que pueden ser creados son: Lista de contactos: Donde puedes asignar al gerente del proyecto u otras personas agregadas, como responsables. Fecha: Para evidenciar una fecha clave, como la de inicio o término. Lista desplegable : Para agregar opciones en una lista personalizada, como por ejemplo de estado del proyecto o la fase en que se encuentra. Casillas de verificación: Marcadas o no, y de símbolos, que son íconos visuales para ilustrar el estado de las actividades. Después de crearlos, estos campos los puedes copiar a distintas hojas para ahorrar tiempo y estandarizar los resúmenes en múltiples hojas en Smartsheet . Puedes seleccionar hasta un máximo de 20 hojas en las que deseas copiar los campos, y elegir copiar solamente los nombres de los campos o incluir valores y fórmulas existentes en ellos. Es importante recordar que no todos los usuarios de Smartsheet pueden administrar los campos del resumen de una hoja. Para poder crearlos o acceder a campos bloqueados, es necesario ser el propietario o tener el permiso de administrador en la cuadrícula para un mayor control. Sin embargo, un campo creado puede ser visualizado por cualquier usuario con quien la hoja esté compartida. Recuerda también que en los informes de resumen de hoja, así como en los informes de filas, es necesario que el usuario tenga el permiso para acceder la hoja para que pueda visualizar los datos presentados. En orkesta somos especialistas en plataformas que facilitan tu día a día de trabajo, te invitamos a utilizar esta funcionalidad, y si buscas más información acerca de Smartsheet u otras soluciones adecuadas para tu empresa, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/ o escríbenos a info@orkesta.net .

Todos los días llevamos a cabo diferentes análisis que nos permiten tomar una mejor decisión, desde la ruta a seguir para ir al trabajo, hasta la investigación previa que hacemos al visitar un nuevo lugar. Al igual que en nuestra vida cotidiana, en el ámbito laboral es necesario examinar y estudiar los posibles escenarios a los que nuestra empresa u organización se puede enfrentar. El análisis PESTEL es una metodología que permite evaluar y considerar diversos factores que están aconteciendo en el mundo y que pueden repercutir de manera negativa en nuestra labor o crecimiento. El análisis PESTEL logra medir el impacto en tu negocio del entorno político, económico, sociocultural, tecnológico, ecológico y legal que está aconteciendo en ese momento. En este artículo aprenderemos cómo esta herramienta nos permitirá anticipar y mitigar futuros riesgos. El acrónimo PESTEL deriva de político, económico, sociocultural, tecnológico, ecológico y legal, los cuales son factores necesarios a considerar en la toma de decisiones empresariales. La ejecución de este análisis permitirá a tu empresa: Detectar oportunidades de negocio, ofreciendo así la posibilidad de expandir, o incluso, internacionalizar tu negocio. Concientizar sobre la evolución del entorno empresarial. Notificar cualquier posible riesgo que impacte a tu empresa Adaptar un enfoque proactivo que permita anticipar cambios y tendencias futuras. Conocer a detalle las tendencias internacionales en los negocios Para llevar a cabo un correcto análisis PESTEL es necesario realizar los siguientes 4 pasos: 1. Análisis de los factores PESTEL: Entorno político: Considerar si en el país se aproximan elecciones y cómo estás pueden afectar, e investigar las regulaciones gubernamentales locales que pueden obstaculizar tu proyecto. Económico: Evaluar las variables macroeconómicas, así como el estado general de la economía actual. Sociocultural: Contemplar los comportamientos culturales locales y analizar si estos pueden influir en tu negocio. Tecnológico: A nivel mundial el desarrollo tecnológico ha modificado la manera de hacer negocios, por ello es necesario examinar las innovaciones tecnológicas de las empresas locales. Ecológico: Variables como el clima y las regulaciones medioambientales pueden variar según el país, de manera que resulta vital considerarlas a la hora de expandir tu negocio. Legal: Estudiar las reglamentaciones vigentes locales te ayudará a no incurrir en problemas legales (legislación laboral, licenciamientos, propiedad intelectual, etc.). 2. Oportunidades presentes Una vez realizado el PESTEL es necesario complementarlo con el análisis FODA (análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas), el cual te proporcionará información más específica de tu proyecto bajo el contexto previamente estudiado. La ejecución de ambas metodologías te garantizará un proceso de toma de decisiones informado y consciente. 3. Planificación de la estrategia a seguir Con toda la información recopilada, es momento de generar una estrategia futura para tu negocio, donde consideres las oportunidades, los problemas potenciales, así como sus posibles soluciones. 4. Creación del plan de acción Finalmente, con tu estrategia definida y con toda la información disponible, puedes crear el plan de acción a seguir a corto, mediano y largo plazo. Este plan debe de plasmar todo lo investigado previamente, de manera que todo el equipo se encuentre en sintonía respecto al futuro de la empresa. Todo este proceso puede ser implementado y monitoreado mediante plataformas de gestión de trabajo colaborativo, que nos permitirán obtener a detalle toda la información recopilada y darle el seguimiento correcto. De esta manera, durante el proceso del análisis PESTEL, todo el equipo cuenta con la información necesaria para el proceso de toma de decisiones. En orkesta podemos ayudarte a encontrar la mejor solución tecnológica para tu empresa, automatizar procesos, y a trabajar de manera eficiente y ágil. Si quieres mayor información, visita nuestro sitio web orkesta.net/smartsheet o bien, escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

El método Kaizen es una filosofía empresarial que se originó en Japón, enfocada en la mejora continua de los procesos de negocio. La palabra "Kaizen" proviene de las palabras japonesas "kai" y "zen", que significan "cambio" y "mejora" respectivamente. En este artículo, conocerás cómo aplicar el método Kaizen a la mejora de procesos empresariales. En Japón, la metodología Kaizen se convirtió en un elemento clave de la cultura empresarial. Logró mejorar la eficiencia y la calidad de sus productos, lo que les permitió competir con éxito en los mercados mundiales y ganar una reputación por la excelencia en la fabricación. Una de las empresas japonesas más conocidas que adoptó la metodología Kaizen fue Toyota. En la década de 1950, Toyota estaba luchando por sobrevivir, sin embargo, la empresa se comprometió a adoptar la metodología Kaizen. Como resultado, Toyota se convirtió en una de las empresas más exitosas del mundo. Su sistema de producción, conocido como "Toyota Production System", se convirtió en un modelo para la fabricación de alta calidad y eficiencia en todo el mundo. El enfoque del método Kaizen es simple pero efectivo: hacer pequeñas mejoras constantemente para lograr un cambio significativo a largo plazo. En lugar de hacer grandes cambios de una sola vez, el método se enfoca en hacer pequeños cambios que se acumulan con el tiempo y conducen a mejoras significativas en los procesos empresariales. El primer paso para aplicar el método Kaizen es identificar el proceso que se quiere mejorar. Esto implica observar y medir el proceso actual y analizar los resultados para identificar áreas de oportunidad. Es importante que involucres a todas las partes interesadas en el proceso, incluidos los empleados y los clientes. Una vez que hayas identificado las áreas que necesitan mejorarse, se deben establecer objetivos específicos para cada una. Los objetivos necesitan ser medibles y realistas para que sean alcanzables y también debes establecer un plazo para lograrlos. El siguiente paso es identificar las causas raíz de los problemas en el proceso. Esto implica analizar los datos y realizar entrevistas con las personas involucradas en el proceso para identificar las causas subyacentes de los inconvenientes. Después de haber identificado las causas raíz de los problemas, desarrolla soluciones para abordarlos. Es importante involucrar a todas las partes interesadas en el proceso para plasmar soluciones efectivas. La recomendación es que las soluciones se prueben en pequeña escala antes de implementarse a gran escala. Por último, después de que se han implementado las soluciones, mide los resultados para determinar si se han logrado los objetivos establecidos. En caso de que no se logren los objetivos, realiza ajustes para mejorar las soluciones. Si se han logrado los objetivos, establece nuevos objetivos y continua haciendo mejoras. Al aplicar el método Kaizen a la mejora de procesos, podrás identificar áreas que necesitan mejoras, establecer objetivos medibles y realistas, identificar las causas raíz de los problemas, desarrollar soluciones efectivas y medir los resultados para determinar si se han logrado los objetivos establecidos. Hoy en día, esta mentalidad sigue siendo de gran ayuda y más aún por los avances tecnológicos que nos ayudan a detectar problemas, automatizar procesos y medir resultados. Al seguir con este enfoque, las empresas pueden lograr mejoras significativas en sus procesos y aumentar su eficiencia y rentabilidad con menos dificultad. En SYSTEC Consulting queremos apoyarte en la mejora de procesos y soluciones. Si tienes alguna duda o quieres descubrir nuestra oferta de soluciones tecnológicas, visita nuestra página web www.systec-consulting.net o escríbenos a https://www.systec-consulting.net/ para recibir atención personalizada.