Los proyectos pueden contar con un plan de trabajo detallado ; todo el equipo puede estar trabajando de forma coordinada, las cosas pueden estar avanzando adecuadamente, pero inesperadamente algo sucede, el proyecto se sale de los rieles y nos preguntamos: ¿qué fue lo que pasó? La respuesta : no estamos gestionando los riesgos. Un riesgo es una situación que, en caso de presentarse, tendrá impacto sobre el tiempo de ejecución de un proyecto, su costo presupuestado y/o la calidad de sus entregables. Un buen gerente de proyecto debe estar preparado para cualquier contingencia y constantemente debe preguntarse: ¿qué pasaría si ...? Existen dos procesos clave para gestionar los riesgos: La mitigación es el proceso de identificar, clasificar, evaluar, preparar el plan de respuesta y de monitorear el riesgo; todo esto se lleva a cabo para tratar de evitar que el riesgo se presente y estar preparados en caso de que así suceda. La mitigación inicia con la evaluación del proyecto, continúa a lo largo de la planeación y ejecución y termina con el cierre de éste. La respuesta es el proceso de ejecutar el “plan de respuesta” previamente establecido en caso de que el riesgo se presente, la ventaja de contar con este plan es que sabemos exactamente qué es lo que hay que hacer y quién es responsable de hacerlo. Es muy importante que todas las acciones relacionadas con la gestión de riesgos queden claramente documentadas para que se conviertan en lecciones aprendidas y que en el futuro nos permitan contar con procesos de mitigación y respuesta más eficientes y eficaces. Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie: 1. Objetivos poco claros 2. Selección equivocada de proyectos 3. Asignación equivocada del personal 4. Planes de trabajo no detallados 5. Compromisos poco realistas 6. Gestión de riesgos inexistente 7. Scope Creep - Constante cambio de alcance 8. Procesos inconsistentes 9. Comunicación pobre 10. Falta de indicadores claros y oportunos Para obtener más información visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para consultar cualquier duda.

Todo proyecto sufre cierto grado de cambio a su alcance. Es inevitable, porque siempre se presentarán situaciones que provocarán cambios. La clave es no permitir que impacten el objetivo principal del proyecto. Existen seis malas prácticas que debes evitar para reducir los cambios. Las cuatro primeras durante la planeación y las últimas dos durante la ejecución del proyecto: Pobre definición del alcance del proyecto. No involucrar a todos los participantes en el proyecto. Falta de experiencia en el “tipo” de proyecto que se va a llevar a cabo. No hacer corresponsables a los participantes (internos y externos) del alcance, presupuesto y plan de trabajo. No contar con un buen sistema de control de cambio. Pensar que incrementar el alcance una vez iniciado el proyecto, agrega valor al mismo. Un buen gerente de proyecto debe implementar un sistema de control de cambios para controlar las solicitudes de cambio. Si el cambio de alcance al proyecto es aprobado, el plan de trabajo y el presupuesto deben ser ajustados acordemente. De lo contrario el equipo del proyecto se verá presionado a cumplir fechas poco realistas y constantemente reportará retrasos en el proyecto. Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie: 1. Objetivos poco claros 2. Selección equivocada de proyectos 3. Asignación equivocada del personal 4. Planes de trabajo no detallados 5. Compromisos poco realistas 6. Gestión de riesgos inexistente 7. Scope Creep - Constante cambio de alcance 8. Procesos inconsistentes 9. Comunicación pobre 10. Falta de indicadores claros y oportunos Para obtener más información visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para consultar cualquier duda.

Existen algunos factores que pueden destruir tu proyecto, uno de ellos son los procesos inconsistentes. En este artículo conoceremos un poco más de este problema, pero primero mencionemos algunos de los procesos más importantes involucrados en la gestión de proyectos: Aprobación e inicio de proyecto. Actualización de avances. Control de cambios. Identificación y solución de issues. Mitigación de riesgos. Cierre de proyecto. El no contar con reglas y mecanismos perfectamente definidos para orquestar los procesos previamente mencionados (y muchos más), pone en riesgo la ejecución de cualquier proyecto. Contar con procedimientos documentados y herramientas que incluyan formas, templates y diagramas de flujo facilitan la gestión del proyecto y lo hace avanzar con mayor eficiencia. Mientras cada proyecto puede cambiar de tamaño, alcance, naturaleza y equipo que ejecuta los procesos, en la mayoría de los casos, son los mismos o por lo menos muy similares. Los procesos deben ser diseñados desde la perspectiva del trabajo a realizar y no del de las personas que lo ejecutan, de esta forma los nuevos miembros del equipo o personal externo pueden rápidamente entender su rol, familiarizarse con lo que tienen que hacer y entender la importancia de su trabajo con respecto al resto del proyecto. Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie: 1. Objetivos poco claros 2. Selección equivocada de proyectos 3. Asignación equivocada del personal 4. Planes de trabajo no detallados 5. Compromisos poco realistas 6. Gestión de riesgos inexistente 7. Scope Creep - Constante cambio de alcance 8. Procesos inconsistentes 9. Comunicación pobre 10. Falta de indicadores claros y oportunos Para obtener más información visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para consultar cualquier duda.

Tal vez este factor es demasiado obvio, y es esta la razón por la cual puede convertirse en un problema letal en caso de que la situación pasada, presente y futura del proyecto no sean informadas con oportunidad. Es muy importante establecer un plan de comunicación que tome en cuenta los siguientes elementos : Audiencia: ¿a quién queremos informar? Mensaje: ¿ qué queremos transmitir ? Método de entrega: ¿ cómo lo haremos? Frecuencia: ¿ cuándo lo haremos? Fuente: ¿ quién será el responsable de hacerlo? Las situaciones que permitan la comunicación cara-a-cara entre los involucrados deben ser prioritarias, ya que permiten el diálogo, la discusión y el intercambio de ideas, ofreciendo la posibilidad de resolver situaciones en el momento y mejorar la forma en la que se están haciendo las cosas. También, es muy importante contar con herramientas que permitan el auto-consumo de información , tales como reportes y tableros que nos permitan obtener la información que necesitamos en el momento en que la requerimos, sin tener que solicitarla a alguien. Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie: 1. Objetivos poco claros 2. Selección equivocada de proyectos 3. Asignación equivocada del personal 4. Planes de trabajo no detallados 5. Compromisos poco realistas 6. Gestión de riesgos inexistente 7. Scope Creep - Constante cambio de alcance 8. Procesos inconsistentes 9. Comunicación pobre 10. Falta de indicadores claros y oportunos Para obtener más información visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para consultar cualquier duda.

¿Estás controlando tu proyecto o el proyecto te está controlando a ti? Un proyecto cuenta con demasiados elementos que cambian constantemente, si no contamos con información que nos indique el estado del proyecto clara y oportunamente el proyecto está fuera de control. Dar seguimiento a indicadores clave de rendimiento (KPIs) es crítico durante todo el ciclo de vida del proyecto. Sin ellos, es difícil ver si estamos logrando los objetivos establecidos. Existen cuatro categorías de KPIs que deben contestar a las siguientes preguntas: Oportunidad: ¿Qué desviaciones en tiempo se han presentado hasta el momento? ¿Cuál es la fecha estimada de terminación más realista? Presupuesto: ¿Vamos a lograr mantenernos por debajo del presupuesto establecido o estamos excediendo los costos? Calidad: ¿Los entregables del proyecto están cumpliendo con los requerimientos y especificaciones establecidos? ¿Qué tan satisfecho está nuestro cliente con los entregables hasta el momento? Efectividad: ¿Se están invirtiendo el tiempo y el dinero adecuadamente, o podemos gestionar el proyecto con mayor efectividad? Existen muchos ejemplos de KPIs obvios para cada una de estas categorías, aquí te presentamos algunos no tan obvios: Oportunidad - Número de ajustes realizados al plan de trabajo. ¿Cuántas veces hemos cambiado la fecha de terminación del proyecto? Las implicaciones del resultado de este KPI vienen desde la aprobación y planeación original del proyecto. Presupuesto - Número de líneas en el presupuesto. ¿El grado de detalle que tiene el presupuesto es el adecuado? Debe existir un balance entre contar con un presupuesto demasiado general versus un presupuesto con demasiado detalle. Calidad - Número de errores cometidos: ¿Cuántas veces hemos tenido que repetir el trabajo durante el proyecto? Independientemente del impacto en tiempo y costo este indicador también tiene un impacto sobre nuestra credibilidad. Efectividad - Porcentaje de tiempo facturable versus no facturable: ¿Cuánto de nuestro tiempo invertido en el proyecto es facturable al cliente? Es importante contar con mecanismos de rastreo que nos permitan identificar el tiempo que nuestro equipo invierte en acciones no facturables.   Nuestros KPIs deben ser acordados por todos los participantes antes de iniciar el proyecto y deben cumplir con las características que se muestran en este artículo . Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie: 1. Objetivos poco claros 2. Selección equivocada de proyectos 3. Asignación equivocada del personal 4. Planes de trabajo no detallados 5. Compromisos poco realistas 6. Gestión de riesgos inexistente 7. Scope Creep - Constante cambio de alcance 8. Procesos inconsistentes 9. Comunicación pobre 10. Falta de indicadores claros y oportunos Para obtener más información visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para consultar cualquier duda.

Cada empleado cuenta con diferentes actitudes y aptitudes que los diferencian de los demás a la hora de trabajar. A continuación te mencionaremos cuáles son: 1. De comunicación Eres el pegamento que mantiene unida a la organización, el hilo que teje diferentes flujos de trabajo en un tapiz de proceso y progreso. Eres la calma antes, durante y después de la tormenta, reuniendo a las tropas, asegurándote de que se escuchen todas las voces y asegurando que los topos sigan siendo topos. Cómo puede ayudarte Smartsheet: Tienes tus dedos en muchos flujos de trabajo y lo que logras hacer es para que tu organización funcione. Con eso viene mucha complejidad e iniciativas a largo plazo. Mantente al tanto de la complejidad con una plantilla de línea de tiempo del proyecto que te permitirá visualizar cuándo se complete una tarea y quién la completó. 2. De conexión Desde personas a equipos, equipos a proyectos, proyectos a clientes, mantienes a todos conectados. Interno, externo, no importa. Te aseguras de que todos tengan lo que necesitan para mantener el trabajo en marcha. Mientras que otros pueden temblar al ver un chat grupal, tú lo tomas por los cuernos y diriges esa conversación directamente hacia la productividad. Siempre estás buscando formas de optimizar la conectividad y te enorgulleces de ser quien la proporcione. Cómo puede ayudarte Smartsheet: Maximiza tu conjunto de habilidades de recursos mientras te mantienes al tanto de los detalles técnicos con esta plantilla de gestión de proyectos . Incluye capacidades de administración de recursos y te permite visualizar quién está haciendo qué, en relación con el trabajo que se está realizando. 3. De enfoque No hay tiempo para distracciones, cuando hay que hacer un proyecto, tu intervienes, decides lo que hay que hacer, quién lo hace y la mejor manera de llegar allí. Tienes una rara combinación de enfoque y disciplina. Cuando un proyecto cruza tu escritorio, te sumerges directamente, lo resuelves y luego pasas al siguiente. No dejas piedra sin remover, ningún objetivo sin alcanzar. Cómo puede ayudarte Smartsheet: Mantente al tanto de los detalles cuando administres varios proyectos con la solución de administración de proyectos y carteras de Smartsheet. Mira el breve video de demostración para ver cómo la solución puede ayudarte a garantizar que nada se escape. 4. De previsión Siempre miras tres pasos adelante, te enfocas en los resultados a largo plazo y buscas la mejor manera para que tú y tu equipo lleguen allí. El camino hacia el éxito está pavimentado con los conocimientos y las respuestas que proporcionas, manteniendo a todos los que te rodean en la cima de tu juego de principio a fin. Cómo puede ayudarte Smartsheet: Continúa optimizando proyectos y abordando programas complejos sin perder de vista los detalles con nuestra plantilla de cronograma de gestión de proyectos que te ayudará a realizar un seguimiento de los detalles en tiempo real al mismo tiempo que muestra descripciones generales y métricas de alto nivel. 5. De liderazgo Tu lugar está al frente del proyecto: escanear, evaluar y desglosar cada detalle sin sudar. Tu equipo confía en ti para que abarques todo el proyecto y crees las soluciones que impulsan a toda la organización, entregando el oro y la gloria en todo momento. Cómo puede ayudarte Smartsheet: Tu habilidad para sumergirte en la complejidad es tu pan y mantequilla. Utilizar los recursos adecuados para que todo suceda es como agregar un poco de azúcar a la mezcla. Aprovecha la administración de recursos en Smartsheet para estar al tanto de las necesidades de tus equipos y poner en funcionamiento fácilmente los flujos de trabajo mediante la administración del tiempo dedicado a los proyectos. 6. De resiliencia Usted es responsable de gran parte del trabajo pesado, creando los procesos centrales que mantienen las ruedas girando en todos los equipos, día tras día. Algunos pueden llamarlo 'repetitivo', pero usted sabe que la perfección se trata de obtener sus 'repeticiones'. Deje las enzimas y las proteínas en polvo para los demás. No obtienes armas como estas sin trabajar, seguir el programa y entregar. Cómo puede ayudarte Smartsheet: ¿Busca calmar el aluvión de solicitudes puntuales? Transforme tareas y solicitudes ad hoc en procesos escalables con el conjunto de plantillas de admisión de proyectos . 7. De velocidad Cada segundo de cada minuto de cada hora está en tus manos y te aseguras de aprovecharlo al máximo. Cuando se trata de procesos, te aceleras rápidamente, terminando rápido y fuerte con cada tarea que asumes. Cómo puede ayudarte Smartsheet: Con tu velocidad de relámpago, sabemos que los cambios en el plan pueden hacer que te sientas atascado. Mantente al tanto de los cambios con la plantilla del plan de lanzamiento del proyecto que le permite crear tu plan de lanzamiento del proyecto y realizar un seguimiento de los cambios en una línea de tiempo visual. 8. De versatilidad La cantidad de cosas que puedes hacer está más allá del alcance de cualquier otra persona del equipo: rastrear, evaluar y planificar la mejor manera de avanzar, todo mientras se tienen en cuenta las prioridades y los plazos. Si no te conociera mejor, diría que había varios tú flotando por la oficina. Pero, ¿quién necesita clones cuando se tiene la mejor tecnología disponible para ayudarte a navegar en cada una de tus tareas? Cómo puede ayudarte Smartsheet: Con el gran volumen de proyectos en los que trabajas en un momento dado, te destacas en navegar por una gran cantidad de procesos a la vez. Para mantener la eficiencia con tu tiempo, aprovecha la automatización del flujo de trabajo en Smartsheet para encargarte del tedioso trabajo manual y así poder concentrarte en mantener todo en su sitio. Todo empleado es diferente y cuenta con una o más habilidades, ¿cuál es la tuya?. Ahora que ya sabes sobre las habilidades y quizás te identificaste con una, te invitamos a visitar nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet para aprender más sobre diversos temas, o bien, contáctanos en info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

Hay muchas variables que pueden afectar el rendimiento de una hoja de Smartsheet y la cantidad de datos que se pueden almacenar en ella. Si tienes problemas con una hoja específica que no se carga o guarda como esperabas, es posible que Smartsheet esté agotando el tiempo de espera porque está procesando cantidades significativas de datos. Este comportamiento ocurre más comúnmente en las siguientes situaciones: La hoja se acerca a los límites de tamaño de Smartsheet. La hoja aprovecha una cantidad significativa de capacidades avanzadas, como formato condicional, fórmulas complejas de referencias cruzadas o múltiples enlaces de celdas entrantes. Ya que es importante saber de qué manera podemos crear soluciones en torno a ello, en este artículo revisamos los valores máximos establecidos por Smartsheet que hay que tomar en cuenta. Adicionalmente describimos consejos para optimizar tus hojas en Smartsheet para que tengan un tiempo de carga más rápido y mejorar el rendimiento. Cantidad de columnas, filas y celdas Smartsheet cuenta con la capacidad de tener máximo 400 columnas y un máximo de 20,000 filas dentro de una hoja de cuadrícula. Sin embargo, una hoja puede llegar a tener un total de 500,000 celdas, es decir que, cuando se multiplica la cantidad de filas y columnas de la hoja, no pueden superar este número. También se tiene la capacidad de tener hasta 4,000 caracteres dentro de una celda. Referencias cruzadas Las fórmulas con referencias cruzadas entre hojas cambian fundamentalmente la forma en que puedes manipular los datos en Smartsheet, ofreciéndote más flexibilidad y capacidad para crear conexiones en todo el trabajo y la información de tu equipo. Esto es independientemente de la hoja en que se encuentren esos datos, por ejemplo, fórmulas como INDEX(MATCH), VLOOKUP o INDEX(COLLECT). Dentro de una hoja se puede tener hasta 100 referencias cruzadas de distintos rangos. Enlaces de celda En lugar de ingresar repetidamente los mismos datos en varias hojas, o buscar manualmente en hojas grandes para copiar y pegar, puedes crear enlaces de celdas. Smartsheet permite tener 20,000 enlaces entrantes en total en una hoja de destino y crear enlaces hasta de 500 celdas desde la misma hoja de origen a la vez. Cabe destacar que en el Administrador de referencias puedes ver y modificar todas las referencias cruzadas entre hojas y las referencias de enlace de celda en tu hoja. Para abrirlo, haz clic con el botón derecho en cualquier celda de tu hoja y selecciona Administrar referencias. ¿Cómo puedes optimizar la carga de información y el rendimiento de la hoja? 1. Reducir el tamaño de la hoja Cuanto más grande es una hoja, más potencia de procesamiento necesita tu navegador para cargar y guardar los cambios. Aquí hay algunas formas de reducir el tamaño de la hoja: Eliminar o mover filas a otra hoja con ayuda del flujo de automatización, Dividir la hoja en varias hojas del mismo proceso divididas por periodos de tiempo (hojas trimestrales o mensuales), departamento o algún otro criterio. Luego usar un informe para consolidar la información de las diferentes hojas según sea necesario. 2. Dividir un proyecto grande en otros más pequeños En una hoja de proyecto con una gran cantidad de predecesores y dependencias, cualquier cambio hará que se ajusten todas las tareas de la hoja, lo que puede disminuir el rendimiento de la hoja. Para remediar esto, considera dividir el proyecto en subproyectos, cada uno en su propia hoja. Una vez que hayas dividido el proyecto en subproyectos, puedes usar un informe de filas para consolidar la información. 3. Reducir la complejidad de la hoja. Reducir la complejidad no significa que una hoja sea menos útil o poderosa. Por ejemplo, en las fórmulas puedes utilizar el argumento @row o @cell para mejorar el rendimiento de cálculo. Toma en cuenta estos consejos y mejores prácticas ya que son de importancia y utilidad para que puedas mantener la funcionalidad, mejorar la eficiencia de tus hojas, conectar datos en varias hojas y organizar la información de forma más eficiente. Además, recuerda que si estás trabajando mucho con vínculos de datos, la aplicación premium de Smartsheet llamada DataMesh, te puede ayudar a evitar sobrepasar la limitante del número de las referencias cruzadas y enlaces en las hojas de Smartsheet, trayendo la información requerida de la hoja de origen copiando los textos, en vez de generar el enlace entre celda. Si quieres saber más sobre cómo puedes mejorar tu desempeño laboral o conocer herramientas que te ayuden, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet o bien, escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

La innovación tecnológica de los últimos años ha crecido a pasos agigantados, trayendo consigo beneficios para las empresas como lo es el software basado en la nube. En los últimos años, el crecimiento exponencial de la tecnología ha dejado apantallado al mundo. Ahora, a comparación de hace un par de décadas, todo se hace de manera digital: los cheques, las notas, la localización; los procesos que hace poco menos de veinte años eran tareas manuales en las cuales se tenía que invertir mucho tiempo. La innovación lograda en los últimos años nos ha llevado a un momento histórico, en el cuál, nosotros hemos avanzado hacia delante cambiando así nuestra mentalidad y alcance. A nivel empresarial, esta innovación ha llevado a tener software poderoso que ejecuta y automatiza múltiples tareas, haciendo que la eficiencia de la organización también se vea afectada de manera positiva. A través de estas herramientas de trabajo, los procesos se han simplificado y, por tanto, las soluciones empresariales se han hecho más complejas, logrando cada vez más con menos recursos. Esto nos lleva entonces a hablar acerca de la última tendencia del software: el que se encuentra en la nube. Estos programas son sumamente poderosos y además, son de muy fácil acceso. Pero, ¿cómo funciona el software basado en la nube? Significado de “nube” Lo primero que tenemos que tomar en cuenta es la definición de "en la nube". Para ponerlo en palabras sencillas, la computación basada en la nube corresponde a dar servicios - ya sean de almacenamiento, servidores de red, inteligencia y análisis de datos y softwares - que se encuentran en internet (la nube) y las cuáles permiten una fácil accesibilidad, una innovación veloz y economías de escala. Beneficios del software en la nube El primer punto es la eficiencia. A través de estas aplicaciones basadas en la nube, solo necesitarás una conexión a internet para poder usarlas. Esto generará que, sin importar en dónde te encuentres, podrás unirte al software y trabajar. También es importante mencionar que, al estar basado en la nube, la información quedará resguardada en múltiples servidores distribuidos y replicados por todo el mundo, por lo que no te tienes que preocupar sobre la pérdida de la misma. El siguiente punto es la innovación. La aplicación se puede acceder desde un browser cualquiera, como Google Chrome o Mozilla Firefox, lo cuál hace que no importe las especificaciones de la computadora en la que estás trabajando. Con tener conexión a internet es suficiente para poder empezar a trabajar. Adicionalmente, al estar en la nube y no estar instalada en tu ordenador, es muy sencillo lanzar actualizaciones recurrentes, que mejoren y optimicen los procesos del programa; además de añadir nuevas funcionalidades continuamente. Escalabilidad de las soluciones basadas en el software en la nube Generalmente, cuando se habla de una economía de escala, podemos definirla como la capacidad de una empresa de ser más productiva, con menor gasto. Las aplicaciones basadas en la nube ayudan a este comportamiento de escalabilidad, ya que, al estar en internet, de manera general podemos decir que es más barato el costo general a tener algún servicio instalado en la computadora. Además, al solo necesitar una conexión a internet, es posible que la empresa no tenga que gastar en computadoras sumamente costosas para la ejecución correcta del programa, lo cuál ahorrará muchos recursos a la organización. Como podemos ver, los beneficios que conlleva este software basado en la nube son amplios y tienen muchas aplicaciones y usos, así como ventajas en eficiencia y costos. Algunos ejemplos son: Smartsheet, Pipedrive, Freshdesk, de los cuáles encontrarás información importante en los artículos y página de Orkesta. Si tienes alguna pregunta o comentario, visita nuestro sitio web www.orkesta.net o bien, escríbenos a info@orkesta.net para descubrir más acerca de otros beneficios, soporte o consultoría que podamos brindarte.

Definitivamente a cada uno de nosotros nos hace sentir apreciados cuando nuestro trabajo se distingue y reconoce, lo cual a menudo se logra gracias a las diferencias que se establecen entre el trabajo de uno y el de otras personas. Sin importar el rubro en el que nos encontremos, la creatividad es vital para diferenciar nuestro trabajo de los demás ya que tenemos enfoques únicos de los diferentes conceptos que se pueden presentar en la vida laboral. La creatividad en Smartsheet definitivamente brindará un valor agregado al desarrollo de tus soluciones para que se adapten de la mejor manera a tus procesos y se lleven de la mano con la presentación visual de los entregables en tu empresa. Por lo tanto, te dejamos unos tips para que te inspires y seas aún más creativo al diseñar tus siguientes soluciones. 1. Imagina qué quieres ver en tu tablero antes de construir tu solución. Cuando imaginamos el resultado final de nuestro tablero antes de comenzar a trabajar la solución, empezamos a visualizar las columnas de información que necesitamos en las hojas, las fórmulas que vamos a usar para generar diferentes cálculos y así llegar a las gráficas finales. Esto complementará las hojas maestras y los reportes con la información crítica, ya que tendremos en cuenta todos los requerimientos de antemano. Incluso, puede ser una buena recomendación dibujar el tablero en una hoja de papel para aterrizar todas tus ideas. 2. Usa las diferentes perspectivas de información de Smartsheet Para aprovechar cualquier plataforma de la mejor manera, es fundamental conocer y aplicar todos los recursos que las herramientas tienen disponibles para nosotros. Por ejemplo, algo que nos ayudará a que nuestras soluciones en Smartsheet se vean mucho más completas es usar las diferentes vistas de hojas para presentar la información observando distintos puntos de vista. Nuestra creatividad nos ayudará a seleccionar qué carriles ver en la vista de tarjetas, cómo acomodar nuestro calendario para que sea claro para todas las personas que entren a revisarlo y la manera correcta de acomodar la hoja maestra para que tenga un flujo de información preciso y dinámico. 3. Brinda una identidad visual de la empresa a tus soluciones Usar los colores y lineamientos gráficos de la empresa en tus soluciones es la opción ideal para desarrollar tu trabajo en Smartsheet y darle el toque personalizado que tú y tus colaboradores necesitan. Cambia los logos y los colores de tu cuenta de Smartsheet por los de tu empresa, cliente o proyecto específico. Un cambio tan simple puede ayudarte a impulsar la colaboración en la herramienta, ya que tu equipo sentirá que está dentro del ambiente empresarial usando una plataforma y un espacio que está hecho especialmente para su empresa. 4. Personaliza tus formularios con el fondo de tu preferencia Usa imágenes o GIFs empresariales en tu formulario para que le des un toque diferente a la recopilación de la información. Además, así aseguras que el contacto mediante el formulario de Smartsheet sea familiar tanto para los usuarios que trabajan con la plataforma de manera regular, como los usuarios que lo utilizan por primera vez. Estos formularios pueden ser utilizados para dar una bienvenida a un nuevo empleado, para reforzar el ambiente laboral con encuestas o para recibir cualquier solicitud y pedido. En cuanto tu imagen se vea más original y que vaya con el branding de la empresa, es más probable que llame la atención y logre mayores tasas de apertura y llenado. 5. Transforma tus tableros. Aprovecha todos los widgets que se tienen disponibles en Smartsheet e imagina de manera creativa qué iconos, botones, títulos, o gráficas puedes usar para darle un giro a tus tableros. Si tu empresa tiene diseñados iconos que usan regularmente (ya sea imágenes de estatus, áreas, navegación, personajes de la empresa, etc.) o alguna tipografía oficial, puedes incluir estos elementos a modo de imagen para que los tableros se adecuen al formato que se usa en la página web de la empresa o en sus campañas de mercadotecnia. Recuerda, que en tu tablero también puedes usar los colores y los lineamientos gráficos de la empresa para los títulos, gráficas y algunos detalles que el tablero nos permite generar. Hay diferentes maneras de ser creativo, por lo que no pasa absolutamente nada si no eres bueno en las artes, en el diseño gráfico o en crear una pieza musical. La creatividad también aplica para la resolución de problemas, creación de fórmulas que te den como resultado un ahorro de tiempo en tu día a día, o planeación detallada de un plan de lanzamiento de un producto; la creatividad te ayudará para darle tu toque personal dentro de tu vida laboral. Lo importante es que explores, conozcas que puedes hacer más y que hay elementos que puedes aprovechar con los recursos que hoy ya tienes. Inspírate, crea y desarrolla tu potencial con Smartsheet. Si te interesa aprender a gestionar tus tareas, administrar tus tiempos y dominar funcionalidades para mejorar tu productividad, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet o bien, contáctanos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

La frase “si cuidas a tus empleados, ellos cuidarán a tus clientes", podría decirse que es aún más importante en nuestro mundo afectado por la pandemia de COVID-19 ya que muchas empresas luchan por mantener los ingresos frente a los vientos económicos en contra. Los empleados también enfrentan vientos en contra, ajustándose a una nueva situación que combina la vida laboral y la vida hogareña, las partes desordenadas, quisquillosas e imperfectas como nunca antes. Trabajar desde casa presenta sus propios desafíos, incluidos sentimientos de aislamiento, tensión y prioridades contrapuestas con los miembros de la familia. Junto con una pandemia que está creando un futuro incierto, este nuevo lugar de trabajo dinámico puede llegar a afectar la productividad. A continuación te enlistamos 5 consejos que debes tomar en cuenta para impulsar el compromiso de tus empleados en un lugar dinámico. 1. Marca tus esfuerzos actuales de compromiso para que sirvan como guía para los empleados. Las comunicaciones internas y el compromiso de los empleados no ha cambiado tanto si lo vemos con un enfoque CARE: claridad, agilidad, respuesta y empatía. Claridad: Configura a tu equipo para el éxito comunicando claramente las expectativas, las prioridades comerciales y lo que se debe enviar a los clientes, inversores y socios. Agilidad: Durante una situación como una pandemia, es importante recopilar lo que sienten y piensan los empleados para así informar su estrategia de comunicaciones internas y anticiparnos a sus necesidades como también proporcionar comunicaciones significativas. Capacidad de respuesta: Proporciona actualizaciones frecuentes y transparentes para mantener informados a los empleados. En tiempos de incertidumbre, los empleados no esperan que las empresas tengan todas las respuestas, pero esperan que se les mantenga informados y actualizados sobre cómo la empresa está respondiendo de manera proactiva. Empatía: Deshazte del discurso corporativo y duplica la apuesta por ser auténtico y poner a tu gente primero. Escucha a tus empleados y facilita diálogos significativos bidireccionales en lugar de confiar en la transmisión de arriba hacia abajo. Cada uno de estos elementos es importante para las comunicaciones internas así como para la colaboración en un lugar de trabajo dinámico. 2. Colabora entre equipos y funciones para juntos soportar la tormenta. En la actualidad muchas empresas cuentan con un equipo de respuesta al COVID-19 en el que incluyen miembros del área de cultura, TI, riesgos y comunicaciones corporativas. Esta colaboración es necesaria ya que las empresas tienen como objetivo proteger la salud y la seguridad de los miembros de su equipo, impulsar la coherencia en las comunicaciones y comprender las implicaciones y limitaciones de su respuesta. Las decisiones, la orientación y los próximos pasos no deben quedar en vano. Fuera de nuestros socios internos, también se debe confiar en colegas e informes de la industria. Cada aspecto de nuestra respuesta se basa en conocimientos y mejores prácticas junto con datos científicos. Desde el primer día de nuestra respuesta a la crisis, nos conectamos con nuestros pares de la industria para comprender cómo respondían y se adaptaban a la pandemia de COVID-19. Cuando se trata de una nueva situación sumida en la incertidumbre, apoyarse en tu red de pares es invaluable. El liderazgo durante una transición, especialmente una tan dinámica y desafiante como esta pandemia, se fortalece al compartir ideas y comentarios. La validación de terceros o las recomendaciones para fortalecer tu plan, servirán para ayudar a tu público clave: los empleados. También, la implementación de distintas tecnologías a distancia ha permitido que cada colaborador, sin importar el área, pueda gestionar sus actividades de manera exitosa y no se vea afectado por la crisis de la pandemia. 3. Llega a tu destino valorando la producción y los resultados, no la productividad. El COVID-19 reformuló la forma en que trabajamos y eso tendrá un efecto dominó en los meses y años venideros. Si bien los empleados enfrentan el desafío de equilibrar el trabajo con la vida hogareña (cuidar a los miembros de la familia, combinar sus horarios con la disponibilidad de su pareja y más), sienten una inmensa presión para ser productivos en sus trabajos. Para algunos, el horario de trabajo tradicional de 9 am a 5 pm no es posible; en cambio, están operando en un horario flexible para satisfacer sus necesidades. En lugar de centrarse en cuánto trabaja un empleado, los empleadores deberían valorar los resultados de cada empleado. Aprovechando el modelo CARE una vez más, es importante considerar: Claridad: será necesario otorgar más valor a los resultados, al rendimiento en tiempo real y trabajar en un horario tradicional. Para que esto se logre, el liderazgo deberá redoblar esfuerzos para brindar claridad sobre las prioridades, los objetivos y las expectativas, de modo que los empleados puedan estar informados sobre dónde concentrar su valioso tiempo. Agilidad: el “lugar de trabajo” quedará obsoleto y se necesitarán nuevos métodos de trabajo para abordar las necesidades del mercado. Veremos una innovación masiva en la forma en que se realiza el trabajo, especialmente en las áreas de comunicaciones virtuales y colaboración. Los equipos de comunicaciones y liderazgo deberán considerar la adopción de nuevas tecnologías para satisfacer esta necesidad. Capacidad de respuesta: se necesitan comunicaciones internas más sólidas. En ausencia de conexiones orgánicas y físicas, las comunicaciones internas se convertirán en el hilo que conecta a la futura fuerza de trabajo distribuida. Empatía: el trabajo se humanizará y la integración de la vida laboral y personal será la nueva normalidad. También te darás cuenta de que todos estamos interconectados, y habrá una mayor inversión por parte de las organizaciones y los empleados en priorizar el propósito, los valores y el bien social para alinearse con la fuerza laboral en evolución. 4. Concéntrate en el bienestar de los empleados, incluida la salud mental, para ayudar a proteger a tu equipo. Cuando se trata de beneficios y bienestar de los empleados, no existe un enfoque único para todos. En esta crisis colectiva, cada persona está experimentando su propia realidad, que comprende un conjunto único de desafíos y diferentes estrategias de afrontamiento. La salud mental es un aspecto importante del bienestar general de los empleados, lo que afecta su capacidad para ser productivos y hacer frente a situaciones difíciles. Es importante encontrar formas de construir y fortalecer conexiones significativas con compañeros y colegas. Anime a sus gerentes a tener diálogos abiertos con los miembros del equipo sobre cómo les está yendo de manera integral, no solo en términos de su desempeño laboral sino también en su bienestar general. 5. Confía en tu plan de crisis para guiar a tu equipo. Un plan de crisis es un activo valioso para guiar a las empresas: proporciona un proceso, describe roles y responsabilidades, ofrece borradores iniciales de mensajes y más. Pero esos planes existentes solo pueden llegar hasta cierto punto, razón por la cual la agilidad es clave en tiempos de crisis. Tener un plan ya establecido, ya sea específico o no para cada situación de crisis imaginable, servirá como punto de partida y ayudará a las empresas a ser ágiles, lo que les dará una ventaja inicial para responder. Mirando al futuro sabremos que no podemos planificar todos los resultados posibles, pero los principios rectores brindarán a los equipos la capacidad de adaptarse rápidamente. Si quieres saber más sobre cómo aumentar el compromiso de tus empleados e involucrarlos más a tu empresa, visita nuestro sitio web www.orkesta.net o bien, contáctanos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

Una de las responsabilidades más importantes cuando estamos en la ejecución de un proyecto es saber identificar de manera casi inmediata la diferencia entre un riesgo y un problema. En este artículo te ayudaremos a que explores ambos conceptos y conozcas cómo puedes manejar los retos a los que te enfrentas día con día en tus proyectos para que así puedas mejorar la gestión de cualquier incidente, evitando retrasos o aumentos de presupuesto. Comencemos con los riesgos en los proyectos. Un riesgo es un evento o condición incierta que si se produce puede tener un efecto positivo o negativo en el proyecto. Será la medida en la que un proyecto es amenazado por un evento potencial o alguna circunstancia, ya sea interna o externa. Hay riesgos derivados de la naturaleza del proyecto, pero también existen riesgos comunes de cualquier proyecto, por ejemplo: la falta de familiaridad de los usuarios con la tecnología a implementar o una simple resistencia al cambio. Existen también riesgos asociados a cualquier fase o actividad específica de los proyectos. Recordemos que los riesgos los podemos medir de dos formas: La posibilidad de que algo pueda suceder. Esta se puede medir en “bajo, medio o alto'' o también en “improbable, posible o seguro”. El impacto en el proyecto si el riesgo sucediera. Este impacto se puede medir en “bajo, medio o alto'' o también en “insignificante, moderado, severo”. Al contrario, un problema se define como un acontecimiento que ya ha sucedido, cuando un problema es identificado ya no puede ser mitigado, sino que tiene que ser resuelto. Un problema es un evento actual que requiere una acción inmediata para poder minimizar el efecto negativo en los objetivos del proyecto. Hay diferentes problemas que se pueden presentar en los proyectos, aquí te presentamos de ejemplo tres tipos: Problemas de decisión: Estos problemas se definen por aquellas acciones que necesitan una decisión de algún directivo o gerente en alguna posición de poder. Estas decisiones pueden generar retrasos en los proyectos o hasta una detención total o parcial del proyecto. Por lo tanto, es muy importante que resolvamos estos problemas oportunamente, ya que pueden llevarnos a una desviación de nuestro proyecto. Problemas operativos: Estos problemas son aquellos que detendrán la operación del proyecto, ya sea por un error presentado, falta de material o falta de recursos para accionar las actividades del proyecto. De igual manera, estos problemas necesitan de una respuesta inmediata para que no atrasen las actividades de nuestro proyecto Problemas de planeación: Estos problemas son aquellos que se presentan en la primera fase del proyecto, es decir, cuando estamos tratando de definir parámetros y métricas que nos interesan, analizamos el impacto que este proyecto tendrá en los trabajadores y juntamos toda la información necesaria para sustentar y construir nuestro proyecto. Si no definimos todos estos factores a tiempo en la operación de nuestro proyecto, es muy probable que en el futuro se conviertan en problemas. Lo cierto es que al momento de realizar un proyecto no podemos ignorar ni la gestión de riesgos, ni la identificación de problemas en cualquier fase de nuestro proyecto; ambos tienen que tener una medida de acción, un plan de mitigación, o un plan de respuesta para solucionar cualquiera de los dos. Pero… entonces, ¿cuál es la diferencia entre los dos conceptos? La principal diferencia es que los riesgos son un suceso que podría suceder y el problema es un suceso que ya ocurrió o que está sucediendo en este momento. Además, se hacen estrategias diferentes para poder manejar estos dos conceptos dentro de los proyectos. Para los riesgos normalmente se hacen planes de contingencia y mitigación y solo en caso de que el riesgo se presente se ponen en acción. Estos planes de mitigación se piensan y se planean desde el momento en el que se identifica el riesgo. En el caso de los problemas, como son eventos que se van presentando en la operación diaria, no se tiene ninguna acción planeada, sino que más bien se le tiene que dar una solución casi inmediata para no retrasar nuestro proyecto. El manejo de riesgos y el registro de problemas deben de ser procesos separados, ya que también los tiempos para trabajar estos procesos son diferentes, por ejemplo; el manejo de riesgos se presenta normalmente en la fase de planeación, en donde el PM y su equipo van a identificar los posibles riesgos a los cuales el proyecto se puede enfrentar y su posible mitigación. El registro de problemas es algo que puede pasar en cualquier momento, algunos problemas pueden ser: la falta de material, la falta de recursos, falta de alguna autorización para proseguir con el proyecto, etc. Recordemos que estas soluciones tienen que darse lo más rápido posible. Al identificar las diferencias entre ambos conceptos vamos a poder enfocar la energía y el tiempo de nuestro equipo en lo que es realmente necesario, ahorraremos tiempo para poder proseguir con nuestro proyecto, se prevendrán los aumentos de costos y la variación en los presupuestos. Haz un seguimiento regular de tu proyecto, valida los planes de mitigación y las soluciones que se están dando a los problemas y ten el control completo de los procesos que se están llevando a cabo bajo tu liderazgo en el proyecto. Si te interesa aprender a gestionar tus tareas, administrar tus tiempos y dominar funcionalidades para mejorar tu productividad, visítanos en www.orkesta.net/smartsheet para brindarte atención personalizada o escríbenos a info@orkesta.net

En el mundo corporativo, estamos acostumbrados a que el seguimiento de los papeles y documentos legales sea una tarea manual, tediosa y que consume mucho tiempo. A través de Smartsheet podrás tomar el liderazgo del departamento siendo eficiente y automatizando los procesos para que, de esta manera, la documentación siempre esté lista para su entrega y firma. Con la ayuda de Smartsheet no solo podremos automatizar la creación de documentos, sino que, se podrá recopilar la información de manera sencilla, almacenar la documentación en un repositorio en la nube y, por último, darle seguimiento a cada paso de la ejecución de los documentos. Uno de los ejemplos más usados, que vamos a revisar a detalle en este artículo, corresponde al seguimiento de contratación: una vez que el candidato pase a ser empleado, tendremos que llevar un arduo seguimiento en cuanto a la recepción de sus documentos oficiales, tales como su cédula profesional, acta de nacimiento y la carta de situación fiscal del empleado. Además de toda la entrega de documentos, el área legal tendrá que preparar el contrato requerido de manera personalizada, esto generalmente se realiza de manera manual. Este proceso en Smartsheet sería sencillo y automatizado, agilizando todos los pasos de contratación y logrando mayor eficiencia sin tanto esfuerzo manual. Aquí explicaremos cómo se llevaría a cabo este seguimiento mediante la herramienta de Smartsheet. 1. Recopilación de información El primer paso será la recopilación de la información necesaria. Cabe destacar que este proceso funciona de la misma manera tanto para contratos y documentación legal, como para facturas y notas de débito. Debes tener preparado un formulario para cada uno de los documentos que quieres generar o bien, utilizar un formulario con reglas lógicas. Dentro de ellos tendrás que tener como campos la información más detallada que necesitas para la generación del documento. Por ejemplo, pedir RFC y Razón Social para una factura; el número de cédula, nombre de beneficiarios y número de seguridad social para una contratación, etc. Este formulario, al llenarse, generará una nueva entrada en nuestra hoja de trabajo, en la cual encontraremos todos los datos que se solicitaron mediante el formulario. Ahora, con ayuda de los flujos de automatización, podremos alertar a los colaboradores correspondientes y revisar así la información que se recibió. 2. Flujos de automatización Los flujos nos ayudarán a tener un mejor control y mantener a todas las áreas, departamentos internos y personas clave al tanto de los cambios y avances en el proceso. Una vez que los documentos y la información esté completa, se avisará al área legal que todos los datos se encuentran revisados y así puedan generar la documentación pertinente. Regresando al ejemplo de incorporación de un nuevo empleado, adicionalmente avisaremos a todas las áreas sobre el nuevo ingreso, entre ellas TI, para informar que se debe preparar el equipo y los accesos que usará el individuo. También puede ser necesario enviar un recordatorio a las personas responsables de recursos humanos, contabilidad y administración. Mientras el proceso avanza con los flujos, también se contará con fórmulas, las cuales serán de utilidad para dar seguimiento a las fechas, avanzar los procesos y así tener claro en qué etapa se encuentra esta contratación. 3. Generador de documentos y Docusign Una vez completados los flujos de automatización y que todas las áreas involucradas estén notificadas de la nueva incorporación, será pertinente tener la documentación lista para su firma y entrega a RH. Lo primero que tenemos que hacer será preparar un documento en el formato de PDF rellenable, este será nuestra hoja maestra, y con los datos que recabamos en los procesos anteriores, podremos llenar de manera automática el contrato a través del generador de documentos. Una vez preparada la plantilla del documento, procedemos a configurar los campos rellenables para que coincidan con las columnas de Smartsheet. Esto es completamente configurable desde el gestor de documentos. Durante la configuración del documento, arrastraremos las columnas a nuestro PDF para cubrir los campos rellenables y así dejar todo listo para su generación automática. De esta manera, podrás generar documentos completamente personalizados a solo un clic de distancia. Además, puedes aprovechar el nuevo flujo de automatización de Smartsheet para crear el documento requerido al instante cada que se apruebe la contratación o que se agregue una nueva fila a tu hoja. Es importante mencionar que estos documentos se adjuntarán a nuestra hoja de Smartsheet, la cual fungirá como repositorio de documentos para que no se pierda ni traspapele la información importante para nuestra organización. Otra gran ventaja que tiene Smartsheet es la integración con Docusign, la cual nos permitirá compartir estos documentos por correo electrónico con el colaborador y pedir su firma electrónica de manera digitalizada. Cabe destacar que para utilizar esta integración será indispensable contar con el plan Enterprise de Smartsheet y tener una cuenta de Docusign, la cuál es ajena a la licencia de Smartsheet. Como pueden observar, con Smartsheet podemos aventajar y optimizar los procesos que contienen la gestión de documentos para realizar de manera sencilla un seguimiento adecuado de la documentación. Si quieres saber más sobre cómo puedes mejorar tus procesos administrativos, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet o bien, escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.